Orçamento de viagem corporativa: como planejar com a ajuda da SAP Concur?

Quando falamos em orçamento de viagem corporativa, não se trata apenas de comprar passagens e reservar hotéis. O processo envolve planejamento estratégico, alinhamento com políticas internas e, claro, a busca por eficiência para que cada real investido se converta em bons resultados para a empresa.

Planejar com cuidado cada etapa, desde a decisão sobre a viagem até a reserva do voo, é essencial para evitar imprevistos, reduzir custos e manter a produtividade. A tecnologia também desempenha um papel fundamental, oferecendo ferramentas que facilitam tanto a reserva quanto o controle dos gastos.

Por isso, preparamos este conteúdo para que você tenha um guia completo para organizar sua próxima viagem de negócios com cuidado. Boa leitura!

Quais são os desafios ao planejar o orçamento para viagens corporativas?

Um dos maiores obstáculos na hora de estruturar um orçamento de viagem é lidar com a imprevisibilidade. Custos de passagens aéreas, tarifas de hospedagem e até taxas de câmbio variam constantemente, o que exige um planejamento criterioso para evitar surpresas.

Além disso, as empresas precisam conciliar o equilíbrio entre reduzir gastos e oferecer condições adequadas para que o colaborador viaje com segurança e produtividade.

Outro desafio recorrente é a falta de integração entre setores. Em muitas organizações, o time financeiro define os limites de gastos, enquanto os gestores de viagem lidam com reservas e logística. Essa separação pode resultar em falhas de comunicação e orçamentos desalinhados da realidade operacional.

Quais são os impactos de um orçamento mal planejado?

Um orçamento mal estruturado afeta diretamente os resultados da empresa. Gastos acima do previsto comprometem o fluxo de caixa, enquanto a ausência de controle sobre as despesas pode gerar retrabalho administrativo e até fraudes.

Também é preciso prestar atenção ao nível de insatisfação dos colaboradores. Viagens mal organizadas, com longas conexões ou hospedagens mal localizadas, prejudicam a experiência do viajante e reduzem sua produtividade.

Este trecho de uma reportagem da revista Exame sobre viagens corporativas aborda o problema diretamente:

"Quando não há um cuidado para gerir esse processo, custos podem aumentar exponencialmente, além de gerar desmotivação por parte dos colaboradores — caso precisem retirar dinheiro do próprio bolso para custearem as viagens, por exemplo." 

A médio e longo prazos, esse cenário pode comprometer negociações importantes e a própria imagem da empresa perante clientes e parceiros.

Como era a gestão de orçamento de viagens antes da tecnologia?

Antes da digitalização, o controle de orçamento de viagens era feito em planilhas manuais e processos burocráticos. Aprovações demoravam dias, e muitas vezes os colaboradores precisavam adiantar valores do próprio bolso para só depois solicitar reembolso. Essa forma de gestão gerava gargalos difíceis de transpor, como:

• dificuldade em consolidar dados de diferentes áreas;
• baixa visibilidade sobre gastos em tempo real;
• alto risco de inconsistência nas informações;
• processos demorados de conferência de recibos e notas fiscais.

Nessa época, o orçamento de viagem era mais um exercício de tentativa e erro do que um planejamento estratégico, o que limitava a capacidade da empresa de negociar com fornecedores e otimizar recursos.

Como planejar e automatizar a gestão de orçamento para viagens corporativas?

A automação trouxe previsibilidade e eficiência para a gestão de viagens. Hoje, é possível estruturar um orçamento considerando não apenas os custos fixos, mas também variáveis como sazonalidade, políticas internas e até dados históricos de viagens anteriores.

Esse processo garante maior transparência e proporciona à empresa tratar cada viagem como investimento estratégico, e não apenas como despesa inevitável. Para isso, é fundamental adotar algumas iniciativas importantes:

• estabelecer políticas claras de viagem, com limites de gastos e fornecedores preferenciais;
• integrar dados de reservas, passagens e hospedagens em uma única plataforma;
• acompanhar indicadores em tempo real para corrigir desvios orçamentários;
• adotar ferramentas que centralizam aprovações e reduzem a burocracia.

