Aprenda a realizar orçamento de custos em viagens corporativas

Quando o assunto é orçamento de custos em viagens corporativas, sabemos que vai muito além de apenas decidir a data de ida e volta das passagens, não é mesmo?

É imprescindível que haja um bom planejamento dos gastos com hotéis, passeios, alimentação e locomoção, para estar por dentro de todo o investimento, que nem sempre é barato.

Como o objetivo é proporcionar uma boa experiência aos viajantes, este artigo vai ajudar você a planejar todo o orçamento de custos em viagens corporativas, dificultando possíveis transtornos com despesas não programadas e desnecessárias.

Quais são os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa?

Quando o assunto é planejar uma viagem a trabalho, cada detalhe faz diferença no orçamento. Para evitar surpresas, é importante mapear todos os custos, tanto os evidentes quanto os menos óbvios. Entre os principais gastos envolvidos, é importante destacar:

• passagens aéreas ou transporte terrestre de ida e volta;
• hospedagem com café da manhã ou benefícios incluídos;
• alimentação diária, incluindo almoços, jantares e lanches;
• deslocamentos internos por táxi, aplicativos ou transporte público;
• taxas de participação em eventos, palestras ou reuniões;
• seguro-viagem e assistência médica, se necessário;
• uso de internet, telefonia ou serviços extras no hotel;
• possíveis horas extras ou tempo improdutivo dos colaboradores.

Para que serve a gestão dos processos em viagens corporativas?

Basicamente, a gestão em viagens corporativas é a melhor forma de a empresa conseguir controlar os gastos. Com esse gerenciamento, é possível deixar o processo mais eficiente, já que a implementação de normas e políticas internas têm o objetivo de garantir o cumprimento das regras durante toda a viagem.

É por meio da gestão de processos que são definidos pontos como gastos da empresa, deveres e responsabilidades do colaborador, alinhamento dos recursos financeiros destinados à viagem, entre outros.

Todo esse processo tem como objetivo garantir que a viagem seja realizada da melhor forma possível, tanto para o viajante, quanto para a empresa.

Quais são as etapas para realizar orçamento de custos em viagens corporativas?

Conheça as principais iniciativas para realizar o orçamento de custos e otimizar o planejamento das suas viagens corporativas!

Converse sobre política de viagens

Para garantir que os valores da empresa e dos colaboradores estejam alinhados, é de extrema importância que seja criado um documento que contenha as atitudes esperadas e não esperadas dos colaboradores, e como funcionará a política de reembolso e de gastos por parte da empresa, caso haja gastos extras dos profissionais.

Essa é uma das melhores estratégias para evitar transtornos, além de prevenir tentativas de fraude à empresa. Além disso, é necessária a conscientização de todos esses processos e políticas adotados pela empresa por parte do funcionário, e cabe à empresa garantir a compreensão do colaborador.

Fique de olho nos gastos anteriores

É muito importante estar de olho nos custos de viagens anteriores, pois permitirá que a empresa trace todos os gastos fixos e variáveis, não esquecendo da possibilidade de haver algum imprevisto que cause problemas para a empresa e seus colaboradores.

Por isso, lembre-se sempre de guardar as notas fiscais. Elas servirão como base para futuras viagens, ajudando a calcular a média de gastos.

Liste os gastos durante a viagem

Você já pensou em quanto tudo isso vai custar? Não? Então vamos lá! A empresa deve arcar com transporte de ida e volta, hospedagem, refeições, deslocamentos internos, segurança e bem-estar.

Ou seja, esses itens listados acima precisam fazer parte de um orçamento de custos em viagens corporativas para que ajudem você a calcular quanto vai custar em gastos reais, cada item citado, e quanto vai estar destinado a possíveis imprevistos.

Economizar é sempre bem-vindo

Já parou para pensar em quantas vezes é preciso ir à mesma cidade em um curto período de tempo? O ideal é fazer uma análise de gastos para poder criar um orçamento de custos em viagens corporativas, de modo a estabelecer a verba destinada para este fluxo.

