Viagem a trabalho sem dor de cabeça: guia definitivo para evitar problemas

A viagem a trabalho faz parte da rotina de empresas que mantêm operações dinâmicas, equipes em campo ou precisam se aproximar de parceiros e clientes. Contudo, entre embarques e desembarques, nem tudo sai como planejado, principalmente em empreendimentos que projetam muitos deslocamentos.

Desvios no orçamento, extravios de bagagem, atrasos, falhas na prestação de contas e conflitos com políticas internas são apenas alguns dos obstáculos que podem surgir durante essas jornadas.

Mesmo com a popularização das ferramentas digitais e da automação de processos, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades para padronizar e otimizar esse tipo de deslocamento. Quando falamos de viagens frequentes, qualquer falha recorrente vira custo acumulado e desperdício de tempo.

Por isso, preparamos este conteúdo para mostrar os principais problemas que ocorrem em viagens corporativas e como se antecipar a cada um deles com soluções práticas e modernas. Siga a leitura!

Extravios de bagagem e documentos

O extravio de bagagem é um dos problemas mais estressantes em uma viagem a trabalho, principalmente quando a mala contém documentos importantes, equipamentos de trabalho ou itens de uso imediato para reuniões.

Além disso, corre-se o risco de que itens pessoais do colaborador se percam. Portanto, é preciso ficar atento a alguns comportamentos que tornam o extravio mais difícil de acontecer.

Como evitar o extravio

Confira alguns cuidados simples antes do embarque que já ajudam bastante os viajantes:

• identifique a bagagem com etiquetas internas e externas com nome, telefone e e-mail;
• evite despachar malas com objetos de valor ou equipamentos eletrônicos;
• prefira malas com cadeado e material resistente;
• fotografe a mala antes da viagem, para facilitar o registro de extravio, se necessário.

Ainda é fundamental orientar os colaboradores a sempre manterem documentos essenciais (como identidade, passagens e comprovantes de reserva) em formato digital e na bagagem de mão.

O que fazer em caso de perda

Mesmo com todos os cuidados, um imprevisto nunca está descartado. Nesses casos, ter um protocolo claro para lidar com a situação faz toda a diferença. Confira uma sugestão de iniciativas para repassar aos colaboradores:

• registre imediatamente a ocorrência no balcão da companhia aérea;
• solicite o número de protocolo e prazos de retorno;
• acione o seguro-viagem corporativo, se houver;
• comunique a empresa, anexando os documentos.

É muito importante que o processo siga as políticas internas da empresa, mas seja conduzido com agilidade. Dessa forma, os danos são reduzidos e os custos com reembolsos, minimizados.

Falta de alinhamento com a política de viagens

Um dos principais erros em viagens a trabalho acontece bem antes do embarque: a falta de alinhamento com a política interna da empresa. Isso leva a decisões equivocadas, despesas fora do padrão e processos de reembolso mais complicados.

A importância de uma política clara de viagens

Uma política de viagens não serve apenas para cortar gastos. Ela existe para proteger a empresa de riscos fiscais e trabalhistas, garantir que os recursos sejam usados com responsabilidade e oferecer diretrizes para que o colaborador saiba como agir.

Quando esse documento é vago, incompleto ou pouco divulgado, os erros se acumulam. Nesse sentido, é importante dedicar algumas horas para que um conjunto claro de diretrizes seja definido.

Os pontos que não devem faltar em uma política de viagens

Para funcionar bem, uma política de viagens precisa ser prática e abranger os seguintes pontos:

• quem está apto para viajar e com qual aprovação;
• quais plataformas ou fornecedores devem ser usados;
• limites de gastos por tipo de despesa;
• regras para reembolso e prestação de contas;
• diretrizes específicas para viagens internacionais.

Tudo isso deve ser apresentado em uma linguagem acessível, de preferência com exemplos e canais de apoio para tirar dúvidas antes da viagem.

