Como se programar para não perder o horário da viagem?

A atenção ao horário de viagem define o ritmo de toda a experiência corporativa. Perder um voo ou um traslado compromete reuniões, encarece a jornada e desgasta a equipe.

Empresas que tratam esse tema como parte estratégica da gestão de viagens colhem economia, previsibilidade e tranquilidade — principalmente em períodos de maior movimento nos aeroportos, como feriados prolongados e eventos de negócios.

De janeiro a julho de 2025, por exemplo, o aeroporto Galeão registrou um aumento de 49,2% no número de passageiros — marca bem acima do percentual nacional.

o que impactou deslocamentos e filas de embarque. Situações assim reforçam a importância de definir, desde o planejamento, horários compatíveis com o trajeto, com o trânsito e com as exigências operacionais.

Neste artigo, vamos falar mais sobre a importância da programação prévia para que os colaboradores não percam o horário da viagem. Siga a leitura!

Como escolher o melhor horário da viagem corporativa?

O ponto de partida para qualquer deslocamento eficiente é a definição do melhor horário da viagem. Essa decisão equilibra logística, produtividade e bem-estar do colaborador, além de reduzir riscos de atrasos e custos extras.

Conheça algumas práticas recomendadas.

Avaliação do trânsito e dos deslocamentos

Horários próximos aos picos urbanos ampliam o risco de atraso no trajeto até aeroportos ou rodoviárias. Uma reportagem do jornal mineiro O Tempo, por exemplo, mostrou que Belo Horizonte se igualou BH se a SP em minutos 'perdidos' no trânsito

Assim, o tempo necessário para percorrer 10 quilômetros em Belo Horizonte pode mais que dobrar nos horários de pico, podendo alcançar um aumento de 103,57% em relação aos períodos de menor movimento.

Adequação ao roteiro do colaborador

A escolha do horário deve considerar os seguintes fatores:

• compromissos logo após o desembarque, como reuniões ou eventos;
• possibilidade de descanso adequado antes e depois do deslocamento;
• tempo disponível para deslocamentos internos na cidade de destino.

É importante notar que uma chegada próxima demais do horário do evento tem o potencial de gerar tensão e prejudicar o desempenho do profissional designado.

Alternativas de horário e margem de segurança

Ao planejar viagens críticas, incluir opções de horários subsequentes facilita remarcações e reduz o impacto de imprevistos.

Programar partidas com maior folga garante tranquilidade em dias com risco de congestionamentos ou mudanças climáticas.

Integração com políticas internas

Empresas com políticas de viagens maduras já definem janelas preferenciais de embarque. Algumas recomendações são as seguintes:

• voos no início da tarde para executivos que precisam trabalhar pela manhã;
• embarques noturnos para destinos internacionais curtos, viabilizando descanso durante o voo;
• horários que maximizem o uso de tarifas corporativas negociadas.

Como se programar para não perder o horário da viagem?

Cumprir o horário da viagem depende de preparo antecipado, leitura do contexto urbano e uso de ferramentas que simplificam o deslocamento.

Cada ação reduz riscos e fortalece a experiência do colaborador, transformando a pontualidade em um hábito consistente. Listamos, a seguir, algumas práticas para que você não perca mais o seu horário de viagem.

Planeje-se com antecedência

Começar a organização da viagem com folga reduz tensões e evita decisões apressadas. Separar documentos, revisar reservas, confirmar endereços e deixar a mala pronta na véspera proporciona clareza mental e um início de jornada mais fluido.

Afinal, tarefas deixadas para o último minuto ampliam a margem para erros simples — como esquecer um item indispensável para a viagem corporativa, como um tablet, ou misturar horários.

Criar uma rotina pré-viagem também ajuda a manter o foco. Ao seguir um passo a passo conhecido, o viajante reduz a chance de improvisos e garante maior assertividade no dia do embarque.

Considere todas as etapas até o embarque

A pontualidade vai além do horário marcado no bilhete. Incluir no cálculo o tempo de deslocamento, o fluxo de despacho de bagagens, a inspeção de segurança e o movimento do aeroporto constrói uma visão realista da jornada.

Em períodos de alta demanda, como feriados e semanas de grandes eventos, cada uma dessas etapas leva mais tempo para ser concluída.

O aeroporto de Congonhas, por exemplo, costuma concentrar passageiros em horários específicos, o que impacta diretamente o tempo total de acesso aos portões. Incorporar essa variação ao planejamento reduz pressões e evita correria.

Use ferramentas de gestão para centralizar tudo

Plataformas corporativas reúnem itinerários, comprovantes, alertas e documentos em um só ambiente. Isso organiza a rotina, reduz esquecimentos e acelera reações a mudanças de portão, atrasos ou adiantamentos de voo.

Essas ferramentas ampliam a visibilidade das etapas da viagem e fornecem apoio às áreas internas da empresa, que passam a acompanhar o deslocamento em tempo real e agir rapidamente em caso de contratempos.

Prepare-se para contratempos

Ter planos alternativos é parte da rotina de quem viaja. Mapear rotas de transporte, manter contatos úteis à mão e conhecer as regras das companhias aéreas cria um amortecedor importante diante de situações inesperadas.

