Relatório de viagem a trabalho: como funciona e quais as informações mais necessárias?

O relatório de viagem a trabalho é um documento importante, que deve constar na política interna da sua empresa. Assim, sempre que os colaboradores fizerem algum deslocamento, independentemente do motivo, é fundamental fazer essa documentação para informar aos gestores sobre as despesas realizadas durante a viagem, as ações executadas e outros detalhes. 

Isso deixa claro que o relatório é uma ferramenta valiosa para as organizações, pois ajuda a controlar as despesas dos funcionários viajantes. No entanto, a elaboração e o preenchimento do documento, após eventos, visitas a clientes e reuniões, pode apresentar alguns desafios e dores de cabeça, tanto para os profissionais, como para os gestores que devem conferir, validar e aprovar o documento.

Mas neste artigo você vai entender melhor o que é o relatório de viagem, a importância desse documento, o que deve constar nele, os benefícios e um passo a passo de como criá-lo. Continue a leitura!

O que é o relatório de viagem a trabalho?

De maneira prática e resumida, trata-se de um documento em que o funcionário deve explicar e descrever as atividades desempenhadas no período em que estava fora da empresa. Também os gastos realizados nesse período, a fim de formalizar as informações daquela viagem.

Esse relatório é responsável por unir a parte técnica com as despesas corporativas. No âmbito dos gastos, o objetivo é prestar as contas e solicitar o reembolso das verbas desembolsadas na viagem. Já, no que diz respeito à análise técnica da viagem, os profissionais precisam registrar tudo o que foi feito no trabalho externo.

Assim, os gestores podem mensurar o tempo empregado em cada atividade e os resultados gerados, seja em fechamento de um novo cliente, a contratação de uma tecnologia ou a qualificação efetiva do colaborador na participação de um congresso.

Qual a importância do relatório de viagem a trabalho?

Na prática, o relatório de viagem a trabalho traz vantagens para as empresas e para os colaboradores. Veja os principais benefícios que demonstram a importância de criar esse documento.

Comprovação dos gastos realizados

Para os gestores, o relatório é fundamental para verificar se as verbas separadas para as viagens foram utilizadas ou não. Também para identificar se o orçamento foi extrapolado, se houve gastos extras e quais as maiores despesas na viagem conforme as classificações, entre outros detalhes.

Liberação do reembolso

O relatório, especialmente no aspecto das despesas realizadas, é uma peça central para se iniciar o processo de solicitação, aprovação e pagamento do reembolso. Assim, os colaboradores comprovam os pagamentos feitos, seja com hospedagem, alimentação, transporte e outros, com notas fiscais para receber o ressarcimento conforme o tempo previsto na política interna.

Digitalização das despesas

Outro ponto interessante do documento para os funcionários se refere à possibilidade de digitalização das despesas para registrar os gastos. Isso porque, ao fazer tal processo de modo manual, perde-se muito tempo e corre-se o risco de ocorrer erros e atrasos. Portanto, nada melhor do que poder capturar os recibos e transmiti-los para a empresa com o celular, de modo totalmente digital.

Imposto de renda do funcionário

Continuando as vantagens do relatório de viagem para os funcionários, não podemos esquecer a declaração de imposto de renda. Até porque as despesas reembolsadas são isentas e não precisam ser declaradas. Basta o colaborador usar o próprio relatório como documento para comprovar gastos pela sua empresa.

Resultados da viagem

Como comentamos, uma informação essencial do documento é sobre os resultados e consequências da viagem de trabalho. Ou seja, se os objetivos estipulados para os funcionários naquelas ações foram atingidos.

Análise de gastos e visibilidade financeira

Com a comprovação das despesas, é possível ter maior visibilidade dos custos envolvidos nos processos da viagem a trabalho. Além disso, os gestores podem identificar situações passíveis de implementar uma estratégia de redução de custos.

