8 principais tipos de fraudes nas despesas corporativas

Há vários tipos de fraudes que podem ocorrer em despesas corporativas: todos eles representam desafios significativos para quem atua na gestão financeira das empresas. Mesmo com políticas de compliance bem definidas e práticas de governança em dia, falhas nos processos de prestação de contas, reembolsos e relatórios podem abrir brechas para irregularidades — algumas sutis, outras recorrentes e de alto impacto.

Gestores, líderes e diretores financeiros sabem que garantir a conformidade exige atenção constante. E, apesar do planejamento e controle, ainda é comum depara-se com desvios de conduta relacionados ao uso indevido de recursos da empresa. Muitas vezes, esses comportamentos passam despercebidos por longos períodos, comprometendo a saúde financeira da organização.

Por isso, neste artigo, vamos abordar os principais tipos de fraudes nas despesas, como elas acontecem e o que fazer para preveni-las. Boa leitura!

Qual é a importância de conhecer os diferentes tipos de fraudes nas despesas?

Uma pesquisa da Grant Thornton, divulgada pela CNN Brasil, revelou que 63% das empresas no Brasil sofreram fraudes corporativas entre agosto de 2023 e agosto de 2024.

Os prejuízos foram significativos: 46% perderam mais de R$ 500 mil, e 11% relataram perdas acima de R$ 10 milhões. Em quase todos os casos, menos de 20% dos valores foram recuperados.

Os setores mais afetados foram: indústria, agronegócio, varejo e tecnologia. A maioria das fraudes foi praticada por funcionários e ex-funcionários, o que reforça a importância de programas de integridade, cultura antifraude e monitoramento constante.

A falta de ações preventivas, segundo o estudo, amplia a recorrência desses crimes. Além dos prejuízos nas relações com parceiros e perda de dinheiro, as empresas que sofrem com o problema ainda podem ter problemas com órgãos fiscalizadores — por meio de multas e sanções.

Portanto, é fundamental estabelecer uma cultura organizacional pautada na ética, transparência e governança para minimizar esses riscos de fraudes. Assim, é possível promover uma gestão e liderança voltadas para a conformidade de gastos.

Do mesmo modo, também pode-se incentivar e conscientizar os funcionários a manter os gastos nas políticas internas de despesas. Até porque os colaboradores são eles próprios fontes de alguns tipos de fraudes, podendo ocasionar impactos financeiros negativos para a organização.

Quais são os principais tipos de fraudes nas despesas que devem ser monitorados?

Como foi possível ver, os custos e problemas associados às fraudes e aos desvios praticados nas empresas podem acabar até inviabilizando financeiramente o negócio. Então, para identificar esses problemas com maior rapidez e combatê-los, listamos aqui os tipos de fraudes mais comuns. Confira!

1. Despesas mascaradas

Um dos tipos de fraudes mais antigos por quem quer se dar bem e prejudicar a empresa é o uso de notas mascaradas. Exemplo disso, é quando o funcionário vai a um bar ou num jantar para uma noite de lazer e apresenta uma nota fiscal para o gestor, informando que foi a uma reunião com cliente em restaurante na hora do almoço.

2. Uso de verba da empresa para fins pessoais

Outra prática é quando o gestor disponibiliza ao colaborador, principalmente em viagens de negócios, uma quantia em dinheiro para arcar com suas despesas.

O problema, neste caso, é que o funcionário pode usar para fins pessoais e apresentar um recibo como se tivesse gastado aqueles recursos com alimentação.

3. Desrespeito às políticas de viagem

Muitos profissionais almejam fazer viagens de negócios, mas uma coisa que eles descobrem nessa rotina é que não há nada de glamouroso ou fantástico nelas, e que eles lidam com orçamentos reduzidos para as despesas, entre outros desafios.

Por isso, também é frequente identificar mudanças e atualizações sem permissão nas políticas de viagens, habilitando opções fora da conformidade de gastos.

4. Reembolso duplo

Este é um dos tipos de fraudes mais difíceis de detectar à primeira vista — e que, por isso, podem passar pela aprovação dos gestores mais meticulosos. Trata-se de um reembolso duplo, quando o colaborador solicita reembolso apresentando comprovante de combustível e também uma nota de quilometragem rodada, por exemplo.

Para evitar essa prática, é preciso deixar bem transparente a forma de reembolso adotada pela empresa e estabelecer um processo de auditoria para detectar tais detalhes.

5. Despesas infladas

Mais uma fraude clássica: as despesas infladas ocorrem quando o colaborador compra um item ou serviço e aumenta o valor no relatório. Por exemplo: um material de escritório custou R$ 30, e o funcionário apresenta uma nota fiscal de R$ 50.

Essa prática desleal é realizada tanto por funcionários quanto por estabelecimentos, como lojas e restaurantes, que aceitam emitir notas de valor maior do que o real.

6. Extravio de comprovantes

Entre os tipos de fraudes, podemos dizer que esta é a mais fácil e recorrente. Isso porque basta ao colaborador dizer que "perdeu" o comprovante. Assim, o profissional acredita que poderá definir um valor sem precisar comprovar, como solicitar um reembolso maior do que foi efetivamente gasto.

É muito fácil evitar essa prática. A empresa pode não apenas exigir a obrigatoriedade da apresentação de notas fiscais para o processo de reembolso, como também pode usar meios tecnológicos para mitigar os extravios, como a digitalização de recibos.

