Como economizar horas extras em viagens corporativas?

No Brasil, muitas empresas realizam viagens corporativas, seja para visitar fornecedores, encontrar com clientes, visitar filiais e muitas outras tarefas que exigem o deslocamento de uma cidade para outra, ou mesmo de um estado, ou país.

Porém, o que muita gente tem dúvidas é em relação às horas extras em viagens corporativas, afinal, quando estamos viajando em nome da empresa, muitas vezes não conseguimos cumprir apenas os horários comerciais, não é mesmo?

É preciso lembrar que, durante o deslocamento em uma viagem corporativa, o colaborador está totalmente à disposição da organização, afinal, esse tempo não seria necessário se não fosse por solicitação do empregador. Por essa razão, todo o período de deslocamento deve ser considerado no pagamento de horas extras no deslocamento de viagem.

Viajar de madrugada, trabalhar até tarde, o que a legislação brasileira fala sobre isso? Neste artigo, falaremos sobre isso e daremos algumas dicas de como sua empresa pode economizar com horas extras em viagens.

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O que a legislação diz sobre horas extras em viagens corporativas?

De acordo com o artigo 4º da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas): “Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.” (BRASIL, 1943).

Ou seja, para que possa ser considerado hora extra, é preciso ultrapassar as 8 horas diárias e 44 horas semanais. Nessas condições, a legislação determina que todos os compromissos e deslocamentos respeitem as horas estabelecidas no contrato de trabalho.

Por exemplo, se todas as atividades acontecerem dentro desse limite, não há necessidade de pagar horas extras aos colaboradores.

Porém, caso os eventos, reuniões, palestras e workshops extrapolem o horário convencional, o empregador deve arcar com as horas extras. Esse pagamento pode ser realizado financeiramente ou por meio de banco de horas.

Como falamos na introdução do texto, nesse caso, a legislação também entende o deslocamento como horário de trabalho. Assim, caso, o funcionário gaste no trajeto um tempo além da sua jornada de trabalho, esse tempo deve ser contabilizado como hora extra.

Porém, as leis trabalhistas não definem as diretrizes quanto ao direito de receber por hora extra em viagens a trabalho. Em geral, as empresas consideram dois fatores: quando o colaborador tem registro de horas e quando ele não tem.

Colaboradores com registro de horas

A primeira situação é quando o colaborador possui registro de horas. Se há um acordo e controle de carga horária trabalhada, como ponto eletrônico ou sistema de controle, a empresa é obrigada a pagar horas extras. Dessa maneira, se o colaborador viaja a trabalho fora do expediente, ele precisa receber por esse tempo, conforme explicado anteriormente.

Colaboradores sem registro de horas

Já a outra situação é quando não há controle e registro de horas. De acordo com o artigo 62 da CLT, quando o colaborador exerce atividades externas incompatíveis com uma jornada de trabalho fixa ou nas situações em que ele exerce cargo de confiança, não é necessário pagar horas extras, se o trabalho realizado for além do horário normal ou comercial estabelecido pela empresa.

O mesmo se aplica quando a empresa não conta com um sistema de controle de horas e no caso de trabalhadores externos. Afinal, não é possível comprovar as horas que o trabalhador utilizou a mais.

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Como reduzir custos com as horas extras em viagens corporativas?

Agora que já vimos o que a legislação brasileira considera hora extra em viagens corporativas e como as empresas devem se comportar em cada uma das situações, vamos entender como é possível reduzir os custos com as horas extras em viagens corporativas.

Utilize banco de horas

A primeira maneira de reduzir custos é com a implementação de banco de horas. Dessa forma, todas as horas trabalhadas após o horário de trabalho poderá ser utilizada pelo colaborador futuramente.

Isso permite que o colaborador possa prolongar um período de férias ou um feriado, por exemplo. Com o banco de horas, é feita a troca do pagamento em dinheiro pelas horas no banco.

Se sua empresa ainda não conta com um banco de horas, não se preocupe, de acordo com a Lei 13.467, vigente desde 11 de novembro de 2017, o banco de horas pode ser instituído por meio de um acordo individual entre empregadores e empregados, sem que seja necessária a participação do sindicato. Porém, a compensação das horas trabalhadas a mais deve acontecer dentro de um limite de 6 meses.

Faça um bom planejamento

A melhor maneira de evitar imprevistos com o transporte e com horários que vão além da jornada estabelecida em contrato com o colaborador é adotar um planejamento eficiente para a sua viagem corporativa.

A antecedência realmente reduz significativamente os custos de uma viagem corporativa. Assim, você tem maior possibilidade de conseguir horários mais convenientes para seus funcionários, de modo que eles possam cumprir todas as tarefas dentro da jornada estabelecida em contrato.

Além disso, com mais tempo, seu colaborador pode se preparar melhor para realizar as atividades propostas sem dificuldades, tornando a viagem mais eficiente.

Envolva seus colaboradores

Outra dica importante para reduzir gastos com horas extras em viagens corporativas é envolver os colaboradores em todas as decisões. Ou seja, as empresas precisam envolver ativamente os seus funcionários nos processos de organização das viagens, isso porque, quanto mais inseridos eles estiverem, melhor serão as decisões do deslocamento.

Nesse aspecto, não deixe de lado as políticas de viagens, muito pelo contrário, torne essas diretrizes cada vez mais presentes no cotidiano da operação, de modo a minimizar riscos e garantir compliance e governança corporativa.

Utilize o Bleisure

Bleisure é um conceito onde as viagens corporativas e viagens a lazer se misturam, nesse sentido, você pode oferecer dias extras na viagem para que os colaboradores possam curtir e aproveitar a cidade, como esse período não será contado como horas trabalhadas, não irá ultrapassar as 44 horas semanais e não será necessário o pagamento de horas extras.

Conte com a ajuda da tecnologia

Por fim, tenha em mente que a tecnologia é sua grande aliada, não somente no gerenciamento de viagens e despesas, mas também na automação dos cálculos envolvendo as horas extras no deslocamento de viagem.

Por essa razão, escolha sistemas inovadores, que atendam às necessidades da sua organização e sejam de fácil implementação, maximizando a maturidade digital e simplificando o cotidiano da sua operação.

Descubra: O que é self-compliance e como essa ação impacta as viagens corporativas

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