Guia completo para montar uma boa política de viagem corporativa

Os deslocamentos de trabalho somam uma gama de despesas enormes para a empresa. Para que tudo esteja sob controle na área financeira, é preciso criar uma política corporativa de viagens, com regras, normas, direitos e deveres do colaborador que realizará a viagem.

Os processos de reembolso são de extrema importância e, por isso, devem ser otimizados para reduzir os custos da instituição. O primeiro passo é, realmente, saber implementar a prática da política corporativa de viagem por meio de um guia completo, claro e conciso. Saiba, neste post, como efetivar a implementação na sua gestão de viagens corporativas.

Política de viagem corporativa: o que é?

Uma política de viagem corporativa é um documento com informações e especificações das locomoções. Nela, consta todos os gastos que são passíveis de reembolso, como transporte, hospedagem e alimentação. Tudo isso para que o colaborador saiba exatamente com quais despesas a empresa vai arcar.

Esse documento também serve como prestação de contas, pois proporciona a emissão de relatórios que ajudam no controle de custos.

Exemplo de política corporativa de viagens na prática

Suponhamos que a sua empresa queira criar um documento agora, de modo a definir regras claras para deslocamentos a trabalho. Mas quais pontos incluir? Confira alguns exemplos:

• reembolso válido para transporte aéreo ou terrestre, hospedagem, alimentação e deslocamentos locais;
• obrigatoriedade de apresentar nota fiscal de todas as despesas;
• aprovação prévia da viagem pelo gestor responsável;
• utilização de fornecedores homologados pela empresa;
• limites de gastos definidos em tabela disponível no portal interno;
• envio dos comprovantes em até cinco dias úteis após o retorno;
• penalidades para descumprimento das normas, como glosas no reembolso ou advertências administrativas.

Como começar uma política de viagem corporativa?

Empresas que ainda não têm uma política de viagem corporativa concreta e desejam construir uma do zero devem focar no alinhamento do guia com o perfil da organização.

Isso garante o bem-estar e a segurança do colaborador, que se sente à vontade para realizar as viagens de trabalho, já que tem algumas despesas resguardadas pelo reembolso empresarial.

Por que ter uma política de viagem corporativa?

A política de viagem corporativa entra como uma padronização de todos os processos de reembolso de despesas da empresa.

Independentemente do objetivo do deslocamento, tanto a organização quanto o colaborador precisam saber dos gastos para que o fluxo da viagem, como a escolha de hotéis, passagens e alimentação, seja feito de forma precisa.

Essa prática ajuda a evitar transtornos na hora do ressarcimento ou do adiantamento em casos especiais. Conheça, a seguir, outros motivos para implementar uma política corporativa de viagens.

Transparência na comunicação

As regras de uma política de viagens corporativas ajudam a evitar informações equivocadas que podem trazer prejuízos para a empresa. Essa transparência na comunicação deve partir tanto do lado dos gestores, como do lado dos colaboradores e, juntos, criarem um guia claro para os viajantes.

Redução de gastos necessários

Os gastos desnecessários são reduzidos quando há uma política de viagem corporativa, pois ela age como uma planejamento para o setor financeiro empresarial, que pode se preparar para o reembolso futuro ou para o adiantamento necessário no momento.

Mais eficiência

Criar uma padronização dos processos de viagens corporativas garante maior eficiência no procedimento, no orçamento previsto e na maneira que os relatórios são feitos e analisados.

Guia completo para montar uma política de viagem corporativa

A seguir, ajudamos você a elaborar um manual completo de política de viagem corporativa para a sua empresa. Acompanhe!

1. Defina as necessidades da empresa

O primeiro passo é definir as necessidades da empresa, considerando a realidade da mesma e de seus departamentos. Coloque prazos e limite orçamentos para que possa haver um planejamento adequado à situação do momento.

2. Envolva os gestores e colaboradores

Todos os colaboradores que, de alguma forma estejam envolvidos na elaboração e execução das viagens corporativas, devem fazer parte da criação de uma política específica.

Afinal, é a participação deles que garante que os colaboradores terão benefícios, assim como os gestores. Alguns exemplos de perfis que precisam organizar essa implementação: CEO, CFO, RH, Travel Manager e os viajantes.

3. Seja objetivo

O maior problema dos manuais de viagens corporativas hoje é o mau uso das informações. Seja objetivo para que não haja confusão.

4. Defina as regras com clareza

As normas precisam estar claras para que não haja equívocos que prejudiquem a viagem planejada. O documento pode ser especificado com esses dados:

• orçamento da viagem;
• custo máximo para cada processo como hospedagem, alimentação e transporte;
• apresentação de notas fiscais ou relatórios;
• deveres e direitos do viajante;
• definição do que será reembolsado.

5. Seja detalhista

Uma lista simples com os valores bem definidos é importante para que a viagem corporativa saia como o esperado. Colocar o máximo de gastos diários ajuda o colaborador a não sair do orçamento especificado pela empresa.

6. Estabeleça regras de segurança

O colaborador, na viagem, deve se sentir seguro e resguardado pela empresa. Por isso, defina procedimentos que garantam esse bem-estar, como telefones de contato, localização e dados dos eventos.

7. Dê opções e limite tetos

A maioria das empresas acha correto escolher o hotel e o transporte para o viajante. Porém, é mais fácil dar opções com valores fechados, pois, assim, o colaborador pode escolher o que mais lhe agrada, seguindo o orçamento do reembolso.

8. Garanta que todos saibam da política de viagem corporativa

Depois de elaborar o documento, faça uma reunião com os colaboradores, apresente as ideias e ouça o feedback. Afinal, os viajantes precisam dizer o que é melhor para eles na política de viagem corporativa.

Quais erros evitar na criação de uma política de viagem corporativa?

Ao estruturar uma política de viagem corporativa, alguns erros são recorrentes e comprometem tanto o controle de gastos quanto a experiência do colaborador. Para evitar falhas, é importante observar pontos críticos:

• criar regras muito rígidas, que limitam a autonomia do colaborador e tornam a política pouco aplicável;
• esquecer de atualizar o documento periodicamente, o que gera inconsistências diante de novos cenários;
• desconsiderar os diferentes perfis de viagem da empresa, tratando todas as situações da mesma forma;
• não investir em canais de comunicação claros e acessíveis para consulta do guia;
• deixar de monitorar métricas de desempenho, como custo médio por viagem, tempo de reembolso e satisfação do viajante.

Quais as tendências em políticas de viagem corporativa?

As políticas de viagem corporativa estão evoluindo para acompanhar novas demandas de mercado e de colaboradores. Algumas tendências já ganham espaço nas empresas e ajudam a tornar os deslocamentos mais estratégicos:

• adoção de ferramentas digitais para reservas e reembolsos automatizados;
• integração com plataformas de análise de dados para prever custos e otimizar rotas;
• maior incentivo a viagens sustentáveis, com preferência por hotéis certificados e transporte de baixo impacto ambiental;
• personalização da política de acordo com perfis de viajantes e tipos de viagem;
• inclusão de práticas de bem-estar, como flexibilidade de horários e recomendações de saúde;
• foco em segurança em tempo real, com monitoramento de deslocamentos e suporte remoto imediato.

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Como vimos no artigo, definir uma política corporativa de viagens é fundamental para reduzir custos e organizar processos. Com ferramentas digitais, a gestão ganha eficiência e transparência. Assim, empresas equilibram controle financeiro e bem-estar dos colaboradores.

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