Relatório de viagem a trabalho: como fazer um para a sua empresa?

O relatório de viagem a trabalho é um instrumento fundamental para a gestão das viagens. Por meio dele, é possível fazer o controle do orçamento dos deslocamentos e dos gastos realizados durante todo esse processo.

O relatório de viagem também é uma forma de monitoramento de custos, pois este documento contém todos os gastos das jornadas, simplificando a tomada de decisão e as definições de estratégias futuras. Quando não temos dados suficientes, perdemos, muitas vezes, boas oportunidades de crescimento, de fazer ajustes e de cortar custos.

Por isso, preparamos este conteúdo para explicar melhor o que é esse documento, como fazê-lo e os benefícios do uso. Boa leitura!

Por que o relatório de viagem a trabalho é importante para a empresa?

A organização que leva a sério o controle de despesas e a eficiência dos seus processos não pode abrir mão de um bom relatório de viagem a trabalho. Esse documento vai muito além da formalidade: ele revela padrões de gastos, permite identificar excessos e serve como base para decisões mais estratégicas.

Afinal, as viagens corporativas são estratégias eficazes e indispensáveis para muitas organizações, mas para desfrutar de bons resultados com essas jornadas, é preciso um bom planejamento.

Nesse contexto, o relatório de viagem a trabalho é um instrumento fundamental para a gestão das viagens. Por meio dele, é possível fazer o controle do orçamento dos deslocamentos e dos gastos realizados durante todo esse processo.

O documento ainda evita surpresas desagradáveis, como informações desencontradas entre o colaborador que viajou e a empresa, e despesas desnecessárias, que podem comprometer o orçamento do negócio.

Quando é preciso fazer um relatório de viagem corporativa?

Para garantir uma boa gestão das viagens e evitar gargalos financeiros, é importante saber em quais momentos o relatório se torna indispensável. Por isso, listamos os principais contextos que exigem o preenchimento desse documento. Confira!

Viagens com despesas reembolsáveis

Sempre que o colaborador arcar com custos durante a viagem, como gastos com alimentação, transporte ou ingressos em eventos, é fundamental apresentar um relatório detalhado com os respectivos comprovantes.

Esse processo permite que a empresa acompanhe os hábitos de consumo e identifique comportamentos que estejam desalinhados com a política interna.

Uso de cartão corporativo ou ajuda de custo

Mesmo quando a empresa fornece adiantamentos ou cartão da companhia, o relatório continua sendo necessário. Afinal, ele facilita o acompanhamento de como os recursos foram utilizados e ajuda manter o controle do orçamento.

Empresas com políticas mais amadurecidas já têm utilizado esses dados para renegociar contratos com redes de hotéis e apps de transporte com base no volume real de uso.

Participação em eventos estratégicos

Quando a viagem envolve feiras, congressos, treinamentos ou reuniões com clientes, o relatório também serve para registrar os objetivos da jornada e os resultados alcançados.

Em algumas empresas, essas informações alimentam um dashboard de desempenho por colaborador, o que ajuda a mensurar o impacto da viagem sobre os resultados comerciais.

Exigência de compliance e auditoria

Empreendimentos que seguem normas rígidas de compliance, ou estão sujeitas a auditorias, precisam documentar todos os gastos de forma clara.

O relatório cumpre esse papel e evita problemas com órgãos reguladores ou parceiros. Além disso, manter uma trilha transparente dos gastos ajuda a fortalecer a reputação da empresa junto a investidores e conselhos fiscais.

Quais são os benefícios do relatório?

