Relatório de viagem a trabalho: como simplificar mais o preenchimento do colaborador viajante?

Contar com um modelo de relatório de viagem é um passo crucial para o sucesso na gestão da sua empresa. Esse é um dos documentos mais importantes para o gerenciamento dos deslocamentos corporativos. Na prática, ele reúne todos os gastos feitos pelos colaboradores durante as viagens, assim como as atividades realizadas fora da empresa. Ainda, delimita os reembolsos que precisam ser feitos.

Por essa razão, as empresas precisam alinhar medidas para facilitar o preenchimento e simplificar o cotidiano das operações, de modo a aumentar a eficiência e a produtividade dos colaboradores.

Quer saber tudo sobre como fazer um relatório de viagens a trabalho eficiente? Então, continue a leitura e confira o conteúdo especial que preparamos para você!

Quais os desafios da criação de relatórios de viagens a trabalho?

Fazer relatórios de viagem a trabalho completos e com as informações necessárias é fundamental para conseguir melhorar o controle financeiro na empresa.

No entanto, há alguns desafios que podem dificultar essa tarefa. Conhecê-los e saber como lidar com eles é o primeiro passo para o sucesso. Explicamos vários deles a seguir. Confira!

Coleta de informações

Ter dados confiáveis sobre os aspectos das viagens é essencial para manter tudo sob controle. E esse é o primeiro desafio que pode surgir na hora de elaborar os seus relatórios de viagens.

Por exemplo, caso a empresa não tenha à disposição um modelo simples e fácil para os colaboradores preencherem, as chances de ter dados deficientes é muito grande. Com isso, a qualidade do relatório pode cair.

Portanto, é importante desenvolver um modelo que contemple aspectos como datas, locais visitados, despesas, reuniões realizadas e atividades feitas durante a viagem. Coletar essas informações de forma precisa e organizada pode ser um desafio, especialmente se a viagem for longa ou envolver várias atividades.

Gerenciamento de recibos

A comprovação das despesas corporativas em viagens também é um passo importante. É crucial que esse ponto esteja previsto na sua política, pois é uma regra relevante para manter os colaboradores cientes dessa prática.

A gestão dos recibos começa a ser desafiante já no começo, pois é comum que os funcionários se esqueçam de coletar esses recibos. Vale lembrá-los com veemência para garantir que os comprovantes cheguem à empresa.

No entanto, muitas vezes é difícil manter todos os recibos organizados e em bom estado. A tarefa de coletar, categorizar e armazenar os recibos pode ser complicada, especialmente quando se está viajando e pode haver a possibilidade de perder ou danificar os papéis.

Por isso, contar com uma boa solução tecnológica pode ajudar com o gerenciamento dos recibos e garantir que esse desafio fique para trás. Assim, sua empresa tem melhor gestão e garante eficiência nas viagens corporativas.

Classificação das despesas

Após superar o desafio de coletar e gerenciar os recibos, surge mais uma dificuldade que pode atrapalhar os bons resultados: a categorização de despesas que são realizadas em viagens corporativas.

É necessário classificar corretamente os custos incluídos durante a viagem. Eles podem ser relacionados às despesas com transporte, hospedagem, alimentação, entretenimento e outras categorias relevantes. 

Determinar a categoria adequada para cada despesa pode ser complicado, principalmente se houver despesas mistas ou ambíguas. Vale fazer uma lista para facilitar. Lance-a em um software para automatizar processos e garantir a eficiência na classificação.

Conformidade com as políticas da empresa

A primeira dificuldade com relação às regras de viagem corporativa já surge com a necessidade de criar uma política. Ela é fundamental para tornar claro o que pode e o que não pode ser ressarcido. Porém, muitos negócios negligenciam esse documento.

No caso de elaboração da política interna para viagens a trabalho, ainda é possível ter falta de divulgação e transparência, dificultando a adesão dos colaboradores e gerando erros na hora de efetuar essa gestão.

