Relatório de despesas de viagem: saiba melhor como fazer para sua empresa!

Incluir o relatório de viagem na prestação de contas é essencial para a gestão financeira de uma empresa que registra muitos deslocamentos por parte dos seus colaboradores. Afinal, as viagens corporativas são um elemento importante para as organizações, mas geram grandes despesas.

Essas viagens são realizadas por diversos motivos, como relacionamentos com clientes, fechamentos de negócios, participação em feiras e eventos, qualificação da equipe, intercâmbio técnico e desenvolvimento profissional dos colaboradores.

Mas, independentemente do motivo pelo qual elas são realizadas, é preciso que haja uma boa política de viagens e que seja feito um controle eficiente por meio da geração de um relatório completo. Você sabe como criar esse documento? Continue lendo para conferir todas as informações de que precisa.

O que é o relatório de despesas de viagem na prática?

O relatório de despesas de viagens é um documento em que são registrados todos os custos que a empresa teve com os deslocamentos de colaboradores. Assim, é possível mensurar o investimento que a organização precisa fazer para promover esses deslocamentos.

A inclusão do relatório de viagem na prestação de contas é fundamental para o controle financeiro da empresa. Ele também é uma ferramenta muito útil e importante para monitorar e comparar gastos, além de possibilitar para os colaboradores a solicitação de reembolso.

Para as empresas, o relatório de viagem na prestação de contas vai além do controle das despesas. Ele também permite analisar os custos relacionados às viagens, fazer a classificação deles, verificar se os gastos estão dentro das políticas, se ocorreram fraudes, entre outros aspectos.

Tudo isso garante uma melhora da gestão financeira, eliminando gastos exagerados e desnecessários e fazendo com que as despesas fiquem dentro do orçamento previsto. Vale destacar que 81% dos líderes financeiros admitem pontos cegos em relação às despesas e viagens de suas empresas, segundo infográfico da SAP Concur em parceria com a Exame.

É fundamental lembrar que, para criar um bom relatório de viagem para prestação de contas, o documento deve englobar todas as despesas realizadas pelos colaboradores no deslocamento. Assim, ele costuma conter:

• passagens aéreas, bilhetes de ônibus ou outras possibilidades do gênero;
• transporte corporativo, como Uber, táxi, aluguel de carro etc.;
• hospedagem;
• alimentação;
• seguro-viagem;
• gastos com documentos para viagem, como passaporte e visto;
• despesas de comunicação, como telefone e internet;
• entre outros.

Também é importante contar com despesas extras, deixando parte do orçamento da viagem destinada a esses possíveis gastos, que, a depender do momento, podem variar.

Qual a importância do relatório de despesas de viagem?

Com toda a explicação sobre o que é, como funciona e para que serve o relatório de despesas de viagem, você já deve ter notado a importância e os benefícios de contar com o documento na sua empresa. Afinal, por meio dele, é possível ter um controle mais eficaz dos gastos em viagens corporativas.

Isso possibilita a redução dos custos durante os deslocamentos a negócios e uma gestão financeira mais assertiva. Com todas as informações colocadas nos relatórios, a gestão consegue fazer análises dos custos e tomar decisões mais estratégicas baseadas nesses dados.

Além disso, o relatório de despesas permite maior padronização na elaboração do documento, tornando o processo menos burocrático e mais ágil. Será possível criar um modelo prático e de fácil preenchimento do relatório para os colaboradores inserirem as informações rapidamente e sem erros.

Para ilustrar essa questão, de acordo com uma pesquisa do Global Business Travel Association (GBTA), foi constatado que o preenchimento manual de um relatório de despesas de viagem pode demorar 20 minutos em média. 

Para piorar, 1 a cada 5 documentos são enviados com falhas ou faltando informações. Assim, são necessários, em média, mais 18 minutos para corrigir cada relatório com problema. A padronização é o que evita essas situações, garantindo simplicidade e produtividade na criação do documento.

O que deve conter o relatório de despesas de viagem?

De forma bem resumida, o documento deve contar com dados da empresa e do colaborador, descrição dos gastos e sua categorização e comprovantes anexados ou digitalizados.

Dados da empresa e do colaborador

Aqui é preciso incluir o setor de atuação do funcionário, o motivo da viagem, o responsável pela aprovação do deslocamento, as datas de ida e volta, entre outros.

Descrição e detalhamento das despesas

Como já vimos neste artigo, existem diversos gastos que podem acontecer nas viagens. Logo, é fundamental explicar qual o tipo de despesa, o valor, o estabelecimento, as datas e os locais dos pagamentos. Tudo isso contribui para facilitar a análise do relatório pelos gestores e agilizar a aprovação do reembolso.