O relatório de viagem corporativa oferece vantagens práticas, financeiras e estratégicas para a empresa. Entre os principais benefícios, podemos destacar:

• melhora a transparência na prestação de contas;
• reduz riscos de fraudes, erros e retrabalhos;
• facilita o processo de reembolso e aprovação de despesas;
• cria um histórico valioso de deslocamentos e gastos;
• permite comparar fornecedores e identificar opções mais vantajosas;
• contribui para revisões na política de viagens, com base em dados reais;
• reforça a cultura de responsabilidade financeira entre os colaboradores;
• oferece base para cálculo do ROI das viagens realizadas;
• garante maior conformidade com auditorias e exigências de compliance;
• melhora a comunicação entre áreas, como RH, financeiro e diretoria;
• viabiliza a criação de indicadores personalizados de desempenho em viagens, como custo por oportunidade gerada ou produtividade por diária;
• serve como insumo para automatização de rotinas com IA, como alertas de gastos acima do previsto ou análises de custo-benefício em tempo real.

Como elaborar o relatório de viagem a trabalho?

Embora não haja um padrão determinado para o relatório de viagem a trabalho, algumas informações são fundamentais e não devem faltar no documento. Para que isso ocorra, considere as necessidades individuais da empresa e use dados simples, portanto, seja sucinto e inteligente.

Assim, o documento poderá ser entendido por qualquer profissional do departamento financeiro, além de facilitar a comunicação entre os setores internos. No relatório de viagem a trabalho, alguns dados podem ser úteis, como:

• transporte aéreo ou rodoviário;
• deslocamentos no destino final;
• alimentação;
• hospedagem;
• serviços de apoio;
• entradas em eventos;
• seguro viagem.

 Essas informações são essenciais para a montagem do relatório. É de extrema importância que o colaborador preencha tudo detalhadamente, para que não haja divergências e dúvidas futuras na hora da análise do relatório.

Além disso, separamos algumas dicas que facilitarão a elaboração do relatório de despesas de viagem a trabalho. Confira!

Padronize o modelo de relatório de viagem a trabalho

Antes de tudo, é fundamental que a política de viagens esteja clara e bem definida para todos os colaboradores que realizam compromissos externos, como as viagens corporativas.

Essa política funciona como um guia, com normas e orientações sobre os direitos e deveres dos viajantes, cobrindo desde os critérios de elegibilidade até os limites de gastos. Ter esse alinhamento evita surpresas, reduz custos desnecessários e garante mais organização no processo.

A partir desse ponto, é hora de criar um modelo padrão de relatório. Esse documento será usado sempre que houver uma viagem a trabalho, facilitando a padronização das informações e a conferência por parte do setor financeiro. Além de economizar tempo, esse modelo de relatório reduz erros e garante que nenhum dado importante fique de fora.

Estabeleça uma política de reembolso

Para consolidar as informações de reembolso no relatório, é necessário que a empresa tenha uma política para essa prática muito bem estabelecida, assim como os limites, os prazos e os meios para sua comprovação.

É preciso deixar claro aos funcionários quais despesas podem ser reembolsadas e como eles podem solicitar o reembolso corretamente. A melhor forma para conseguir descontos ou condições de pagamentos especiais é a reserva antecipada das viagens corporativas, uma prática que gera mais economia e maior conforto aos profissionais.

Contudo, é preciso ficar atento aos imprevistos e serviços que precisam ser pagos durante a viagem. Portanto, estabeleça a política de reembolso em sua organização.

Utilize soluções especializadas

Uma forma de melhorar e agilizar o registro das despesas no relatório é usar tecnologias. Assim, é importante encontrar soluções e serviços especializados em viagens corporativas.

No mercado, há diversas soluções com expertise no assunto. Ao utilizar essas plataformas especializadas, você terá muito mais tranquilidade no processo, assim como consegue simplificar e otimizar o seu tempo e o seu relatório.

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Com recursos inovadores, o SAP Concur Expense simplifica a gestão dos gastos realizados, assim como digitalização dos comprovantes de despesas, elaboração dos relatórios e validação das solicitações de reembolsos.

Adotar um bom relatório de viagem a trabalho é mais do que cumprir uma formalidade: é uma estratégia para economizar, prever gastos e tomar decisões com base em dados concretos. Com ele, sua empresa ganha clareza, agilidade e controle financeiro.

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