Boas práticas de comunicação

Não adianta ter um PDF escondido na intranet, que somente a liderança consulte. É preciso treinar os novos colaboradores desde o onboarding, enviar lembretes automáticos antes de cada viagem, atualizar e reapresentar o documento com frequência.

Empresas que integram a política aos sistemas de reserva e reembolso facilitam ainda mais a adesão dos funcionários às regras.

Atrasos nos deslocamentos

Ninguém gosta de atrasos, mas em uma viagem corporativa eles são especialmente críticos e minam a paciência do colaborador.

Como se não bastasse, um compromisso perdido, uma conexão cancelada ou um atraso em série pode comprometer toda a agenda planejada e gerar custos adicionais inesperados para o empreendimento.

Como prevenir atrasos com planejamento inteligente

Boa parte dos atrasos pode ser evitada com um pouco de estratégia no planejamento. Confira algumas ações recomendadas:

• evite voos com conexões apertadas;
• escolha horários com menor índice de atrasos (voos no início do dia, por exemplo);
• opte por hospedagens próximas aos compromissos;
• sempre considere um tempo de margem entre os deslocamentos;
• observe a previsão do tempo para o destino e mantenha um plano B para deslocamentos terrestres. Estas são práticas que ajudam a mitigar problemas.

O que fazer quando o atraso é inevitável

Caso o imprevisto realmente aconteça, o colaborador não deve se desesperar. Um conjunto de ações para lidar com a situação é o seguinte:

• avisar imediatamente o gestor responsável;
• registrar o ocorrido com fotos ou comprovantes;
• buscar alternativas com a companhia aérea ou agência;
• reorganizar os compromissos da agenda.

Empresas mais maduras e que já tenham uma política forte de viagens corporativas oferecem suporte remoto para reagendamento de reuniões, troca de hospedagem e até orientação jurídica, caso necessário.

Despesas fora do orçamento

Esse é, sem dúvida, um dos pontos mais sensíveis em qualquer viagem a trabalho. Um gasto não autorizado, mesmo que pequeno, tem o potencial de gerar ruído entre o colaborador e a empresa, atrasar a prestação de contas e afetar o orçamento do projeto envolvido.

Os motivos mais comuns

As despesas fora do orçamento, geralmente, ocorrem por:

• falta de clareza sobre os limites permitidos;
• ausência de ferramentas de acompanhamento em tempo real;
• tentativas de “resolver” imprevistos sem consultar os responsáveis;
• uso do cartão pessoal por falta de uma opção corporativa.

Como controlar os gastos de forma eficiente

O primeiro passo é ter um orçamento definido para cada viagem, com valores por categoria (alimentação, transporte, hospedagem etc.). Esse limite deve ser informado com clareza ao colaborador.

Em seguida, o uso de cartões corporativos com restrições configuráveis e integração com plataformas de gestão de despesas proporciona as seguintes funcionalidades:

• alertas instantâneos de gastos fora da política;
• categorização automática das despesas;
• aprovação prévia de valores extras em casos justificados.

Assim, a empresa ganha mais visibilidade e o colaborador sabe exatamente o que pode ou não fazer durante a viagem.

Falta de registro

A ausência de registros adequados durante uma viagem a trabalho prejudica a transparência, dificulta a prestação de contas e compromete o controle interno da empresa.

É um problema que, geralmente, passa despercebido até o momento em que é preciso comprovar onde, quando e com quem determinado compromisso aconteceu e nada foi anotado.

Por que registrar é tão importante

O registro de atividades não serve apenas para “prestar contas” ao gestor. Ele também garante os seguintes benefícios:

• comprova que a viagem foi realizada conforme os objetivos propostos;
• fortalece a justificativa para novos investimentos em viagens similares;
• protege o colaborador e a empresa em situações de questionamento externo;
• proporciona análise de retorno sobre o investimento (ROI) da viagem.

