Relatório de despesas de viagem: saiba melhor como fazer para sua empresa!

Incluir o relatório de despesas de viagem na prestação de contas é essencial para a gestão financeira de empresas que registram muitos deslocamentos dos seus colaboradores. Afinal, as viagens corporativas são um elemento importante para as organizações, mas envolvem um investimento financeiro considerável.

Tais atividades são realizadas por diversos motivos, como relacionamentos com clientes, fechamentos de negócios, participação em feiras e eventos, qualificação da equipe, intercâmbio técnico e desenvolvimento profissional dos colaboradores. Independentemente do motivo pelo qual elas são realizadas, é preciso criar uma boa política de viagens para ter um controle eficiente na geração de um relatório completo.

Quer saber como criar esse documento para implementar na sua organização? Então siga a leitura e descubra como elaborar um modelo de relatório completo!

O que é o relatório de despesas de viagem e qual a sua importância?

O relatório de despesas de viagens é um documento em que são registrados todos os custos que a empresa teve com os deslocamentos de colaboradores. Assim, é possível mensurar o investimento que a organização precisa fazer para promover essas movimentações.

Informações que devem ser incluídas no relatório

É fundamental lembrar que, para criar um bom relatório de viagem para prestação de contas, o documento deve englobar todas as despesas realizadas pelos colaboradores no deslocamento. Assim, ele costuma conter:

• passagens aéreas, bilhetes de ônibus ou outras possibilidades do gênero;
• transporte corporativo, como Uber, táxi, aluguel de carro, etc.;
• hospedagem;
• alimentação;
• seguro-viagem;
• gastos com documentos para viagem, como passaporte e visto;
• despesas de comunicação, como telefone e internet;
• entre outros.

Também é importante contar com despesas extras, deixando parte do orçamento da viagem destinada a esses possíveis gastos, que, a depender do momento, podem variar.

Finalidade do relatório de despesas

A inclusão do relatório de viagem na prestação de contas é fundamental para o controle financeiro da empresa. Ele também é uma ferramenta muito útil e importante para monitorar e comparar gastos, além de possibilitar para os colaboradores a solicitação de reembolso.

Tudo isso garante uma melhora da gestão financeira, eliminando gastos exagerados e desnecessários e fazendo com que as despesas fiquem no orçamento previsto. Vale destacar que 81% dos líderes financeiros admitem pontos cegos em relação às despesas e viagens de suas empresas, segundo infográfico da SAP Concur em parceria com a Exame.

Importância do relatório para a empresa

Para as empresas, o relatório de viagem na prestação de contas vai além do controle das despesas. Ele também permite analisar os custos relacionados às viagens, fazer a classificação deles, verificar se os gastos constam nas políticas, se ocorreram fraudes, entre outros aspectos.

Isso possibilita a redução dos custos durante os deslocamentos a negócios e uma gestão financeira mais assertiva. Com todas as informações colocadas nos relatórios, a gestão consegue fazer análises dos custos e tomar decisões mais estratégicas baseadas nesses dados.

Importância do relatório para os colaboradores

Além disso, o relatório de despesas permite maior padronização na elaboração do documento, tornando o processo menos burocrático e mais ágil para seus colaboradores. Isso permite, por exemplo, criar um modelo prático e de fácil preenchimento do relatório, para cada um inserir as informações rapidamente e sem erros.

Para ilustrar essa questão, de acordo com uma pesquisa do Global Business Travel Association (GBTA), foi constatado que o preenchimento manual de um relatório de despesas de viagem a trabalho pode demorar, em média, 20 minutos. 

Para piorar, 1 a cada 5 documentos são enviados com falhas ou faltando informações. Assim, são necessários, aproximadamente, mais 18 minutos para corrigir cada relatório com problema. A padronização é o que evita essas situações, garantindo simplicidade e produtividade na criação do documento.

O que deve conter o relatório de despesas de viagem?

Esse documento deve contar com dados da empresa e do colaborador, descrição dos gastos e sua categorização, bem como comprovantes anexados ou digitalizados. A ideia é criar um documento simples e prático para simplificar o trabalho dos viajantes.

Dados da empresa e do colaborador

Aqui é preciso incluir o setor de atuação do funcionário, o motivo da viagem, o responsável pela aprovação do deslocamento, as datas de ida e volta, entre outros.

Descrição e detalhamento das despesas

Como já vimos neste artigo, existem diversos gastos que podem acontecer nas viagens. Logo, é fundamental explicar qual o tipo de despesa, o valor, o estabelecimento, as datas e os locais dos pagamentos. Tudo isso contribui para facilitar a análise do relatório pelos gestores e agilizar a aprovação do reembolso.