Como a SAP Concur contribui para o orçamento de viagens?

O SAP Concur Travel & Expense é uma solução desenvolvida para automatizar a gestão do orçamento de viagens e despesas corporativas. A plataforma reúne em um só lugar todas as etapas do processo: solicitação, aprovação, reserva, prestação de contas e análise de dados.

Entre os principais diferenciais da solução, podemos citar:

• automação de relatórios — consolidação automática de despesas, reduzindo o tempo gasto com conferência manual;
• controle em tempo real — acompanhamento instantâneo dos gastos, o que proporciona a capacidade de realizar ajustes rápidos;
• integração com políticas internas — o sistema bloqueia reservas fora da política da empresa, evitando gastos não autorizados;
• dados para negociação — relatórios detalhados ajudam a negociar melhores tarifas com companhias aéreas e hotéis.

Com isso, a gestão do orçamento de viagem deixa de ser reativa e passa a ser estratégica, garantindo eficiência financeira e melhor experiência para os colaboradores.

O que esperar do futuro da gestão de orçamento para viagens?

O futuro aponta para uma gestão ainda mais orientada por dados e inteligência artificial. A tendência é que plataformas como a SAP Concur incorporem recursos preditivos, capazes de estimar os custos de uma viagem antes mesmo da reserva, considerando variáveis de mercado e histórico da empresa.

Outro ponto em evolução é a personalização. A análise do perfil de cada viajante é o que garante a capacidade de criar orçamentos mais ajustados, equilibrando custo e conforto.

Além disso, a integração com sistemas de sustentabilidade deve ganhar força, o que facilita a realização do cálculo do impacto ambiental de cada viagem e a inclusão dessa variável no planejamento financeiro.

Por que escolher a SAP como parceira estratégica?

A SAP se destaca como parceira estratégica porque vai além de oferecer uma ferramenta tecnológica: entrega inteligência de gestão. Ao integrar o SAP Concur Travel & Expense à rotina corporativa, a empresa conquista previsibilidade, economia e compliance.

Confira dois exemplos de como a parceria com a SAP Concur foi benéfica para duas grandes empresas de grande porte.

Leroy Merlin

A Leroy Merlin implementou o SAP Concur para otimizar a gestão de viagens e despesas, conquistando mais agilidade nos processos internos e transparência nos controles financeiros.

A empresa passou a ter maior visibilidade sobre os gastos e conseguiu centralizar aprovações, reduzindo a burocracia. Confira detalhes no estudo de caso da Leroy Merlin.

Votorantim

No Grupo Votorantim, a implementação do SAP Concur digitalizou a gestão de despesas de viagens, tornando o processo mais ágil e transparente.

A automação proporcionou aprovações mais rápidas, melhor controle orçamentário e maior escalabilidade nos deslocamentos corporativos. Os detalhes estão disponíveis no estudo de caso da Votorantim.

Esses casos ilustram como a SAP atua como parceira estratégica para transformar a gestão de orçamento de viagens em uma vantagem competitiva.

Quando falamos em orçamento de viagem corporativa, não se trata apenas de comprar passagens e reservar hotéis. O processo envolve planejamento estratégico, alinhamento com políticas internas e, claro, a busca por eficiência para que cada real investido se converta em bons resultados para a empresa.

Planejar com cuidado cada etapa, desde a decisão sobre a viagem até a reserva do voo, é essencial para evitar imprevistos, reduzir custos e manter a produtividade. A tecnologia também desempenha um papel fundamental, oferecendo ferramentas que facilitam tanto a reserva quanto o controle dos gastos.

Por isso, preparamos este conteúdo para que você tenha um guia completo para organizar sua próxima viagem de negócios com cuidado. Boa leitura!