Manter um histórico de deslocamentos, reuniões, visitas a clientes ou fornecedores ajuda na construção de relatórios mais consistentes e até no planejamento de futuras viagens.

Como tornar o registro mais prático

A chave está em simplificar o processo para que ele não seja uma carga adicional para o colaborador. Quanto mais fluido for o processo, maior a adesão e mais confiável será a base de informações acumulada.

Algumas soluções possíveis são as seguintes:

• uso de aplicativos que proporcionam anotações rápidas e fotos com geolocalização;
• formulários simples de check-in/check-out integrados a calendários de reuniões;
• relatórios pré-formatados para envio ao final da viagem;
• integração automática com sistemas de CRM ou plataformas de vendas.

Dificuldade na prestação de contas

Em uma viagem a trabalho, um dos principais pontos de tensão costuma ser a prestação de contas. Mesmo com boas intenções, muitos colaboradores enfrentam barreiras para organizar notas fiscais, recibos e comprovantes dentro dos prazos e padrões exigidos.

A primeira dificuldade é o próprio volume de pequenos gastos que ocorrem no dia a dia: um café antes de uma reunião, um pedágio, o estacionamento do hotel. Quando não há um sistema padronizado para registrar essas despesas, tudo se perde facilmente.

Outro ponto crítico é a falta de clareza sobre o que será ou não reembolsado. Gastos com alimentação, transporte e hospedagem geralmente são aceitos, mas o que dizer de uma gorjeta ou de uma compra emergencial de um carregador de celular?

A ausência de diretrizes claras leva à insegurança por parte do colaborador e, do outro lado, a processos burocráticos demorados para o RH. Além disso, políticas internas pouco claras abrem espaço para outros possíveis problemas, como as fraudes e gastos acima do limite desejável.

A digitalização das notas, a adoção de aplicativos específicos e o treinamento prévio são caminhos para reduzir o atrito nessa etapa. Mas enquanto isso não for regra, a prestação de contas continuará sendo uma pedra no sapato de quem viaja a trabalho.

Problemas no controle e gestão de despesas

O controle financeiro durante a viagem a trabalho é outro desafio recorrente, tanto para o colaborador quanto para a empresa. O orçamento costuma ser definido com base em estimativas, mas imprevistos ou simples variações de preços locais colocam os números fora do planejado rapidamente.

Quando há falta de integração entre os meios de pagamento (cartões corporativos, adiantamentos em dinheiro, apps de transporte), fica difícil consolidar todos os gastos de forma transparente.

Isso não apenas dificulta o reembolso, como também atrapalha a análise posterior do custo-benefício da viagem.

Outro fator que complica a gestão de despesas é a descentralização das decisões. Quando cada setor decide seus próprios critérios, sem uma política unificada, surgem distorções que impactam diretamente no caixa e na previsibilidade de gastos.

Para resolver esse cenário, o ideal é investir em plataformas de gestão de despesas integradas, com uso de inteligência de dados. Mas mesmo antes disso, padronizar os processos e definir um responsável por esse controle já faz diferença.

Falta de visibilidade em tempo real

Sem uma visão clara dos gastos enquanto a viagem está em andamento, o risco de ultrapassar o orçamento cresce consideravelmente. Muitas empresas só tomam conhecimento do valor final após o retorno do colaborador, o que inviabiliza qualquer correção de rota.

Ter acesso a relatórios parciais durante o deslocamento garante decisões mais estratégicas e evita surpresas no fechamento da conta. Sistemas que notificam gestores sobre novos gastos em tempo real ajudam a manter tudo sob controle.

Conflito entre reembolso e adiantamento

Outro gargalo comum está na gestão de adiantamentos: quando valores são repassados antes da viagem, mas os gastos reais não coincidem, o processo de devolução (ou solicitação de saldo adicional) costuma ser confuso e demorado.