Por isso, é importante investir em uma boa redação desse documento. Isso vai ajudar a garantir que o relatório de viagem esteja em conformidade com essas políticas e a tornar a compreensão detalhada das diretrizes da empresa um fato. Consequentemente, a verificação cuidadosa de cada item de despesa em relação às políticas fica mais simples.

Desenvolvimento de relatórios detalhados

Contar com relatórios completos, com as informações necessárias e importantes para o bom gerenciamento das despesas de viagens corporativas é mais um desafio. Eles devem conter informações detalhadas sobre as atividades realizadas, os resultados alcançados, os custos envolvidos e os benefícios para a empresa.

Transmitir essas informações de forma clara e concisa pode ser um desafio, especialmente quando se lida com várias reuniões, eventos ou projetos durante a viagem. Além disso, os prazos para a entrega dos relatórios também dificultam e atrapalham o nível de detalhamento.

Para superar esses desafios, vale investir em boas práticas e adotar modelos que simplificam o preenchimento do colaborador viajante. Assim, as chances de ter informações suficientes que vão ajudar na gestão financeira é bem alta.

Por que esses relatórios são importantes?

O uso de relatórios de viagens realmente detalhados pode trazer vários impactos positivos para a empresa, tornando-os uma ferramenta importante para gerenciar melhor os deslocamentos dos colaboradores e proporcionar segurança e conforto durante as viagens a trabalho. Destacamos, a seguir, alguns motivos pelos quais esse relatório é importante.

Ajuda a otimizar o controle

Ao manter um processo efetivo de preenchimento e entregas dos relatórios, as organizações podem controlar melhor todos os fluxos de reembolsos, garantindo transparência na operação e minimizando os riscos de fraudes.

Por outro lado, sabemos que o relatório de viagem a trabalho, quando elaborado manualmente ou sem as ferramentas certas, pode consumir um tempo precioso dos colaboradores.

Auxilia na tomada de decisão

Outro fator que faz desse relatório uma ferramenta importante é a tomada de decisões. Por exemplo, ao evitar os erros que destacamos anteriormente, você terá à disposição um documento com muitos dados relevantes.

Com ele, basta avaliar os principais indicadores para compreender o custo-benefício das viagens corporativas e, a partir disso, implementar melhorias que auxiliem a ter resultados cada vez melhores em seu negócio.

Simplifica as análises

Sem os dados obtidos por meio desses relatórios, fica complicado entender os principais aspectos relacionados às viagens corporativas. Esse documento é crucial para melhorar a qualidade das informações e, com isso, fazer análises adequadas que podem otimizar o controle da empresa.

Por exemplo, ele permite a avaliação das despesas incorridas durante o trabalho fora da organização, permitindo que sejam analisados os principais custos e que se encontrem oportunidades de otimização dos gastos. Consequentemente, há mais eficiência nesse tipo de atividade.

Garante adequação às políticas internas

Primeiro, é importante lembrar que a sua empresa deve estabelecer políticas claras e bem divulgadas sobre reembolsos e boas práticas com relação às viagens corporativas. A partir disso, os relatórios são um mecanismo de controle.

Por exemplo, por meio deles, você consegue garantir que os funcionários estão seguindo as diretrizes que foram determinadas. Consequentemente, há mais facilidade na hora de manter o controle e evitar os erros que prejudicam o bom andamento da empresa.

Quais as informações que precisam fazer parte do relatório de viagens?

