Relatório de viagem a trabalho: como simplificar o preenchimento do colaborador viajante?

07/04/2022

O relatório de viagem a trabalho é um dos documentos mais importantes para o gerenciamento dos deslocamentos corporativos. Na prática, ele reúne todos os gastos feitos pelos colaboradores durante as viagens, assim como as atividades realizadas fora da empresa e delimita os reembolsos que precisam ser feitos.
Ao manter um processo efetivo de preenchimento e entregas dos relatórios, as organizações podem controlar melhor todos os fluxos de reembolsos, garantindo transparência na operação e minimizando os riscos de fraudes.
Por outro lado, sabemos que o relatório de viagem a trabalho, quando elaborado manualmente ou sem as ferramentas certas, pode consumir um tempo precioso dos colaboradores.
Por essa razão, as empresas precisam alinhar medidas para facilitar o preenchimento e simplificar o cotidiano das operações, de modo a aumentar a eficiência e produtividade dos colaboradores. Nesse cenário, confira abaixo algumas dicas que podem te ajudar nesse processo.
 
Como simplificar o preenchimento do relatório de viagem a trabalho para o colaborador?
Para simplificar o preenchimento do relatório de viagens, algumas iniciativas são importantes, como:
 
Padronize a estrutura dos relatórios
Imagine, por exemplo, cada colaborador preenchendo o relatório de viagem a trabalho de maneira diferente. Seria o caos, certo? Não somente os seus gestores teriam dificuldades de validar as informações, mas também abriria espaço para fraudes corporativas.
Por isso, é fundamental padronizar a estrutura dos relatórios, de modo que todos os funcionários viajantes preencham essas informações de maneira semelhante, simplificando o cotidiano dos gestores para auditar esses dados e acelerando os reembolsos.
 
Estabeleça prazos
Outro ponto importante diz respeito aos prazos. É crucial que os seus colaboradores cumpram datas muito bem delimitadas para elaboração e entrega dos relatórios. Somente dessa forma é possível manter um fluxo operacional sustentável e reduzir riscos.
 
Tenha políticas de viagens e despesas muito bem definidas
A política de viagens e despesas é responsável por delimitar as regras relacionadas aos deslocamentos, definindo padrões de qualidade, prazos, tetos de gastos e a padronização da operação.
Somente com uma política robusta que a sua empresa vai conseguir implementar as iniciativas citadas nos tópicos anteriores, assim como acompanhar com efetividade o cotidiano dos seus colaboradores.
 
Conte com a tecnologia
Por fim, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas robustas, que permitam o controle total do deslocamento, além do preenchimento simplificado do relatório de viagem a trabalho.
De modo geral, esses recursos também promovem uma série de benefícios às organizações, quando bem implementados, como:
  • Aumenta a qualidade e eficiência da operação;
  • Minimiza riscos de erros ou fraudes corporativas;
  • Permite um gerenciamento holístico e baseado em dados;
  • Maximiza o diferencial competitivo do seu negócio por meio da maturidade digital;
  • Reduz custos.
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Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense facilita não somente o preenchimento do relatório de viagem a trabalho, mas também auxilia na organização de todo o deslocamento, desde reservas até o reembolso do colaborador.
 
Dessa forma, a ferramenta garante qualidade, transparência e eficiência para a sua empresa. Quer saber mais? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time.