Em casos extremos, o colaborador precisa usar recursos pessoais para cobrir despesas que não estavam previstas, gerando insatisfação e impacto negativo na experiência de trabalho. Integrar esse fluxo em um único sistema reduz erros e melhora a transparência para todos os envolvidos.

Questões de saúde e segurança

Como a saúde e a segurança dos trabalhadores é um tema prioritário mesmo no dia a dia da rotina no escritório e no home office, nas viagens corporativas isso não é diferente.

Afinal, o colaborador está fora da sua rotina, em deslocamentos constantes e exposto a novos ambientes, o que aumenta os riscos físicos e mentais. Alguns dos principais problemas enfrentados nesse aspecto são os seguintes:

• má alimentação e falta de rotina saudável;
• excesso de compromissos e noites mal dormidas;
• altos níveis de estresse e pressão por resultados;
• exposição a riscos de acidentes, furtos ou problemas de saúde;
• insegurança pública em determinados destinos.

Empresas que valorizam o bem-estar de suas equipes devem oferecer suporte, como seguro viagem, assistência médica, checklists de saúde e orientações básicas sobre o local de destino. Promover uma cultura que respeita pausas e descanso é igualmente fundamental.

Dificuldades de comunicação

Já falamos das dificuldades de comunicação em termos de repasse das diretrizes da política interna de viagens corporativas, mas também é importante mencionar a sua importância em relação ao deslocamento como um todo.

Durante a viagem a trabalho, manter uma comunicação fluida com o time é mais complexo do que parece. Afinal, nem sempre há acesso à internet estável, o fuso horário pode ser diferente e as prioridades mudam conforme os compromissos presenciais do colaborador.

Isso gera ruídos frequentes: tarefas urgentes que não são entregues, e-mails não respondidos, reuniões que se sobrepõem a compromissos externos. Muitas vezes, quem está viajando sente que não consegue se fazer presente, e quem ficou no escritório tem a impressão de que a pessoa está "sumida".

Além disso, em destinos internacionais, barreiras linguísticas e culturais têm o potencial de afetar a clareza da comunicação com clientes, fornecedores ou parceiros. O risco de mal-entendidos cresce, impactando diretamente os resultados da viagem.

Para driblar essas dificuldades, o ideal é ter um planejamento prévio de comunicação: definir horários fixos para alinhamentos, alinhar expectativas com o time interno e garantir que ferramentas como e-mail, WhatsApp, Slack ou Teams estejam acessíveis e funcionando.

Falta de alinhamento sobre prioridades

Quando o colaborador sai para uma viagem a trabalho sem um alinhamento claro sobre o que precisa ser entregue e o que pode ser adiado, o risco de retrabalho e frustração aumenta.

Projetos paralelos acabam ficando em segundo plano, e a percepção de “descompromisso” com o restante da equipe acaba se instalando.

Por isso, é fundamental que, antes da viagem, o profissional e sua liderança definam prioridades e entregas realistas para o período fora do escritório.

Excesso de mensagens e notificações

Por outro lado, há quem sofra com o oposto: uma avalanche de mensagens, chamadas e notificações que prejudicam a concentração nas atividades presenciais da viagem. O colaborador tenta atender o escritório ao mesmo tempo em que participa de reuniões externas, o que compromete o foco e a produtividade.

Estabelecer um protocolo claro, com horários definidos para checagem de mensagens e alinhamentos, ajuda a equilibrar os dois lados da comunicação e evita sobrecarga desnecessária.

Desconhecimento das políticas internas de viagem

Boa parte dos problemas em uma viagem a trabalho tem origem no desconhecimento (ou na falta) das políticas internas da empresa. Muitos colaboradores saem sem saber o que está incluso no orçamento, quais fornecedores utilizar, como fazer reservas ou o que fazer diante de um imprevisto.

Quando isso acontece, é comum que ocorram erros como os seguintes:

• uso de hotéis ou transportes fora da rede conveniada;
• reservas feitas sem aprovação prévia;
• despesas reembolsáveis misturadas com gastos pessoais;
• contratações de serviços duplicados por falta de comunicação;
• dúvidas sobre o que é ou não permitido nas viagens.