Comprovantes

Na criação do relatório de viagem para prestação de contas, os colaboradores devem guardar as notas fiscais e os recibos dos gastos, seja em papel ou de forma digitalizada. Claro que é muito melhor se a empresa investir na modernização dessa operação, tendo um aplicativo para tirar foto do comprovante e o anexando automaticamente em uma ferramenta de gestão de despesas e viagens.

A depender da tecnologia da plataforma, é possível já realizar o preenchimento completo daquele gasto no relatório, o que pode gerar análises até mesmo em tempo real. Para quem tem dúvidas se pode utilizar comprovantes digitais, de acordo com a Portaria nº 1.674/2016 da Receita Federal, é permitido descartar os documentos físicos​, no caso de já existir a apresentação por meio eletrônico.

Quais são as vantagens de criar um relatório de viagem para prestação de contas?

Você viu que a criação do relatório de viagem para prestação de contas é muito importante. Agora, chegou a hora de entender quais são as vantagens que esse documento pode trazer para sua empresa quando ele é bem elaborado.

Simplificação dos processos

Imagine que, independentemente do motivo, uma empresa precise gerenciar os custos envolvidos nas viagens de 10 funcionários por mês, tanto em deslocamentos de carro quanto de avião dentro do país ou para o exterior.

Agora, imagine que essa empresa faz o controle de todas essas viagens analisando as despesas uma por uma. Certamente, seria um processo para lá de cansativo e demorado, que demandaria muitos esforços e ainda correria o risco de ter erros, não é mesmo?

Como você viu, o relatório é um documento que engloba todos os detalhes envolvidos nas viagens. Você terá as informações necessárias reunidas em um só lugar, simplificando o processo de controle e de análise.

Controle de custos

Essa informação já não é novidade, mas é interessante reforçar que o controle de custos é uma das grandes vantagens da criação do relatório de viagem para prestação de contas. Afinal, tudo vai ficar centralizado no mesmo documento.

O relatório precisa conter todo e qualquer detalhe acerca das despesas que a viagem trouxe. Assim, nenhum custo, por menor que seja, passará despercebido, e você terá uma visão muito fiel do investimento necessário.

Sem a criação do relatório, alguns custos podem ficar para trás, ou talvez haja um registro equivocado deles. Pode parecer que esse fato não tem muita importância em um primeiro momento, mas quando isso acontece em um volume maior e de maneira recorrente, pode haver um impacto financeiro significativo para a empresa.

Organização dos gastos

Explicamos que uma das funções do relatório de viagens é organizar e classificar as despesas, certo? Isso permite entender que tipo de custo é necessário para que esses deslocamentos aconteçam e quais são aqueles que exigem um investimento maior.

A empresa tem uma visão muito clara de como o seu dinheiro está sendo empregado, e os gastos podem ser organizados de uma forma muito mais eficiente. Mas não estamos falando somente dos custos da própria viagem.

Vale ressaltar que essas despesas com deslocamentos também precisam entrar no controle financeiro geral da empresa. A criação dos relatórios centraliza as informações acerca dos custos relacionados às viagens, para que o controle contábil tenha mais facilidade para fazer o registro dessas despesas.

Mais segurança e transparência

A criação do relatório de viagem para prestação de contas ajuda a preservar o interesse tanto da empresa quanto do próprio colaborador. O processo se torna muito mais transparente para ambas as partes, evitando que uma ou outra tenha qualquer tipo de prejuízo com os deslocamentos.

A empresa saberá exatamente quais foram os custos da viagem feita por um determinado colaborador. Ele, por sua vez, poderá comprovar com mais legitimidade todas as despesas que teve e solicitar os seus reembolsos sem qualquer tipo de impedimento.

Explicamos, ainda, que o relatório de despesas de viagem faz a prevenção de qualquer tipo de fraude que possa acontecer dentro da organização. Afinal, o documento traz um controle rigoroso de cada viagem que aconteceu e de todos os custos envolvidos nela, para que o sistema não seja burlado por quem quer que seja.

Dados para tomadas de decisão

Para finalizar, deixamos uma das grandes vantagens do relatório de viagem para prestação de contas, que é justamente o levantamento de dados. Eles são fundamentais para que a empresa possa tomar decisões ainda melhores na hora de elaborar sua política e suas estratégias de gestão.