Comprovantes

Na criação do relatório de viagem para prestação de contas, os colaboradores devem guardar as notas fiscais e os recibos dos gastos, seja em papel ou na forma digitalizada. Claro que é muito melhor se a empresa investir na modernização dessa operação, tendo um aplicativo para tirar foto do comprovante e o anexar automaticamente em uma ferramenta de gestão de despesas e viagens.

A depender da tecnologia da plataforma, é possível já realizar o preenchimento completo daquele gasto no relatório, o que pode gerar análises até mesmo em tempo real. Para quem tem dúvidas se pode utilizar comprovantes digitais, conforme a Portaria n.º 1.674/2016 da Receita Federal, é permitido descartar os documentos físicos​, no caso de já existir a apresentação por meio eletrônico.

Quais são as vantagens de criar um relatório de viagem para prestação de contas?

A criação do relatório de viagem para prestação de contas é um recurso central para manter a gestão da empresa eficiente. Confira quais são as vantagens que ele pode trazer para sua empresa quando construído de maneira clara, padronizada e automática:

• simplificação dos processos — o relatório é um documento que engloba todos os detalhes envolvidos nas viagens, organizando todo o envio de informações do colaborador para a empresa. Isso garante que os dados necessários sejam reunidos em um só lugar, simplificando o processo de controle e de análise;
• controle de custos — como o relatório precisa conter todo e qualquer detalhe acerca das despesas que a viagem originou, fica ainda mais fácil identificar os gastos que estão fora dos limites estabelecidos. Sem a criação do relatório, alguns custos podem ficar para trás, ou talvez haja um registro equivocado deles. Isso reduz o impacto financeiro e evita que a equipe seja displicente com as despesas;
• organização de gastos — dado que o relatório de viagens permite organizar e classificar as despesas, esse documento simplifica o trabalho contábil de registro. Vale ressaltar que as despesas com deslocamentos também precisam entrar no controle financeiro geral da empresa. A criação dos relatórios centraliza as informações acerca dos custos relacionados às viagens, para o controle contábil ter mais facilidade no registro dessas despesas;
• segurança e transparência — esse tipo de documento é importante para garantir a transparência tanto para a empresa quanto para o colaborador. Isso traz segurança e legitimidade para todas as despesas do colaborador durante a viagem, permitindo que a solicitação do reembolso seja feita sem impedimento;
• prevenção de fraudes — o relatório de despesas de viagem contribui para a prevenção de qualquer tipo de fraude que possa ocorrer na organização. Isso porque ele permite um controle rigoroso de cada viagem, possibilitando maior segurança, a fim de garantir que o sistema não seja burlado.
• levantamento de dados relevantes — uma das grandes vantagens do relatório de viagem para prestação de contas, é justamente o levantamento de dados. Eles são fundamentais para a empresa tomar decisões ainda melhores na hora de elaborar sua política e suas estratégias de gestão, identificando oportunidades de melhoria e ajuste nesse tipo de atividade.
• conformidade financeira — a elaboração desse documento também contribui para garantir a conformidade financeira da empresa por meio do registro detalhado de despesas. Isso traz mais transparência, confiabilidade e facilidade para as atividades contábeis. Tal conformidade também traz segurança para os colaboradores terem um reembolso alinhado com as normas estabelecidas na política da empresa.

Como fazer o relatório de despesas de viagem para a empresa?

Agora, após conhecer todos os detalhes sobre o relatório de despesas de viagem, veja dicas práticas para criar o documento, de maneira eficiente, na sua empresa.

Levante as despesas de viagens

O primeiro passo para estruturar um relatório de despesas de viagem é realizar o levantamento de todas as despesas de deslocamentos dos seus colaboradores. Com esses dados, é possível identificar o que é, de fato, responsabilidade da empresa, como passagens, alimentação, diárias de hotel e traslados, e o que ocorre por conta do profissional.

Estabeleça o que é reembolsável

Para as responsabilidades serem bem definidas entre empresa e funcionários, é importante estabelecer quais são as despesas reembolsáveis e comunicá-las, de maneira clara e transparente, aos colaboradores. Dessa maneira, sua empresa evita situações desagradáveis, como discussões sobre gastos em deslocamentos que não fazem parte da política de reembolso da organização.

Elabore regras para o reembolso

Em um relatório de despesas de viagem, também é preciso elaborar regras para o reembolso dessas despesas, como foto do comprovante ou envio de nota fiscal com informações básicas, do tipo:

• descrição do produto ou serviço adquirido;
• razão social da empresa;
• CNPJ;
• endereço;
• telefone;
• e-mail.

Dessa maneira, o colaborador pode comprovar seus gastos corporativos e pedir reembolso com maior agilidade e praticidade.