Centralização de informações

Com a elaboração e a entrega de um relatório de viagem a trabalho, a empresa pode recolher todos os dados relacionados aos deslocamentos, despesas, objetivos e resultados. Assim, consegue organizar as informações de maneira centralizada em apenas um único lugar. Isso por si só já vai ajudar e facilitar o trabalho de organização, conferência e pesquisa futura.

Incentivo para a cultura da empresa

Uma organização que conta com um documento desse tipo consegue fortalecer sua política de viagens com toda a equipe. Mostra sua preocupação em ter uma melhor cultura interna. Isso influencia, inclusive, em uma gestão mais transparente e na conscientização dos colaboradores para evitar gastos desnecessários.

Tomada de decisão

Com tantas informações agregadas, o relatório de viagem a trabalho também ajuda os gestores a tomarem decisões mais eficientes, inteligentes e baseadas em dados sólidos e confiáveis.

Assim, por meio das experiências anteriores nos deslocamentos, é possível definir novos planejamentos de viagens, novos orçamentos e alinhar os objetivos de negócio para atingir os resultados esperados.

Verificação das fraudes

Infelizmente, é normal que as empresas sofram riscos de fraudes corporativas durante as despesas realizadas em viagens. No entanto, um relatório bem estruturado, com comprovações e justificativas, ajuda a mitigar tais riscos, detectando gastos fora de conformidade e evitando o pagamento desses reembolsos.

Cumprimento da política

Por fim, entre as vantagens do relatório de viagem a trabalho, podemos destacar também a possibilidade de identificar os colaboradores que estão cumprindo a política interna de despesas e viagens. Assim, o gestor pode conversar e dar feedbacks para aqueles que não estão seguindo as boas práticas e recomendações.

Quais são as principais informações do relatório de viagem a trabalho?

O relatório de viagem precisa conter uma série de informações para ser um documento bem completo. Como você viu, ele é indispensável para fazer o controle de tudo o que aconteceu durante esse episódio. Por isso, quanto mais detalhado for, melhor para o funcionário e para o gestor.

Não podem faltar as informações sobre o viajante, por exemplo, nome e cargo. Também é importante trazer dados sobre a viagem em si, informando o objetivo dela, quanto tempo vai durar e qual será o destino, como a cidade, o hotel e outros relacionados à localização.

O relatório de viagem precisa conter, ainda, o itinerário que será feito, informando sobre os voos, translados, táxi e outros meios de transportes utilizados pelo viajante. Devem ser acrescentadas informações mais específicas sobre as acomodações, como o endereço do hotel, a data de check-in e de check-out, as informações de contato do estabelecimento, e assim por diante.

Em relação às despesas, é preciso registrar todas elas. O ideal é que nenhuma fique de fora, por menor que seja, por exemplo, o pagamento de um táxi ou de uma tarifa de estacionamento. Mas é importante guardar os comprovantes dessas despesas, pois elas precisam ser justificadas.

O relatório de viagem deve trazer uma explicação da necessidade e da relevância de cada um dos gastos, de acordo com aquilo que está previsto na política na organização. Por fim é preciso registrar os resultados e as conclusões da viagem.

Ela foi feita por um motivo, então, o viajante precisa informar quais foram os principais resultados dessa viagem, por exemplo, as reuniões bem-sucedidas, as oportunidades identificadas, os acordos feitos, o aprendizado obtido e qualquer outro aspecto relevante.

Quais são as consequências de não apresentar o relatório de viagem?

Quando o relatório de viagem de trabalho não é apresentado, tanto o funcionário quanto o gestor são prejudicados. Isso porque ambos dependem da boa elaboração desse documento.

No caso do funcionário, enquanto o relatório não for apresentado, o processo de reembolso também não será iniciado. Ou seja, o profissional não receberá de volta os valores utilizados durante a sua viagem de trabalho e estará bancando tudo por conta própria.

Para o gestor, o documento é fundamental porque é por meio dos relatórios que ele consegue fazer a gestão dos custos das viagens realizadas pela empresa. Os relatórios são indispensáveis para que ele tenha os registros dos gastos para controlar as despesas e, se necessário, fazer ajustes na política de viagens da empresa para atender melhor as necessidades e demandas dos viajantes.

