Centro de custo: 3 exemplos práticos para as empresas

O centro de custo é uma ferramenta utilizada de forma estratégica pelas empresas para a organização do orçamento e, consequentemente, facilitar a análise das despesas corporativas.

Ele permite um controle mais detalhado dos gastos e ajuda na tomada de decisões estratégicas. Ou seja, influencia diretamente no sucesso das organizações. Por isso, saber como adotá-lo pode fazer a diferença nas estratégias do seu negócio.

Neste artigo, você verá o que é um centro de custo, sua importância e exemplos práticos. Boa leitura.

O que é um centro de custo?

O centro de custo é uma estratégia que realiza uma divisão contábil na empresa, permitindo categorizar e rastrear as despesas com melhor organização. Com isso, é possível conferir os resultados de cada área e atribuir os custos a departamentos, projetos ou atividades específicas.

Isso facilita análises internas, elaboração de relatórios de desempenho financeiro e visualização dos orçamentos separadamente.

Por exemplo: uma empresa pode dividir seus custos em categorias como departamento de vendas, suporte ao cliente, TI e viagens corporativas. Dessa forma, é possível avaliar quais áreas demandam mais recursos e as que precisam de ajustes financeiros.

Qual é o objetivo do centro de custo?

O principal objetivo de um centro de custo é garantir que a gestão financeira seja realizada com maior precisão e eficiência, garantindo a redução dos custos. Isso permite às empresas:

• monitorar os gastos de cada setor individualmente;
• facilitar a alocação de orçamento para diferentes áreas;
• evitar desperdícios de recursos;
• identificar oportunidades de otimização;
• analisar, de modo estratégico, o papel de cada unidade na rentabilidade do negócio.

Com a adoção dessa estrutura, os gestores podem melhorar a previsibilidade financeira da organização e facilitar o controle orçamentário. Dessa forma, é possível tomar decisões estratégicas mais embasadas, otimizando investimentos e aumentando a transparência dos processos internos.

Quais são os principais exemplos práticos de implementação do centro de custos?

Os centros de custos podem ser aplicados de diferentes formas. Por isso, é importante conhecer alguns exemplos e identificar como eles podem ser adaptados para a realidade do seu negócio.

Confira 3 exemplos a seguir!

1. Centro de custo por departamento

Essa é uma das estruturas mais utilizadas pelas organizações, que divide os custos por setor. Com isso, é possível ter um controle mais detalhado das despesas de cada equipe e comparar com a participação delas na rentabilidade do negócio.

A divisão pode ser feita da seguinte forma:

• vendas e comercial: gastos com comissões, marketing, prospecção de clientes;
• TI e tecnologia: compra de licenças de software, equipamentos, suporte técnico;
• financeiro: pagamento de fornecedores, impostos, auditorias;
• viagens corporativas: pagamento de custos com deslocamentos, hospedagens, alimentação e outros custos;
• RH e administração: investimentos em treinamentos, recrutamento, benefícios para colaboradores.

2. Centro de custo por projeto

Essa é uma estruturação que atende às demandas de empresas que trabalham com projetos sazonais ou contínuos. Com isso, é possível organizar os custos relacionados a cada iniciativa.

Por exemplo, uma agência de publicidade pode ter centros de custo para cada campanha de um cliente. Já um negócio da área de tecnologia pode dividir os custos entre diferentes softwares em desenvolvimento. Por fim, uma construtora consegue segmentar os custos por obra ou empreendimento. Ou seja, ela é adaptável para o perfil de cada empresa.

3. Centro de custo por atividade

Por fim, algumas lideranças preferem categorizar seus custos de acordo com atividades específicas no fluxo de trabalho. Um exemplo de divisão é:

• logística e transporte: custos com frete, manutenção de veículos;
• atendimento ao cliente: gastos com suporte, ferramentas de CRM;
• produção e manufatura: matéria-prima, equipamentos, mão-de-obra.

Qual é a importância do centro de custo?

Adotar essa divisão interna em seu negócio gera benefícios diretos para a gestão financeira e para o desempenho estratégico do negócio. Por isso, ele é tão importante para proporcionar um orçamento sólido e capaz de manter a sustentabilidade da empresa.

Entre as vantagens que ele proporciona, estão:

• maior controle sobre os gastos, permitindo entender onde e como os recursos estão sendo investidos, facilitando o planejamento financeiro;
• alocação de recursos mais eficiente, já que a categorização dos custos permite definir orçamentos específicos para cada área, alinhando às necessidades de cada uma delas;
• tomadas de decisões mais estratégicas, permitindo identificar oportunidades de economia e ajustes nos investimentos;
• facilidade para analisar a rentabilidade, identificando quais projetos geram maior retorno financeiro e quais precisam de ajustes para serem mais eficientes, ajudando a potencializar o custo-benefício das ações da empresa;
• melhora na eficiência operacional. Afinal, com dados organizados, as lideranças conseguem definir medidas que ajudarão tanto a aumentar a produtividade quanto a reduzir desperdícios.

Como começar a implantação de centros de custo?

Para alcançar os benefícios que você viu, é preciso que a implementação de centros de custos seja feita de maneira estruturada e voltada para as características do seu negócio. Isso garante que os dados financeiros fiquem mais bem organizados e possam gerar insights para as lideranças.

Veja a seguir um passo a passo que ajudará nesse momento.

Defina os critérios de categorização

O primeiro passo é determinar como os centros de custo serão organizados, seja por departamento, projeto ou atividade. Faça a escolha conforme as demandas do seu negócio.

Mapeie todas as despesas

Faça um levantamento detalhado dos gastos da empresa e classifique-os conforme os centros de custo definidos na etapa anterior. Considere tanto as despesas fixas quanto variáveis.

Utilize ferramentas de gestão

O uso de softwares especializados pode automatizar a categorização e controle dos gastos. Soluções como SAP Concur permitem acompanhar despesas em tempo real, evitando erros manuais e permitindo uma visualização completa e integrada dos custos.

Crie políticas internas de controle

Estabeleça regras claras para a previsão de despesas por período e treine os colaboradores para garantir que os custos sejam registrados corretamente. Isso ajuda a reduzir desperdícios e riscos de fraudes.

Monitore e faça ajustes

Acompanhe regularmente os relatórios financeiros para identificar padrões, otimizar custos e realizar ajustes conforme necessário. Assim, as lideranças conseguem melhorar o uso do orçamento e favorecer a disponibilidade de recursos para investimentos importantes, que auxiliarão no crescimento da empresa.

Um dos pontos considerados o calcanhar de Aquiles da gestão orçamentária é o controle dos custos em viagens corporativas. Isso porque, muitas vezes, os deslocamentos podem ficar bem acima do esperado.

Nesse sentido, conforme mostramos, o centro de custo é uma estratégia que contribui para tornar a gestão financeira mais eficiente. Ao segmentar os gastos por departamento, projetos ou atividades, é possível ter insights que ajudarão a identificar oportunidades de economia, melhorar os investimentos internos e aumentar a transparência na gestão empresarial.

Quer saber como minimizar ainda mais os riscos relacionados a viagens de negócios? Baixe o e-book “Como reduzir despesas com viagens corporativas” e conheça as dicas que ajudarão a lidar com esse desafio.