Pagamento corporativo: veja quais são os principais tipos e como controlar

28/04/2022

O pagamento corporativo é responsável pelos acertos financeiros de gastos que as empresas possuem com os seus fluxos internos e manutenção da operação, o que inclui seus funcionários.
Alguns itens que consomem essas despesas são: insumos e materiais de escritórios, viagens corporativas, comissões, benefícios de gratificações, almoços com clientes, festas organizacionais, custos com home office e outros.
Embora sejam gastos muito comuns, controlar os pagamentos corporativos é um grande desafio para as organizações. Nesse cenário, veja abaixo quais são os principais tipos de pagamentos que as empresas podem utilizar e como gerenciá-los com efetividade.
 

Quais são os tipos de pagamentos corporativos mais comuns?

Na prática, existem algumas maneiras das organizações realizarem os pagamentos corporativos, como:
 

Cartão de crédito corporativo

O cartão de crédito é um dos meios de pagamentos mais utilizados em todo o mundo, seja nas compras físicas ou presenciais. Quando falamos das despesas corporativas, ele pode ser uma ferramenta simples de cobrir as despesas da empresa e, ao mesmo tempo, controlar os gastos.
Ele pode ser utilizado, principalmente, para reservas em viagens corporativas, assim como pagamento de serviços recorrentes, como softwares, sistemas internos, fornecedores e outros.
A principal característica desse meio de pagamento é, justamente, possibilitar o acerto posterior dos gastos. Ou seja, a empresa apenas “paga”, efetivamente, após o fechamento da fatura, o que permite maior controle sobre as despesas.
 

Cartão pré-pago

Já o cartão pré-pago, diferentemente do cartão de crédito, consiste em um meio de pagamento que necessita de um depósito em dinheiro antes. Isso significa que existe uma conta, geralmente digital, em que o valor fica armazenado e pode ser usado posteriormente.
Esse tipo de pagamento corporativo é uma ótima alternativa para garantir melhor controle das despesas quando se sabe exatamente qual é o custo de uma viagem.
Além disso, pode ser uma boa possibilidade para promover aos viajantes empresariais um recurso financeiro em casos de emergências.
 

Reembolso de despesas

O reembolso é o meio de pagamento corporativo mais comum. Na prática, os colaboradores pagam algumas despesas com seus próprios recursos financeiros e, depois, apresentam esses gastos para a organização por meio de relatórios e comprovantes.
A partir daí, a empresa fica responsável por ressarcir os colaboradores desses gastos, depositando esses valores na conta.
É importante citar que tanto o reembolso, quanto os adiantamentos e disponibilização do cartão corporativo, não são recursos que devem ser contabilizados junto com o salário, pois tratam-se de gastos distintos. Por não serem remunerações, não podem também sofrer descontos, de acordo com a CLT.
 

Adiantamentos

Por fim, os adiantamentos são semelhantes ao cartão pré-pago, só que ao invés de disponibilizar o valor em algum recurso específico, a empresa deposita na conta do colaborador.
Com isso, o próprio funcionário possui uma quantia para cobrir as despesas da viagem, sem a necessidade de utilizar suas próprias finanças.
 

Qual é a importância de fazer a gestão de pagamento corporativo?

Dentre as principais razões que demonstram a importância da gestão de pagamento corporativo apropriada, podemos citar:
 

Maximiza o controle de informações

Ao realizar a devida gestão de pagamento corporativo, a empresa consegue maximizar o controle de informações, impedindo que dados da operação se percam e tornando todo o processo mais transparente.
Dessa forma, os gestores também podem se adequar às práticas de ESG (Environmental, Social and Corporate Governance ou Governança Social, Ambiental e Corporativa), garantindo que todos os fluxos da organização se adequem tanto às legislações vigentes quanto às políticas da própria empresa.
Em consequência, a corporação consegue também se manter mais competitiva, oferecendo os melhores processos aos colaboradores e promovendo também uma ótima experiência aos clientes.
 

