Viagem em grupo com a empresa: como planejar?

O trabalho em equipe bem planejado contribui para que os profissionais, juntos, atinjam os objetivos organizacionais. Desde os processos rotineiros até uma viagem em grupo com os colaboradores, tudo faz parte dessa construção.

Nesse último caso, questões como orçamento e logística se somam à convivência mais intensa entre os funcionários, criando tanto oportunidades quanto desafios. Por isso, a organização de cada etapa deve ser ainda mais cuidadosa para garantir o sucesso da iniciativa.

Confira a seguir as melhores dicas para estruturar projetos desse tipo e outras informações relevantes!

Importância das viagens corporativas em grupo

O propósito tem ganhado relevância nos projetos empresariais, à medida que impacta positivamente a equipe e seus resultados. Na hora de pensar em uma viagem em grupo com seu time, esse valor também fica em evidência, servindo para engajar os colaboradores. 

Não à toa, já que mesmo aqueles deslocamentos em busca de novos negócios são momentos de integração e satisfação quando realizados de forma coletiva. Isso pode ser potencializado em excursões que contam com outras finalidades, elevando ainda mais a motivação.

A esse contexto unem-se os ganhos ligados aos objetivos específicos desses eventos e à maneira como são conduzidos enquanto experiência para aproximar os colegas da cultura organizacional.

Tipos de viagens corporativas em grupo

Os objetivos mais comuns de uma viagem em grupo patrocinada pelo empregador incluem a prospecção de clientes, o fechamento de parcerias ou negociações e visitas a outras organizações para conhecer novas tecnologias. Além disso, há outros formatos de deslocamento, como:

• eventos de integração e convenções;
• treinamentos e conferências voltadas ao desenvolvimento profissional;
• iniciativas para reconhecer boas entregas e premiar colaboradores que se destacaram.

Planejamento de uma viagem em grupo da empresa

Na prática, viajar com o grupo de colaboradores demanda muita organização para evitar imprevistos. Afinal, os desafios da convivência e da proposta em si já vão exigir bastante atenção de todos. Confira como planejar a experiência passo a passo!

Siga as políticas corporativas

As empresas que costumam disponibilizar viagens em grupo para seus colaboradores são bem estruturadas. Portanto, é altamente provável que contem com políticas para orientar esse momento, definindo:

• limites de custo e orçamento;
• procedimentos para reservas e reembolsos;
• métodos de prestação de contas;
• categorias de despesas cobertas;
• responsabilidades dos participantes.

Diante disso, o primeiro passo de um planejamento eficaz é conhecer e seguir essas diretrizes em todo o processo.

Fixe objetivos e expectativas

Mais que saber em qual categoria a viagem em grupo está classificada — treinamento, recompensa, técnica etc. —, é necessário estabelecer desde o início os objetivos específicos do projeto e, com eles, as expectativas.

Isso é muito relevante, uma vez que essas definições permitem decidir destino, data, duração e orçamento com maior exatidão. Nessa fase, também é útil compreender quais contextos podem afetar essas metas, a fim de preparar ações preventivas ou adaptar o plano.

Tenha critérios para a escolha dos colaboradores

Ainda que grandes eventos, como convenções anuais, tendam a envolver todo o grupo de trabalho, esse tipo de viagem deve ser mais direcionado. Por exemplo, se o objetivo é trabalhar a liderança, gestores e colaboradores que podem ser promovidos para essa posição são o perfil indicado.

O mesmo ocorre com deslocamentos que visam recompensar aqueles que se destacaram, não fazendo sentido levar quem não atingiu as metas propostas. Desse modo, a ideia não é excluir alguns funcionários, mas garantir que os objetivos sejam atingidos. Por isso, a definição de critérios é imprescindível para uma seleção justa.

Monte a programação de acordo com os objetivos

No centro de uma viagem em grupo profissional, temos as atividades a serem desenvolvidas. Esses compromissos devem estar alinhados com os objetivos do deslocamento, formando uma agenda que contribua para os resultados corporativos.

Vale estruturar uma programação com horários destinados a cursos, passeios, experiências, visitas, dinâmicas, reuniões e demais ações adequadas. Além disso, é importante deixar intervalos para que os colaboradores descansem e tenham a liberdade de desfrutar do destino que estão visitando.

Pense em toda a logística

Diferentemente do que acontece durante a rotina de trabalho, em que cada funcionário organiza seu transporte, sua alimentação e sua moradia por conta própria, em uma viagem em grupo da empresa, toda essa logística também deve ser planejada pelo negócio.

Voos, transfers, deslocamentos no destino, refeições e estadias fazem parte desse planejamento, que deve considerar critérios como:

• economia e agilidade na definição dos meios de locomoção;
• proximidade do hotel com os locais visitados para sua seleção;
• privacidade para a distribuição dos quartos;
• atendimento das demandas alimentares individuais para a escolha dos restaurantes.

Outro ponto que merece atenção é a burocracia. Um bom exemplo é a documentação exigida em viagens internacionais, além da organização de processos como solicitação de vistos, comprovação de vacinação ou contratação de seguro saúde — responsabilidades que ficam a cargo da empresa.

Use os feedbacks para planejar a próxima viagem

A melhoria contínua do planejamento desse tipo de viagem passa pela identificação de oportunidades de desenvolvimento. Isto é, verificar erros anteriores e definir como podem ser evitados na próxima vez.

Para tanto, contar com o feedback da equipe participante faz toda a diferença. Por isso, ao organizar um novo projeto, é importante considerar os retornos recebidos anteriormente.

Estratégias para economizar e ser produtivo no controle de gastos

Quer vise novos negócios e melhorias no empreendimento, quer busque treinar, recompensar ou engajar, uma viagem em grupo da empresa é um investimento. Com tantas possibilidades, é comum que existam diferentes arranjos. Entretanto, em todos eles, é importante obter mais resultados com menor custo.

Economizar nesse tipo de projeto envolve algumas medidas, a começar pelo controle de orçamentos e gastos. Nesse sentido, a tecnologia tende a ajudar por meio de soluções que consolidam dados em tempo real, por exemplo. Outra situação em que as plataformas digitais são úteis é na pesquisa de preços e reservas.

Dessa forma, o processo de gerenciamento financeiro se torna mais produtivo em qualquer formato de deslocamento, especialmente quando o time mantém as informações atualizadas e segue as políticas corporativas de prestação de contas ou reembolso.

Uma viagem em grupo com os colaboradores é uma oportunidade estratégica que traz benefícios em diferentes formatos. Para que os resultados sejam positivos, o planejamento precisa estar no centro da iniciativa, considerando diversos aspectos e garantindo o controle do orçamento ao longo de todo o processo.

Se a gestão das despesas corporativas é uma preocupação para você, confira agora nosso guia completo sobre o tema!