Afinal de contas, caso algum imprevisto aconteça, a empresa estará resguardada financeiramente para conseguir arcar com os gastos de mais dias de hospedagem, alimentação, transporte e outros.

Sobre esse tópico, a dica é: que tal você pensar em parcerias com os hotéis e empresas de locomoção que você mais frequenta? Isso reduziria os gastos e faria você economizar bastante.

Imprevistos podem acontecer

Situações inesperadas podem surgir no meio do caminho e, por isso, o ideal é que os imprevistos deixem de ser encarados como surpresas e passem a fazer parte do planejamento.

Quando há uma verba extra reservada, mesmo que um colaborador precise estender a estadia, fazer mais deslocamentos ou arcar com refeições adicionais, o impacto financeiro será mínimo.

Se esse valor não for usado, ele simplesmente retorna para o caixa da empresa, reforçando o controle e a previsibilidade dos gastos.

Cada viagem é única, e cada orçamento também

Como cada viagem tem um destino diferente, as distâncias e os custos durante a viagem são distintos. Por isso, a empresa deve adotar esse tópico como um ponto estratégico de economia.

Já pensou em como seria um desperdício gastar o mesmo valor em viagens diferentes? Não faria sentido pagar os mesmos valores quando, por exemplo, uma tem mais dias de hospedagem, locomoção, refeição, e a outra bem menos no geral, certo?

Nessa hora, a melhor forma é ter o orçamento de custos em viagens corporativas, pois se torna mais fácil identificar quanto a empresa deve pagar em cada viagem.

Use a tecnologia a seu favor

A cada dia, a tecnologia vem avançando exponencialmente, e você pode usar isso a seu favor na hora de otimizar o seu tempo.

Existem alguns aplicativos no mercado que podem ajudar você a encontrar o melhor hotel e a melhor diária, as melhores datas e os melhores horários para viajar, assim como os melhores lugares para desfrutar de uma boa reunião de negócios. Vamos falar mais dessas soluções adiante no texto.

Encontre empresas especializadas

As empresas por trás dos aplicativos têm uma forma mais precisa de realizar a gestão de viagens, utilizando ferramentas digitais que poderiam facilitar o seu trabalho e poupar o seu tempo. Isso vale para tudo, desde a reserva de um serviço de viagens ao armazenamento e emissões de nota fiscal.

No entanto, fique de olho e feche acordos com empresas especializadas na área escolhida. Eles realmente vão garantir um bom serviço e vão apresentar as melhores soluções para a sua empresa.

Como utilizar a tecnologia para otimizar o orçamento de custos em viagens corporativas?

Ferramentas digitais ajudam a transformar o planejamento de viagens corporativas em uma tarefa rápida e eficiente. Softwares especializados, como o SAP Concur Travel & Expense, automatizam etapas como reserva de hotéis, emissão de passagens, organização de recibos e controle de reembolsos.

Além disso, aplicativos de mobilidade e comparação de preços oferecem uma visão ampla das melhores opções de custo-benefício. Com essas soluções, a empresa consegue manter todos os dados centralizados, gerar relatórios em tempo real e tomar decisões baseadas em histórico de gastos.

Todas essas características reunidas proporcionam um controle mais preciso do orçamento e facilitam o cumprimento das políticas internas, evitando excessos e promovendo economia.

Conheça o SAP Concur Travel & Expense

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios — tudo por uma mesma plataforma.

Entre os principais benefícios do SAP Concur Travel é possível citar:

• faz o registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• tem um painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• está em conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• existe a possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• realiza integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• tem comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• faz o acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração com o SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Descubras outras plataformas da SAP Concur

Você achou que só nos encontra em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em podcast, o SAP Concur Pocket Show.

O SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundarem sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.

Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica por meio do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas.

Os apresentadores são: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo e-mail sapcast@sap.com e participe de nossos debates!

Agora que você descobriu a importância de um orçamento de custos em viagens corporativas, já deu para entender que ele garante mais controle financeiro, evita imprevistos e melhora a experiência dos colaboradores. Além disso, a adoção de ferramentas tecnológicas e boas práticas torna esse processo muito mais simples.

Você quer saber mais sobre como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!