Permite um planejamento financeiro e orçamentário mais direcionado

Sabemos que uma das bases das empresas é o planejamento financeiro e orçamentário. Na prática, esse documento é responsável por mapear os gastos da organização e mensurar as despesas necessárias para manutenção de cada área da operação, o que inclui desde a produção até os custos com viagens corporativas.
Nesse cenário, ao implementar uma gestão efetiva do pagamento corporativo, as empresas podem fazer um planejamento muito mais realístico, considerando também esses meios de acertos das contas empresariais no gerenciamento financeiro.
 

Minimiza riscos de gargalos operacionais

Sabemos que perder o controle financeiro é muito fácil, não somente na vida pessoal, mas também no cotidiano das operações.
Sem uma gestão eficiente, os gastos podem subir exageradamente, causando enormes gargalos às empresas e resultando em prejuízos financeiros.
Consequentemente, as organizações terão muito mais dificuldades para direcionar seus investimentos, o que pode prejudicar a adoção de novas ferramentas ou desenvolvimento de novas soluções.
Um gerenciamento efetivo dos pagamentos corporativos, porém, pode minimizar os riscos de gargalos operacionais e sustentar uma gestão muito mais simples, transparente e qualificada da organização.
 

Facilita a comunicação entre os times

Embora o setor financeiro seja o responsável por controlar os pagamentos, ele não é o único que utiliza recursos da empresa. Isso significa que cada time precisa de um investimento específico, assim como possui um gasto próprio.
Nesse cenário, sem uma gestão efetiva, a comunicação entre diferentes equipes é afetada. Ou seja, podem existir ruídos na interação e perda de informações importantes, tudo isso resulta em falhas na operação, perdas de prazos e, até mesmo, erros no momento de preencher o relatório de despesas.
No entanto, um controle eficiente muda completamente essa realidade, acirrando a comunicação interna e tornando os processos muito mais fluídos de uma equipe para outra.
 

Torna a sua empresa mais resiliente

Por fim, sabemos que a resiliência é uma das características mais valorizadas em uma empresa e isso não é por acaso.
Organizações que sobreviveram ao período mais alto da pandemia, por exemplo, precisaram apresentar não somente rápida adaptação ao chamado “novo normal”, mas também possuir resistência para mudar quantas vezes forem necessárias.
Nesse cenário, a resiliência fortalece as características do negócio, torna disrupções mais simples, protege a empresa de crises ou variações do mercado, promove uma operação mais adepta às mudanças e permite constantes melhorias nos processos internos.
Por sua vez, o controle de pagamentos fortalece a gestão financeira e garante que as organizações sempre estejam com suas contas no “verde”, de modo a minimizar riscos e promover fácil adequação em casos de emergências.
 

Como controlar de maneira efetiva os pagamentos corporativos?

Confira abaixo como controlar os pagamentos corporativos de maneira efetiva.
 

Comece pelo básico: a política de despesas e viagens

Parece repetitivo, mas a política de despesas e viagens sempre será o “ponta-pé” inicial para qualquer processo que você implementar dentro da sua organização e isso inclui o pagamento corporativo.
Na prática, essas políticas visam definir quais são os processos internos que envolvam as despesas e viagens, assim como teto de gastos, tipos de gastos reembolsáveis, padrão do preenchimento de relatórios, prazos e outros fluxos semelhantes.
Dentro dessas políticas é importante também definir quais são os principais meios de pagamentos com os quais a sua empresa trabalha. Por exemplo, é possível manter as reservas onlines no cartão de crédito, como é o caso das passagens aéreas, aluguel de salas e hotéis.
Por outro lado, os gastos diários da viagem, como refeições, aluguéis de carros, transfers, combustível, transportes pela cidade e outros, podem ser acertados tanto com o cartão pré-pago, quanto adiantamentos ou reembolsos.
O ideal é que, independentemente de qual seja o meio de pagamento selecionado, essa informação fique muito transparente para o seu time, garantindo que os seus colaboradores saibam exatamente o que esperar e como utilizar os recursos da empresa.
 