A familiaridade com políticas de remarcação e cancelamento proporciona mais autonomia e reduz prejuízos, especialmente quando a agenda corporativa é apertada.

Saiba como agir se perder o voo

Caso o embarque seja perdido, buscar atendimento imediato é a ação mais eficaz. Muitas rotas oferecem realocação rápida, e a agilidade no contato aumenta as chances de encaixe em novas opções.

Ao mesmo tempo, comunicar a empresa ajuda a reorganizar compromissos e reduzir o impacto nos objetivos da viagem.

Solicite remarcação com antecedência quando necessário

Quando o viajante percebe que um imprevisto pode comprometer o horário da viagem, antecipar a remarcação evita decisões de última hora. Tarifas flexíveis facilitam o processo, mas conhecer as regras antes da compra elimina surpresas.

Quanto maior a antecedência, maior a probabilidade de encontrar alternativas compatíveis com a agenda corporativa.

Previna atrasos monitorando o contexto local

Acompanhar trânsito, clima e ocorrências próximas ao aeroporto ajuda a ajustar o horário de saída. Em dias de chuva, manifestações ou obras extensas, a ampliação da margem de segurança é uma medida preventiva que evita estresse e correria.

Conheça rotas e modais alternativos

Mapear diferentes caminhos e meios de transporte dá ao viajante flexibilidade para responder a imprevistos. Em muitos centros urbanos, metrô ou trem tornam-se mais eficientes do que carros por aplicativo em momentos de congestionamento intenso.

Ter opções claras garante continuidade ao plano, mesmo quando o modal principal apresenta instabilidade.

Mantenha cópias digitais de todos os documentos

Digitalizar identidade, passagens, reservas e vistos oferece segurança em situações de extravio ou dificuldade de acesso. Com tudo armazenado de forma organizada, o viajante ganha agilidade para se apresentar nos balcões de atendimento ou comprovar informações rapidamente.

Adote práticas que reduzam tensões no dia da viagem

Alguns hábitos fortalecem a organização e ajudam a manter a pontualidade, como:

• fazer check-in online assim que liberado pela companhia aérea;
• acompanhar alertas e atualizações do voo desde as primeiras horas do dia;
• revisar clima, possíveis eventos locais e condições de acesso ao aeroporto;
• confirmar previamente o transporte até o terminal;
• manter comunicação aberta com a equipe responsável pela gestão de viagens.

Com esses cuidados, a experiência corporativa se torna mais fluida e previsível — e perder o horário da viagem deixa de ser um risco constante.

O que faz os colaboradores perderem o horário da viagem?

Compreender as causas dos atrasos é essencial para corrigi-las. Muitas falhas são recorrentes e podem ser eliminadas com pequenos ajustes. Por isso, conheça cada uma delas.

Horários mal calculados

Já falamos sobre isso no texto , mas não custa reforçar: subestimar o tempo até o aeroporto, especialmente em cidades com congestionamentos intensos, é um dos motivos mais frequentes.

Principalmente em grandes cidades, como São Paulo, Belo Horizonte e Rio de Janeiro, o tempo de deslocamento pode dobrar em horários de pico. Para viagens corporativas, essa variação precisa ser prevista no planejamento.

Dependência excessiva de um único modal

Contar apenas com um tipo de transporte — por exemplo, carro por aplicativo — aumenta o risco de atrasos diante de alta demanda ou eventos climáticos. Alternativas como táxis pré-agendados, transfers corporativos e transporte público integrado devem constar no plano.

Má gestão de documentos

Passaporte vencido, carteira de identidade danificada, comprovantes em locais difíceis de acessar ou ausência de vistos geram atrasos que podem inviabilizar embarques. Empresas que trabalham com destinos internacionais devem orientar colaboradores com antecedência sobre exigências específicas.

Procrastinação na preparação

Deixar malas, documentos e check-in para a última hora prejudica o cumprimento do horário de viagem. Além de elevar o estresse, aumenta a chance de esquecimento de itens essenciais, o que compromete o deslocamento ou a reunião ao chegar.

Falta de comunicação com a empresa

Quando o colaborador não informa mudanças pessoais, atrasos no trânsito, imprevistos de saúde ou dificuldades no trajeto, a gestão perde a chance de reagir rapidamente. Criar canais claros de comunicação minimiza impactos e orienta ações ágeis.

Considere utilizar serviços de agências de viagens corporativas ou aplicativos especializados que ofereçam suporte e assistência em tempo real. Nesse sentido, ter uma equipe de suporte à disposição pode ser inestimável em situações desafiadoras.

Sabemos que as viagens corporativas não são apenas oportunidades de negócios, mas também aventuras estratégicas. Por isso, a atenção dedicada aos detalhes e a mentalidade preventiva emergem como pilares fundamentais para o sucesso.

Empresas que investem em organização e educação do viajante criam um ciclo de eficiência que impacta diretamente a produtividade.

Portanto, este artigo buscou destacar a importância de se programar para evitar atrasos no horário da viagem, além de oferecer um guia abrangente para fortalecer a preparação dos profissionais diante de contratempos imprevistos.

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