Para que um relatório de viagens a trabalho seja adequado e atenda as necessidades na parte de gestão da empresa, ele precisa conter algumas informações cruciais. Entre as principais estão:

• informações sobre o viajante — é importante que o colaborador insira as suas principais informações, como nome, cargo e outros dados relevantes;
• objetivo da viagem — explica por qual motivo o deslocamento foi realizado e de que forma traz benefícios para a empresa;
• duração da viagem — deve-se incluir o período no qual o colaborador esteve em viagem;
• destino — é preciso informar aspectos como cidade, hotel e outros relacionados à localização;
• itinerário — inclua informações sobre os voos, trens, traslados e outros meios de transporte utilizados durante a viagem;
• acomodação — informe detalhes sobre o local de hospedagem, como nome do hotel, endereço, datas de check-in e check-out, número de quartos reservados e informações de contato do hotel;
• despesas de viagem — registre todas as despesas da viagem, como passagens aéreas, transporte terrestre, hospedagem, refeições, táxis, estacionamento, aluguel de carro, taxas de visto, entre outras. Lembre-se de que é importante solicitar recibos e comprovantes para todas as despesas;
• justificativa de despesas — explique a necessidade e a relevância de cada despesa, quando previsto na política de viagens;
• resultados e conclusões — é preciso entender quais são os principais resultados alcançados durante a viagem, destacando quaisquer acordos, reuniões bem-sucedidas, aprendizados ou oportunidades identificadas.

Com essas informações, é possível ter um relatório de viagens bem elaborado e detalhado, capaz de trazer ideias que vão potencializar a lucratividade da empresa e garantir um grande diferencial de mercado.

Como é definida a estrutura do relatório de viagens?

Ter um relatório bem elaborado é um ponto relevante para conseguir o seu correto preenchimento. Nesse sentido, vale elaborar um modelo que atenda as demandas de informações em qualquer tipo de viagem feita pelos colaboradores.

Pense em quais são os dados de que você precisa para manter o controle de gastos e para ter ideias que possam melhorar a eficácia dessas viagens. Assim, fica mais fácil fechar acordos e garantir que esse tipo de atividade seja lucrativa na empresa.

Além disso, conte com soluções tecnológicas que ajudem a organizar a estrutura do relatório de viagens e a manter os dados todos bem organizados. Esse cuidado vai facilitar na hora de realizar ajustes que respeitem as políticas de viagens corporativas que foram estabelecidas.

Quais são as principais dicas de como montar um relatório de viagens?

Para criar um bom relatório de viagens, é importante incluir alguns pontos que são relevantes para o reembolso de despesas, além de entregar à sua corporação os principais dados obtidos durante essa experiência.

Veja, a seguir, quais as melhores dicas para criar um relatório completo:

• apresente as informações básicas na introdução, incluindo o propósito da viagem, as datas, o destino e quais membros estão envolvidos;
• depois, é preciso deixar explícito quais foram os objetivos e de que maneira eles foram atingidos, tal como a participação em uma conferência ou a realização de uma reunião com clientes;
• apresente um itinerário detalhado, incorporando quais as atividades realizadas em cada dia, mostrando quando ocorreram as reuniões, visitas a clientes, participação de eventos e demais programas;
• deixe em aberto a possibilidade de os colaboradores darem sugestões de melhorias que possam ser implementadas;
• destaque os pontos relevantes que tornam a viagem a negócios importante para alcançar as metas da empresa;
• faça a inclusão de anexos, como cópias dos contratos que foram assinados durante a viagem, materiais de apresentação e recibos de despesas.

Lembre-se de que a formatação e o estilo do relatório podem variar de acordo com as diretrizes da empresa. Verifique se há algum modelo ou estrutura específica a ser seguido ao criar o relatório de viagens corporativas.

Como simplificar o preenchimento do relatório de viagem a trabalho para o colaborador?

Quanto mais simples for o preenchimento desse documento, maior será a adesão dos seus colaboradores. Por isso, vale a pena implementar algumas práticas que podem tornar esse processo ágil e facilitado para sua equipe.

Veja, a seguir, quais as melhores práticas para otimizar seus relatórios de viagem e incentivar os colaboradores a incluírem todos os dados relevantes.

Padronize a estrutura dos relatórios

Imagine, por exemplo, cada colaborador preenchendo o relatório de viagem a trabalho de maneira diferente. Seria um caos, certo? Não somente os seus gestores teriam dificuldades de validar as informações, mas também isso abriria espaço para fraudes corporativas.