Defina e acompanhe indicadores

Em seguida, é momento de definir e acompanhar alguns indicadores estratégicos. Quando falamos sobre meios de pagamentos corporativos, o ideal é integrar essas possibilidades em um só lugar e monitorar continuamente o status desses gastos.
Quanto mais estratégico for esse acompanhamento, com mais efetividade a sua empresa pode encontrar gargalos, tentativas de fraudes nos gastos corporativos, erros nos relatórios ou quaisquer outros processos que fujam do padrão estipulado pela política de despesas e viagens.
Além disso, esses indicadores geram dashboards muito completas e organizadas, que também inspiram o surgimento de insights e novas ideias para implementar na operação, seja em relação a melhorias nos fluxos internos ou implementação de inovações.
Dessa forma, a sua empresa pode se manter sempre competitiva no mercado, garantindo constantes transformações da operação.
 

Oriente constantemente os seus colaboradores

Não adianta nada ter uma política de despesas e viagens robusta, assim como contar com indicadores completos e estratégicos, se o seu time não estiver devidamente orientado. Afinal, os erros continuarão acontecendo.
Por essa razão, o ideal é envolver ativamente os colaboradores nessas mudanças operacionais e ensiná-los constantemente como preencher os relatórios, principais maneiras de navegar pelas ferramentas, prazos e outras informações importantes.
Por outro lado, cultive uma cultura empresarial horizontal, em que a comunicação entre diferentes pessoas e departamentos é facilitada. Desse modo, os seus funcionários serão estimulados a tirar qualquer dúvida de maneira rápida e prática.
Esse tipo de interação também pode simplificar o compartilhamento de novas ideias, afinal, são os colaboradores que estão no cotidiano da operação e, em grande parte das vezes, possuem ideias muito mais criativas para otimizarem suas próprias atividades.
 

Conte com a tecnologia

Por fim, não podemos falar sobre como controlar meios de pagamento corporativo sem citar a importância da tecnologia.
A transformação digital revolucionou completamente os fluxos organizacionais. Diferentemente de alguns anos atrás, empresas que não se adequarem a essas disrupções ficarão para trás e não poderão mais prestar aos seus clientes serviços apropriados.
No entanto, o que muitos gestores não sabem é que essas transformações tecnológicas não devem ser feitas apenas no processo de produção ou prestação de serviços. Muito pelo contrário, deve envolver todo o negócio.
Isso significa que desde os processos administrativos mais burocráticos, até o acompanhamento das entregas da operação, tudo deve ser automatizado e isso inclui a gestão de viagens e despesas.
Ao contar com ferramentas apropriadas para gerenciar devidamente esses gastos, as organizações atingem uma série de benefícios, como:
  • Torna os processos mais transparentes;
  • Simplifica o preenchimento e envio de relatórios;
  • Minimiza riscos de erros ou fraudes corporativas;
  • Permite que os colaboradores preencham os relatórios de qualquer lugar;
  • Viabiliza melhor acompanhamento das viagens corporativas;
  • Simplifica o controle de gastos;
  • Permite previsibilidade de despesas;
  • Acelera a maturidade digital da organização.

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O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de viagens e despesas completo e intuitivo, que não somente valoriza a experiência do usuário, mas também pode ser utilizado em qualquer dispositivo, apresentando layout simples de navegar.
Consistindo em uma ferramenta completa, o SAP Concur Travel & Expense pode auxiliar na organização completa da sua viagem corporativa, o que inclui desde a reserva de serviços, até o controle de pagamento corporativo.
Na prática, o SAP Concur Travel & Expense permite a integração de cartões, como o cartão de crédito e o pré-pago, viabilizando que os seus gestores visualizem todos os gastos por um só lugar.
Além disso, essa ferramenta simplifica o preenchimento e envios de relatórios de reembolsos, permitindo que a sua empresa implemente auditorias em todos os gastos realizados pelos colaboradores viajantes, minimizando, assim, riscos de fraudes.