A solução passa por criar políticas objetivas, claras e fáceis de acessar, de preferência com versões digitais, vídeos explicativos e canais de suporte. Mais do que isso, é preciso criar uma cultura organizacional que valorize o cumprimento dessas diretrizes.

Imprevistos de última hora

Por mais planejada que seja uma viagem a trabalho, imprevistos acontecem. É aí que mora o caos. Cancelamento de voos, overbooking em hotéis, atrasos em reuniões, bagagem extraviada… São eventos que exigem agilidade e equilíbrio emocional para serem contornados.

Mas o problema se agrava quando não há autonomia suficiente para tomar decisões rápidas. Colaboradores que precisam de múltiplas aprovações para remarcar um voo, por exemplo, perdem tempo e produtividade, e esse tempo perdido pode representar uma reunião perdida ou um contrato não assinado.

Além disso, há imprevistos que não envolvem logística, mas sim pessoas: um cliente que muda o tom da negociação, um parceiro que desmarca em cima da hora ou uma falha técnica durante uma apresentação.

Nesse sentido, preparar o profissional para lidar com o inesperado é tão importante quanto organizar a agenda. Flexibilidade, jogo de cintura e suporte remoto são elementos-chave para lidar com esse tipo de cenário.

Caminhos para melhorar a experiência da viagem a trabalho

Para transformar a viagem a trabalho em uma experiência mais produtiva, saudável e eficiente, algumas boas práticas se destacam. Vamos conhecê-las.

Treinamento e preparação

Antes de embarcar, é fundamental que o colaborador receba orientações sobre o destino, política da empresa, canais de suporte e plano de contingência. Isso reduz erros e aumenta a confiança.

Suporte em tempo real

Oferecer um canal ativo de atendimento para resolver imprevistos e dúvidas enquanto o colaborador estiver fora do escritório é uma maneira eficiente de garantir segurança e agilidade nas decisões.

Cultura de confiança

Delegar autonomia para decisões rápidas e confiar na responsabilidade do colaborador é essencial para evitar burocracias desnecessárias em contextos que exigem rapidez.

Revisão contínua das políticas de viagem

O que funcionava antes da pandemia, por exemplo, nem sempre funciona hoje. Atualizar as diretrizes de acordo com o comportamento dos colaboradores e a evolução das ferramentas é parte do processo.

Investimento em tecnologia

Plataformas de gestão de despesas, reservas e comunicação centralizada ajudam a reduzir falhas humanas e automatizar tarefas repetitivas. Isso garante que o foco esteja nos objetivos estratégicos da viagem.

As soluções da SAP Concur elevam o conceito de tecnologia aplicada à gestão de viagens e despesas a um novo patamar. Por meio desses sistemas, é possível centralizar a reserva, o controle de gastos e os reembolsos — tudo dentro de uma única plataforma integrada.

Com isso, reduz-se significativamente a possibilidade de erros humanos, agiliza-se o cumprimento das políticas internas e melhora-se a experiência do colaborador. H3 Concur Travel & Expense: tudo em um só lugar

O Concur Travel & Expense, por exemplo, oferece uma jornada completa — do planejamento da viagem até a execução e o reembolso. O colaborador faz sua reserva com base nas políticas da empresa, e os dados são automaticamente enviados ao módulo de despesas, tornando o processo fluido e eficiente.

Seja qual for o seu setor de atuação, uma viagem corporativa representa um investimento de tempo, energia e dinheiro. Para que o retorno seja positivo, é preciso ir além do básico, cuidando tanto da logística quanto da experiência do colaborador.

Ao identificar e enfrentar os principais problemas que surgem em uma viagem a trabalho, sua empresa não apenas evita prejuízos, como também fortalece relações, melhora a produtividade e transmite profissionalismo em cada detalhe.

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