Por isso, é fundamental padronizar a estrutura dos relatórios, de modo que todos os funcionários viajantes preencham essas informações de maneira semelhante, simplificando o cotidiano dos gestores para auditar esses dados e acelerando os reembolsos.

Além disso, quando os colaboradores já conhecem o padrão utilizado, fica ainda mais fácil preparar todos os registros, comprovantes e informações que o relatório exige. Logo, ele funciona tanto para a equipe de auditoria quanto para quem está produzindo esse documento.

Estabeleça prazos

Outro ponto importante diz respeito aos prazos. É crucial que os seus colaboradores cumpram datas muito bem delimitadas para a elaboração e a entrega dos relatórios. Somente dessa forma é possível manter um fluxo operacional sustentável e reduzir riscos.

Independentemente do cargo ou do papel que um colaborador tem em sua corporação, é necessário que as regras sejam válidas para todos. Isso cria um senso de justiça e responsabilidade para a sua equipe.

Outro ponto importante é que os prazos devem ser curtos, preferencialmente em termos de alguns dias após a viagem. Isso porque, quanto mais tempo passa, mais difícil será para o colaborador reunir todas as informações e comprovantes ligado a essa atividade. Assim, vale a pena reforçar a importância do cumprimento do prazo, além de apresentar penalidades para aqueles que atrasam o envio.

Tenha políticas de viagens e despesas muito bem definidas

A política de viagens e despesas é responsável por delimitar as regras relacionadas aos deslocamentos, definindo padrões de qualidade, prazos, tetos de gastos e a padronização da operação.

Somente com uma política robusta a sua empresa vai conseguir implementar as iniciativas citadas nos tópicos anteriores, assim como acompanhar com efetividade o cotidiano dos seus colaboradores.

Também vale orientar os colaboradores para que eles conheçam as regras estabelecidas pela política de despesas antes de seguir viagem. Assim, você evita o descompasso entre a expectativa do colaborador e a capacidade de cobertura da empresa.

Tal cuidado assegura que não haja frustração nem desentendimento na hora de realizar o reembolso por despesas nesse tipo de atividade.

Conte com a tecnologia

Por fim, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas robustas, que permitam o controle total do deslocamento, além do preenchimento simplificado do relatório de viagem a trabalho.

De modo geral, esses recursos também promovem uma série de benefícios às organizações, quando bem implementados, como:

• aumentam a qualidade e a eficiência da operação;
• minimizam riscos de erros ou fraudes corporativas;
• permitem um gerenciamento holístico e baseado em dados;
• maximizam o diferencial competitivo do seu negócio por meio da maturidade digital;
• reduzem custos.

A tecnologia para o gerenciamento de viagens corporativas traz diversas vantagens para todos os envolvidos nesse processo. Para os colaboradores, há praticidade e segurança na criação de relatórios, enquanto para a corporação, há segurança, economia e confiabilidade nas informações repassadas.

Como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de viagens e despesas robusto, intuitivo e responsivo, que se adéqua às necessidades do seu negócio e obedece completamente a sua política interna.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense facilita não somente o preenchimento do relatório de viagem a trabalho, mas também auxilia na organização de todo o deslocamento, desde reservas até o reembolso do colaborador.

Como o ambiente corporativo apresenta uma necessidade latente por eficiência e agilidade nos seus processos internos, vale a pena contar com um sistema completo para simplificar as viagens de sua equipe.

Viu como vale a pena contar com ferramentas capazes de simplificar o modelo de relatório de viagem? Ao contar com tais recursos, sua empresa consegue economizar um bom dinheiro, adotar uma postura justa na hora de realizar o reembolso e pode aumentar a satisfação dos seus colaboradores durante as viagens corporativas.

Entendeu por que tais benefícios são importantes para sua marca? Então, ajude outras pessoas compartilhando este artigo nas suas redes sociais!