7. Benefícios a terceiros

Nesta situação, muitos colaboradores com maior autonomia nas reservas de passagens e hospedagens, por exemplo, se aproveitam disso para conseguir esses benefícios para familiares ou amigos. No entanto, tecnologias de auditoria com inteligência artificial conseguem detectar tais fraudes.

8. Gastos camuflados como "diversos"

Por fim, vale ressaltar esse método de desvio de verba, realizado ao adicionar despesas pessoais em uma viagem corporativa como "diversas" na categorização do relatório de despesas.

Imagine ficar analisando se aquele comprovante de R$ 20 faz sentido como custo diverso — certamente, passa despercebido. Por isso, as ferramentas e soluções tecnológicas também ajudam a mitigar as fraudes nesse contexto.

Como a cultura antifraude impacta os resultados da empresa?

Implantar uma cultura antifraude vai muito além da adoção de ferramentas de controle ou de auditorias periódicas. Trata-se de criar um ambiente organizacional onde ética, transparência e responsabilidade sejam valores praticados no dia a dia e disseminados por todos os níveis hierárquicos.

Essa postura preventiva tem efeitos positivos não apenas no controle de despesas, mas também em aspectos estratégicos, como reputação, confiança e longevidade da empresa. Vamos conhecer os benefícios de uma cultura antifraude!

Redução de perdas financeiras diretas

Um dos efeitos mais imediatos da cultura antifraude é a diminuição de prejuízos causados por irregularidades em reembolsos, adiantamentos ou falsificação de documentos.

Quando os colaboradores sabem que existem mecanismos robustos de verificação e penalidades claras para comportamentos inadequados, a probabilidade de fraudes recorrentes diminui significativamente.

Além disso, práticas como o uso de softwares de gestão de despesas, conferência automatizada de recibos e auditorias internas sistemáticas tornam o processo mais seguro.

Isso permite à empresa identificar inconsistências rapidamente e agir antes que se tornem um problema maior. Assim, o desperdício de recursos é reduzido, e os gestores terão uma previsibilidade orçamentária mais precisa.

Melhora na reputação corporativa e atração de investidores

A transparência na gestão é um dos pilares que sustentam a imagem institucional de qualquer negócio. Empresas comprometidas com práticas éticas destacam-se em seu mercado de atuação, fortalecem relações com fornecedores e clientes e tornam-se mais atrativas para investidores e parceiros estratégicos.

A reputação construída com base na integridade tem peso significativo, especialmente em setores regulados ou que dependem de capital externo.

Investidores valorizam empresas que demonstram controle efetivo sobre seus processos internos e mitigam riscos operacionais e legais. Nesse sentido, uma cultura antifraude sólida torna-se um diferencial competitivo.

Engajamento dos colaboradores com valores éticos

Outro benefício tangível da cultura antifraude está no fortalecimento do senso coletivo de responsabilidade e pertencimento. Quando a empresa deixa claro que práticas desonestas não são toleradas e que condutas éticas são valorizadas, a organização cria um ambiente colaborativo pautado em confiança e respeito.

Colaboradores engajados com os valores da empresa tendem a se comprometer mais com seus resultados, a agir com transparência e a contribuir para um clima organizacional mais saudável. Isso também favorece a retenção de talentos, pois profissionais éticos buscam ambientes que compartilhem seus princípios.

Além disso, um time bem informado e treinado consegue identificar comportamentos suspeitos com mais agilidade, tornando-se um aliado no combate às fraudes.

A criação de canais de denúncia anônimos, programas de integridade e treinamentos recorrentes são algumas das ações que ajudam a consolidar essa cultura e a envolver todas as áreas da organização.

Como acabar com os tipos de fraudes usando a tecnologia?

Falamos bastante aqui sobre a importância de usar ferramentas para identificar os tipos de fraudes e minimizar esse risco. Afinal, além de uma boa política, conscientização dos colaboradores e realização de auditorias, somente com bons recursos é possível diagnosticar alguns desvios.

Com os serviços de auditoria, detecção de fraudes e inteligência consultiva, o SAP Concur Travel & Expense gerencia todas as viagens e despesas corporativas, garantindo o compliance e reduzindo esses problemas.

Além de auxiliar na prestação de contas, digitalização de recibos e na automação dos pedidos de reembolso, o SAP Concur Travel & Expense oferece tudo o que você precisa para analisar os gastos e identificar problemas antes mesmo do pagamento dos reembolsos.

Confira alguns benefícios do SAP Concur Travel & Expense:

• automatiza o processo de prestação de contas, reduzindo erros manuais e retrabalho;
• integra viagens e despesas em uma única plataforma, facilitando o controle financeiro;
• melhora a conformidade com políticas internas, reduzindo riscos de fraudes e abusos;
• oferece relatórios detalhados e em tempo real para tomada de decisões estratégicas;
• aumenta a produtividade dos colaboradores ao simplificar o reembolso de despesas.

Adotar uma postura ativa para combater os principais tipos de fraudes relacionadas às despesas é imprescindível para garantir a sustentabilidade e a credibilidade da empresa. Além de reduzir perdas, fortalece a cultura organizacional. Com prevenção e controle, é possível crescer com segurança.

Ficou interessado em combater as fraudes e antecipar-se aos riscos com o uso da tecnologia? Então, entre em contato agora mesmo!