Sem a criação dos relatórios não é possível fazer a gestão das viagens e das despesas com elas. O gestor perde totalmente o controle e também não consegue monitorar o que cada viajante tem feito, para verificar se está ou não conforme as políticas da organização.

Mas, como realizar o relatório de viagem a trabalho?

Após entender toda a importância do documento para a empresa e para os colaboradores, já podemos pensar em como construir e desenvolver esse relatório. Veja os passos a seguir.

1. Defina a estrutura do relatório

A primeira etapa diz respeito a pensar na estrutura que o relatório de viagem a trabalho deve ter. Por exemplo: quais serão as informações que os funcionários deverão inserir, quais dados serão preenchidos pelos gestores, qual será o fluxo do processo entre as diferentes partes etc.

Além desses aspectos, neste momento, outros itens relacionados à operacionalidade do relatório podem ser adicionados e configurados no documento. A partir daí, é possível ter um fluxo integrado e padronizado de todas as etapas e responsáveis pelo relatório.

2. Escolha as informações necessárias

Como mencionamos, o relatório de viagem a trabalho é composto por dados referentes às despesas corporativas e também relacionados à parte técnica da viagem. Então, neste passo, os gestores devem determinar quais informações serão exigidas no documento e que os funcionários deverão preencher.

Alguns dados a serem considerados para formar o relatório são:

• objetivo — o motivo da viagem (reunião com cliente, congresso, palestra, relacionamento, negociação etc.);
• passagem aérea — com data de emissão, número da reserva, preço do bilhete, trecho, escalas, se houver;
• seguro viagem — deve-se inserir o nome da seguradora, o tipo de seguro e a cobertura;
• hospedagem e reservas — identificar o tipo de acomodação (hotel, pousada etc), endereço, data do check-in e do check-out;
• alimentação — valores das despesas realizadas em restaurantes e lanchonetes, dias, horários, e se estava sozinho ou com cliente;
• transporte e mobilidade — aqui devem ser listados todos os gastos com táxis, aluguel de carro, ou deslocamento com carro próprio, como pedágios, estacionamentos e combustível, identificando os tipos, os respectivos valores e as datas;
• tarefas realizadas — informações sobre as atividades que o colaborador desempenhou, relacionadas ao objetivo final da viagem, como, por exemplo, reuniões, visitas a empresas e afins;
• histórico dos clientes abordados — é importante trazer também uma visão sobre os possíveis clientes, com um panorama e contexto sobre as pessoas com quem foram feitas as reuniões;
• descrição e observações — aqui os colaboradores devem mencionar detalhes das reuniões, visitas e outros itens;
• resultados — de olho em tudo o que foi feito, os objetivos e o que foi alcançado, é possível indicar os resultados no relatório.

Essa lista é mutável e adaptável às necessidades e características de cada empresa, sua política e processos de viagem. Assim, você pode se basear nesses itens, mas deve visualizar os diferenciais que você precisa incorporar para a sua organização.

3. Tenha uma política clara e bem comunicada

Para que os colaboradores não errem nas despesas durante as viagens, é importante ter uma política interna clara, consolidada e de fácil acesso. Com isso, os funcionários saberão como funcionará o processo de reembolso, o que não pode ser ressarcido e poderão se guiar por essa política para a montagem do relatório de viagem a trabalho.

4. Exija os comprovantes de gastos

Claro que, com a digitalização de recibos, fica muito mais fácil entregar as notas fiscais dos gastos realizados durante as viagens corporativas. No entanto, as empresas devem cobrar o envio desses comprovantes. Afinal, muitas vezes, os funcionários se esquecem de fazer o registro, mesmo que de forma digital.

Isso pode prejudicar a contabilização das despesas, a classificação correta dos gastos, a comparação com o orçamento estipulado, a visibilidade financeira e a análise dos gestores sobre potenciais de economia. Então, criar um relatório de viagem a trabalho passa também pela cobrança dos comprovantes.