Como dito, com esse investimento, temos uma visão clara das despesas envolvidas nas viagens, e isso permite analisar de que forma é possível continuar com os deslocamentos, mas, ao mesmo tempo, reduzir custos. Pode ser por meio de outros tipos de serviços ou da contratação de novos fornecedores e parceiros, que ofereçam condições mais atrativas.

Como fazer o relatório de despesas de viagem para a empresa?

Agora, depois de conhecer todos os detalhes sobre o relatório de despesas de viagem, veja dicas práticas para criar o documento, de modo eficiente, no seu negócio.

Levante as despesas de viagens

O primeiro passo para estruturar um relatório de despesas de viagem é realizar o levantamento de todas as despesas de deslocamentos dos colaboradores do seu negócio. Com esses dados, é possível identificar o que é, de fato, responsabilidade da empresa, como passagens, alimentação, diárias de hotel e traslados, e o que corre por conta do profissional.

Estabeleça o que é reembolsável

Para que as responsabilidades sejam bem definidas entre empresa e funcionários, é importante estabelecer quais são as despesas reembolsáveis e comunicá-las, de maneira clara e transparente, aos colaboradores. Dessa maneira, sua empresa evita situações desagradáveis, como discussões sobre gastos em deslocamentos que não fazem parte da política de reembolso da organização.

Elabore regras para o reembolso

Em um relatório de despesas de viagem, também é preciso elaborar regras para o reembolso dessas despesas, como foto do comprovante ou envio de nota fiscal com informações básicas, do tipo:

• descrição do produto ou serviço adquirido;
• razão social da empresa;
• CNPJ;
• endereço;
• telefone;
• e-mail.

Dessa maneira, o colaborador pode comprovar seus gastos corporativos e pedir reembolso com maior agilidade e praticidade.

Padronize os relatórios de despesas

Para que o relatório de despesas de viagem gere otimização e não confusão na gestão financeira, é importante que os processos sejam padronizados. Para isso, deve-se estruturar um documento padrão, como um que contenha as informações que já comentamos no tópico anterior. Basicamente, a empresa pode montar um modelo padronizado da seguinte forma:

• destino da viagem;
• roteiro da viagem;
• nome do colaborador;
• motivo (fechamento de contrato, treinamento, parcerias, entre outros);
• valores e despesas;
• status de entrega dos comprovantes.

Implemente o uso do cartão corporativo

Uma opção válida para otimizar ainda mais os recursos de uma empresa é a utilização do cartão corporativo com limites preestabelecidos para cada viagem. Além de garantir que os limites de gastos não sejam extrapolados, a organização também pode acompanhar esses valores em tempo real, por meio dos aplicativos bancários, e ainda avaliar detalhadamente cada despesa a partir da fatura do cartão.

Use a tecnologia a seu favor

É importante deixar as antigas planilhas de lado e contar com um sistema para gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores. Desse modo, todos os processos de custos de deslocamentos, bem como a elaboração do relatório de despesas de viagem em si, inclusive o reembolso, serão mais rápidos, com menor possibilidade de erros e com acompanhamento em tempo real.

Utilize a análise de dados em tempo real

Por fim, como último passo no relatório de despesas de viagem, para que o documento faça sentido, os gestores devem saber interpretar as informações. Nesse cenário, novamente, um sistema de gestão de despesas de viagens corporativas é fundamental. Isso porque a ferramenta não só entrega essas informações, como disponibiliza métricas e dados em tempo real, para que sejam tomadas decisões com agilidade e assertividade.

Por que contar com a SAP Concur?

Para garantir maior inteligência de dados e eficiência na sua gestão financeira, com automatização do relatório de despesas de viagem da sua empresa, é fundamental contar com uma parceira sólida e experiente. Nesse sentido, a solução da SAP Concur, por exemplo, pode fazer toda a diferença para o seu negócio e ainda contribuir para reduzir os custos corporativos em até 8%.

Pare de usar recibos em papel, planilhas para gerenciar notas de despesas, reembolso sem comprovação, manutenção de arquivo físico, entre outros itens inadequados. O SAP Concur Travel & Expense traz diversos benefícios, como aplicativo para tirar fotos de comprovantes, otimização de prestação de contas e reembolsos, métricas em tempo real para decisões inteligentes e alertas sobre violação da política de viagens.

Utilizando a tecnologia como aliada, você pode criar um relatório de viagem para prestação de contas muito mais eficiente. As chances de erros serão ainda menores, e você ainda terá muito mais produtividade em uma gestão simplificada.

Já que estamos falando sobre esse assunto, veja quais são as melhores práticas para otimizar informações em um relatório integrado.