Relatório de despesas: 3 passos para elaborar um documento eficiente

23/07/2020

O relatório de despesas é um item fundamental para a gestão financeira das organizações, principalmente neste período de coronavírus, para garantir a continuidade de negócios, bem como assegurar o cumprimento das políticas internas e, consequentemente, o compliance. Nesse sentido, vale destacar alguns números expressivos, divulgados por documento da SAP Concur em parceria com a Infomoney, que demonstram a importância das empresas investirem em práticas como o relatório de despesas. Confira:

  • 87% dos líderes financeiros citam o alto número de imprecisões causadas pelo elemento humano nos processos em papel como seu principal desafio em T&E. 

  • Cerca de 5% das receitas típicas de uma organização são perdidas devido a fraude todos os anos.

  • 83% dos casos de fraude envolvem apropriação indébita de ativos, incluindo o exagero em pedidos de reembolso.

  • 40,7% dos casos de fraude não são reportados para aplicação da lei por medo de má publicidade.

Diante desses números, preparamos esse conteúdo com os principais passos para um relatório de despesas eficiente.

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Conheça os principais passos para elaborar um relatório de despesas eficiente

Informações dos colaboradores

O primeiro item para elaboração do relatório de despesas eficiente é ter a relação e informações dos profissionais que podem realizar gastos corporativos. Desta maneira, é importante obter, basicamente, nome completo, dados bancários e email. A partir desses dados, é possível realizar o reembolso, caso seja necessário, ou até um comparativo com outro profissional do mesmo setor.

Natureza das despesas

Em um relatório de despesas é possível ter as informações bem claras no que diz respeito aos gastos dos colaboradores. Dessa maneira, um custo com alimentação, por exemplo, caso seja de entendimento da organização, é possível apontar o nível de detalhe dessa despesa. Ou seja, o colaborador deve informar se a despesa é um almoço, jantar ou apenas um lanche.

Assim, a organização tem o controle absoluto de todas as despesas e pode identificar gargalos e corrigi-los com agilidade e eficiência.

Organização de gastos

Para que o relatório de despesas demonstre os dados com precisão, também é necessário alocar os gastos da organização. Nesse caso, é possível organizar as despesas por tipos, áreas, centros de custos, por projetos ou ainda utilizar uma espécie de junção de modelos. O importante é realizar essa organização de despesas para que, posteriormente, possa ser elaboradas análises de rentabilidade, comparativos de gastos e bater com os orçamentos da organização.

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Conte com um sistema de gestão de despesas completo para o seu negócio!

Para realizar o relatório de despesas completo de maneira automatizada com agilidade e eficiência, é importante contar com uma solução completa, sólida e confiável. Nesse caso, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas que proporciona o controle financeiro total da sua empresa. 

Na prática, a plataforma promove acompanhamento das despesas internas em tempo real, garante conectividade, centralização de informações e emite relatórios completos. Saiba mais:

  • Categoriza e mapeia automaticamente as despesas com base nas imagens de recibos

  • Otimiza a gestão de despesas

  • Garante o cumprimento de políticas internas da sua empresa

  • Reembolsa os colaboradores mais rápido

Além disso, a plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, proporcionando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos nas empresas.

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