5. Use um sistema tecnológico para gestão de despesas e viagens

Para facilitar a introdução dos relatórios com informações unificadas e centralizadas, é possível contar com ferramentas tecnológicas para a gestão das despesas e viagens. Processos manuais já ficaram no passado, pois são sujeitos a falhas e erros, gerando retrabalhos e dados não confiáveis.

Tendo a tecnologia como aliada, logo ao tirar foto de uma nota fiscal e enviar para o sistema, os colaboradores já conseguem emitir um relatório específico daquela despesa de forma automática. Isso vai facilitar a compilação de dados para a elaboração do documento completo relacionando os gastos, objetivos e resultados.

6. Escolha a plataforma adequada

Por fim, não adianta escolher uma tecnologia ou sistema que não garante a melhor experiência para os colaboradores. É fundamental disponibilizar o registro de todas as informações e ter funcionalidades automatizadas, possibilidade de digitalização de recibo, automação no processo de prestação de contas, relatórios de despesas e reembolso.

É preciso contar com uma plataforma apropriada de gestão de despesas e viagens, que reúna os dados de gastos, passagens aéreas, diárias de hotel, alimentação, transporte, entre outros, com as respectivas datas.

Quais são os problemas mais comuns que podem acontecer com os relatórios de viagem?

Na criação de relatórios de viagem também surgem algumas dificuldades ou desafios. São problemas bastante comuns que podem acontecer, mas possíveis de serem solucionados e evitados com a adoção de boas práticas.

Um desses problemas se relaciona à coleta de informações para que o gestor possa ter um controle adequado de tudo aquilo que aconteceu. Nesse caso, basta desenvolver um modelo de relatório que contenha todas as informações que o gestor precisa obter. Assim, o funcionário precisará se basear apenas nesse modelo para entregar todas as informações necessárias.

Ao criar esse modelo, também vencemos mais dois problemas que costumam acontecer com os relatórios de viagem: as conformidades com as políticas da empresa e o detalhamento do documento. Afinal, já estão determinadas as informações que o viajante deve fornecer.

Assim, conseguimos os detalhes fundamentais, bem como adequamos o documento às políticas internas. Aqui também é importante lembrar de criar categorias para que as despesas de viagem possam ser classificadas da maneira correta.

Essa pode ser mais uma das dificuldades para o gestor e o viajante, pois às vezes as despesas são mistas ou ambíguas e difíceis de serem classificadas. Mas se isso já estiver pré-determinado, vai facilitar bastante.

O gerenciamento dos recibos também pode ser um problema, principalmente porque geralmente eles são em papel. Mais uma vez vemos a importância da tecnologia para facilitar a vida do colaborador. É fundamental que ele tenha condições de digitalizar e salvar esse recibo em um local seguro para se manter arquivado até a elaboração do relatório.

Qual ferramenta utilizar para elaborar e acompanhar relatórios de viagens?

Explicamos que o uso de ferramentas tecnológicas facilita bastante a criação e a gestão dos relatórios de viagem. Mas é importante saber que não estamos falando de programas comuns de escritório, como os editores de texto ou as planilhas.

Na verdade, o ideal é que você utilize um sistema de gestão de viagens e despesas. Isso porque ele apresenta funcionalidades específicas para fazer esse tipo de gerenciamento. É uma ferramenta mais robusta, que permite a adequação às necessidades do seu negócio. Faz a integração dos processos para facilitar a criação dos relatórios por parte do funcionário, centralizando os documentos e contribuindo para a eficiência do trabalho do gestor.

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Criar o relatório de viagem é indispensável, assim como fazer o controle dos documentos. Então, o caminho é facilitar todo esse processo utilizando uma boa ferramenta para visualizar detalhes em um só lugar, contar com todas as informações centralizadas para a criação do documento e ainda ter o melhor controle e visibilidade financeira.

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