Padronize os relatórios de despesas

Para que o relatório de despesas de viagem gere otimização e não confusão na gestão financeira, é importante que os processos sejam padronizados. Para isso, deve-se estruturar um documento padrão, que contenha as informações que já comentamos no tópico anterior. Basicamente, a empresa pode montar um modelo padronizado da seguinte forma:

• destino da viagem;
• roteiro da viagem;
• nome do colaborador;
• motivo (fechamento de contrato, treinamento, parcerias, entre outros);
• valores e despesas;
• status de entrega dos comprovantes.

Implemente o uso do cartão corporativo

Uma opção válida para otimizar ainda mais os recursos de uma empresa é a utilização do cartão corporativo com limites preestabelecidos para cada viagem. Além de garantir que os gastos permitidos não sejam extrapolados, a organização também pode acompanhar esses valores em tempo real, por meio dos aplicativos bancários, e ainda avaliar detalhadamente cada despesa a partir da fatura do cartão.

Use a tecnologia a seu favor

É importante deixar as antigas planilhas de lado e contar com um sistema para gestão de despesas corporativas iniciado pelos colaboradores. Desse modo, todos os processos de custos de deslocamentos, bem como a elaboração do relatório de despesas de viagem em si, inclusive o reembolso, serão mais rápidos, com menor possibilidade de erros e com acompanhamento em tempo real.

Utilize a análise de dados em tempo real

Por fim, como último passo no relatório de despesas de viagem, para o documento fazer sentido, os gestores devem saber interpretar as informações. Nesse cenário, novamente, um sistema de gestão de despesas de viagens corporativas é fundamental. Isso porque a ferramenta não só entrega essas informações, como disponibiliza métricas e dados em tempo real, para serem tomadas decisões com agilidade e assertividade.

Quais as consequências de não elaborar um relatório de despesas com viagem?

Não elaborar um relatório de reembolso de despesas adequado na empresa pode trazer diversos prejuízos que impactam o crescimento do empreendimento, conforme comentamos a seguir.

Falta de controle financeiro

Ao não elaborar os relatórios de despesas de viagens, a empresa pode apresentar um controle de gastos de viagem prejudicado e desorganizado, dificultando as conferências de valores.

Além disso, os relatórios tendem a facilitar o monitoramento e gerenciamento dos gastos. Logo, sem eles, essa tarefa pode ficar comprometida, fazendo com que a empresa perca dinheiro por falta de organização.

Aumento dos riscos

A ausência de um processo estruturado de relatório de despesas pode abrir brechas para fraudes e abusos por parte de colaboradores mal-intencionados, causando prejuízos para o negócio.

Por exemplo, sem a necessidade de justificar e documentar adequadamente os gastos, os viajantes podem ser tentados a inflar despesas ou apresentar gastos falsos, o que pode resultar em perda financeira para a empresa e danos à integridade organizacional.

Insatisfação dos colaboradores

O uso de relatórios também pode ajudar a agilizar todas as análises de reembolso necessárias. Porém, a falta desse tipo de controle pode gerar demora nos ressarcimentos. Consequentemente, o nível de satisfação dos colaboradores tende a cair, assim como o engajamento e a performance durante as viagens corporativas.

Portanto, para não enfrentar esse tipo de dificuldade, vale investir em tecnologia para fazer relatórios ágeis e precisos.

Por que contar com a SAP Concur?

Para garantir maior inteligência de dados e eficiência na sua gestão financeira, com automatização do relatório de despesas de viagem da sua empresa, é fundamental contar com uma parceira sólida e experiente. Nesse sentido, a solução da SAP Concur, por exemplo, pode fazer toda a diferença para o seu negócio e ainda contribuir para reduzir os custos corporativos em até 8%.

Pare de usar recibos em papel, planilhas para gerenciar notas de despesas, reembolso sem comprovação, manutenção de arquivo físico, entre outros itens inadequados. O SAP Concur Travel & Expense traz diversos benefícios, como aplicativo para tirar fotos de comprovantes, otimização de prestação de contas e reembolsos, métricas em tempo real para decisões inteligentes e alerta sobre violação da política de viagens.

Utilizando a tecnologia como aliada, você pode criar um relatório de viagem para prestação de contas muito mais eficiente. As chances de erros serão bem menores, e você ainda terá muito mais produtividade em uma gestão simplificada.

Como você pôde ver, saber como fazer um relatório de despesas de viagem, pode representar um grande diferencial para a sua empresa, impactando de maneira positiva em sua gestão financeira e competitividade.

Já que estamos falando sobre esse assunto, que tal conhecer as melhores práticas para otimizar informações em um relatório integrado.