Primeira viagem corporativa: como proporcionar a melhor experiência?

Mesmo os profissionais mais experientes se sentem ansiosos em cenários novos. Desde uma mudança de empresa até a primeira viagem corporativa são exemplos disso, já que envolvem uma curva de aprendizagem sobre normas e processos organizacionais.

A boa notícia é que esses momentos não precisam mais ser enfrentados individualmente. Com o aumento da preocupação com o bem-estar dos colaboradores, eles têm recebido uma maior atenção e entraram na lista de ações das empresas voltadas a entregar uma experiência superior para os funcionários.

Descubra a seguir como proporcionar esse resultado e muito mais!

Desafios da primeira viagem corporativa

Mais que performar e atender os objetivos apontados para o deslocamento, um colaborador precisa superar dúvidas e ansiedade quando viaja pela primeira vez em nome do empregador. Isso porque regras e ferramentas aplicáveis são novas. 

Além disso, a preocupação com situações incomuns e problemas tende a gerar tensão. Basta imaginar estar fora do país, ter uma emergência de saúde e o seguro contratado informar que não cobre a despesa ou a clínica médica cobrar valores a mais, por exemplo.

Assim, não dá para negar que a insegurança permeia a circunstância. Mas mitigar esse cenário está nas mãos da empresa, que pode estruturar medidas de planejamento, orientação e comunicação claras que reduzam essa sensação para promover uma melhor experiência. 

Importância da experiência do colaborador

Não é viável negar que o mercado de trabalho está em transformação. A inclusão das questões psicossociais entre os riscos ocupacionais é um expoente disso, que evidencia como a experiência do colaborador é central nesse novo ambiente.

Mais que isso, se preocupar com essa questão em todos os momentos gera diversas vantagens para a organização. Na primeira viagem de um funcionário, por exemplo, um negócio que entrega segurança para o viajante, fomenta o vínculo com ele, impulsiona a confiança e demonstra a importância desse profissional.

A longo prazo, esse cuidado faz diferença para a retenção desse talento e auxilia na construção de uma boa reputação como marca empregadora. Ainda, melhora a produtividade e a qualidade por meio do maior comprometimento dos membros da equipe com os objetivos empresariais, já que se engajam para alcançar resultados superiores.

Dicas para uma boa experiência do colaborador 

Se gerar segurança para quem está em deslocamento a trabalho é preponderante nesse contexto, a empresa precisa se antecipar e planejar um conjunto de medidas que criam uma rede de apoio para esse fim. Veja as melhores dicas e como isso afeta a experiência do colaborador!

Organize cada detalhe da viagem

Itinerário, agenda e logística são os pontos de partida na hora de planejar uma experiência positiva para a primeira viagem do colaborador. Isso porque perder o transporte e acabar chegando atrasado em uma reunião afeta os resultados, enquanto deixa o profissional desmotivado.

Pense um pouco: desde ficar na rua esperando outra forma de se locomover até não conseguir fechar um bom negócio, são situações cansativas que deixam o clima negativo, concorda?

Desse modo, é importante ter tudo organizado e com tempo de sobra para evitar esse tipo de problema. Também é útil escolher um hotel próximo dos locais a serem visitados para reduzir os trajetos e a fadiga decorrente deles. 

Priorize o conforto e o equilíbrio

Aliás, a escolha de hotéis e meios de transporte, bem como a organização do cronograma de trabalho, precisam considerar tanto nos resultados quanto na eficiência. Todavia, só usar essas características como critérios na decisão pode tornar a primeira viagem de seu colaborador um pesadelo.

Logo, é importante buscar um equilíbrio com qualidade. Isto é, considerar o acesso à alimentação saudável, tempo para o descanso, espaço adequado para trabalhar, locais para se exercitar e infraestrutura para uma boa noite de sono.

Todas essas medidas conduzem a uma boa experiência e ainda ajudam na performance. Afinal, esses elementos contribuem para o melhor desempenho mental, a diminuição do estresse e a manutenção da saúde plena.

Forneça um treinamento pré-viagem

Ensinar as regras, a usar as tecnologias de apoio e alinhar posturas requer mais do que manuais. Muitas vezes, os treinamentos são mais efetivos para isso, uma vez que permitem a troca de ideias e experiências ou a consulta acerca de dúvidas. 

A depender do destino, essa capacitação necessita estender-se para aspectos legais e culturais, buscando evitar mal-entendidos devido a diferenças nesse sentido. O mesmo vale para questões de compliance aplicáveis em viagens.

Portanto, é relevante destinar um tempo na agenda entre as reuniões de preparação voltadas para esse tipo de deslocamento, a fim de que a equipe seja instruída adequadamente sobre todos esses pontos.

Disponibilize suporte 24/7

O risco de ocorrerem situações atípicas não deve ser ignorado. Tanto porque afetam todo o planejamento, exigindo a reestruturação do itinerário ou o reagendamento de reunião, como por gerarem uma experiência bastante negativa, especialmente na primeira viagem corporativa. 

Para entender melhor, considere como o colaborador fica diante de uma conexão cancelada por mau tempo, um voo perdido ou um assalto. Nesses casos, o nervosismo e o estresse podem levar a erros, como esquecer de pegar comprovantes. Ainda, essas circunstâncias expõem o funcionário a mais riscos.

Dessa maneira, ele saber que pode contar com o suporte da empresa a qualquer hora e lugar é uma fonte de tranquilidade, diminuindo o efeito negativo desses momentos. Esse apoio também é uma responsabilidade do empregador e tende a minimizar os impactos de quadros ruins, inclusive nos custos.

Faça um documento para essa viagem

Até este ponto está evidente que fornecer todas as informações necessárias é preponderante para que a primeira viagem de um colaborador seja bem-sucedida, positiva e recompensadora, não é?

Por norma, as empresas disponibilizam o guia com as políticas da companhia acerca do assunto e uma lista de verificação com documentos, ações, etc. Embora úteis, pode ser que nessa experiência inicial os funcionários necessitem de mais material de apoio — algo que um documento específico para esse momento tende a entregar.

É importante notar que não se trata de um compilado dos demais, mas de um informe direcionado a esse deslocamento que deve conter:

• objetivos e metas;
• briefing dos clientes;
• perguntas e respostas sobre como agir em diversos cenários;
• orientações para os imprevistos mais comuns;
• checklist da documentação a ser levada e dos comprovantes a serem coletados;
• dados de hotel, transporte, restaurantes e canais de emergência locais;
• listagem de contatos da empresa e seguro saúde;
• descrição de quais são e como usar as ferramentas de gestão aplicáveis.

Como vimos, a primeira viagem corporativa é uma oportunidade e tanto de otimizar a experiência do colaborador, impulsionando resultados enquanto envolve esse funcionário na cultura organizacional. 

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