Relatório de viagem a trabalho: como simplificar o preenchimento do colaborador viajante?

O relatório de viagem a trabalho é um dos documentos mais importantes para o gerenciamento dos deslocamentos corporativos. Na prática, ele reúne todos os gastos feitos pelos colaboradores durante as viagens, assim como as atividades realizadas fora da empresa e delimita os reembolsos que precisam ser feitos.

Ao manter um processo efetivo de preenchimento e entregas dos relatórios, as organizações podem controlar melhor todos os fluxos de reembolsos, garantindo transparência na operação e minimizando os riscos de fraudes.

Por outro lado, sabemos que o relatório de viagem a trabalho, quando elaborado manualmente ou sem as ferramentas certas, pode consumir um tempo precioso dos colaboradores.

Por essa razão, as empresas precisam alinhar medidas para facilitar o preenchimento e simplificar o cotidiano das operações, de modo a aumentar a eficiência e produtividade dos colaboradores. Nesse cenário, confira abaixo algumas dicas que podem te ajudar nesse processo.

 

 

Para simplificar o preenchimento do relatório de viagens, algumas iniciativas são importantes, como:

 

Imagine, por exemplo, cada colaborador preenchendo o relatório de viagem a trabalho de maneira diferente. Seria o caos, certo? Não somente os seus gestores teriam dificuldades de validar as informações, mas também abriria espaço para fraudes corporativas.

Por isso, é fundamental padronizar a estrutura dos relatórios, de modo que todos os funcionários viajantes preencham essas informações de maneira semelhante, simplificando o cotidiano dos gestores para auditar esses dados e acelerando os reembolsos.

 

Outro ponto importante diz respeito aos prazos. É crucial que os seus colaboradores cumpram datas muito bem delimitadas para elaboração e entrega dos relatórios. Somente dessa forma é possível manter um fluxo operacional sustentável e reduzir riscos.

 

A política de viagens e despesas é responsável por delimitar as regras relacionadas aos deslocamentos, definindo padrões de qualidade, prazos, tetos de gastos e a padronização da operação.

Somente com uma política robusta que a sua empresa vai conseguir implementar as iniciativas citadas nos tópicos anteriores, assim como acompanhar com efetividade o cotidiano dos seus colaboradores.

 

Por fim, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas robustas, que permitam o controle total do deslocamento, além do preenchimento simplificado do relatório de viagem a trabalho.

De modo geral, esses recursos também promovem uma série de benefícios às organizações, quando bem implementados, como:

 

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de viagens e despesas robusto, intuitivo e responsivo, que se adequa às necessidades do seu negócio e obedece completamente a sua política interna.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense facilita não somente o preenchimento do relatório de viagem a trabalho, mas também auxilia na organização de todo o deslocamento, desde reservas até o reembolso do colaborador.

 

Dessa forma, a ferramenta garante qualidade, transparência e eficiência para a sua empresa. Quer saber mais? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time.