Como adequar a política de compliance da empresa com a LGPD?

A relação entre compliance e LGPD se tornou indispensável para empresas que lidam com dados pessoais no Brasil. Desde a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados, em 2018, alinhar regras internas às exigências legais deixou de ser opcional — passou a ser uma questão estratégica e jurídica. Isso exige ações coordenadas entre governança, TI, jurídico e liderança.

Mais do que evitar multas, a adequação à LGPD fortalece a reputação da empresa, protege informações sensíveis e melhora a relação com clientes e parceiros. Neste artigo, você vai entender como estruturar uma política de compliance que garanta conformidade e reduza riscos. Continue a leitura!

O que você precisa saber sobre a LGPD e a política de compliance?

Para garantir a conformidade com a LGPD e fortalecer sua política de compliance, é imprescindível conhecer os pilares que sustentam a lei: segurança, privacidade e transparência. Abaixo, destacamos os principais pontos que gestores devem observar:

• segurança da informação: a empresa deve adotar medidas técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais contra vazamentos, acessos não autorizados e ciberataques. O uso de criptografia, autenticação em dois fatores e planos de resposta a incidentes é cada vez mais exigido;
• privacidade: é obrigatório informar com clareza como os dados serão coletados, tratados e armazenados. A política de privacidade deve ser revisada regularmente, refletindo novas finalidades ou tecnologias usadas no tratamento de dados;
• transparência: os titulares de dados têm o direito de acessar, corrigir ou excluir suas informações. A empresa deve oferecer canais acessíveis e práticos para essas solicitações, mantendo registros das interações conforme exigido pela ANPD.

Quais os principais riscos de não alinhar compliance à LGPD?

Ignorar a adequação entre compliance e LGPD pode gerar riscos significativos para as empresas. Entre os principais estão as sanções administrativas previstas na legislação, como advertências e multas que podem chegar a 2% do faturamento anual, limitadas a R$ 50 milhões por infração.

Além disso, há o risco de danos reputacionais, perda de confiança dos clientes e parceiros, e ações judiciais movidas por titulares de dados.

A falta de transparência e controle no tratamento de informações também pode gerar paralisações operacionais e prejuízos financeiros. Estar em conformidade vai além de cumprir a lei: é proteger a sustentabilidade do negócio.

Quem são os responsáveis por garantir a adequação à LGPD no programa de compliance?

A responsabilidade pela adequação à LGPD no programa de compliance é compartilhada, mas deve ser coordenada por algumas figuras-chave. O Encarregado de Proteção de Dados (DPO) é o ponto focal entre a empresa, os titulares dos dados e a ANPD, além de orientar colaboradores sobre boas práticas.

A equipe de compliance é responsável por integrar os requisitos da LGPD às políticas internas, monitorar riscos e garantir que as diretrizes sejam cumpridas.

Os líderes de TI, jurídico e recursos humanos também têm papéis fundamentais, pois controlam sistemas, contratos e dados sensíveis. A alta direção, por sua vez, deve estar ciente e validar todo esse processo.

Quais os 8 passos para adaptar a política de compliance à LGPD?

Após 7 anos, as empresas ainda estão se adaptando às exigências. O grande desafio é conciliar as políticas de compliance às regulamentações.

A adaptação fica mais fácil quando é feita de maneira estruturada. Por isso, vamos ver os principais passos para revisar e otimizar a política de compliance.

1. Conhecer o público

O primeiro ponto para adaptar a política de compliance e os processos de acordo com a LGPD é saber o público de quem você coleta, armazena e usa os dados pessoais. Podem ser clientes e prospects, funcionários, fornecedores e outros stakeholders.

Por isso, é essencial descobrir quem são os titulares de dados, tanto para saber para quem você precisa pedir consentimento, como para elaborar a política de privacidade com um tom de voz apropriado para aquele público.

2. Mapear os dados tratados

Também é necessário verificar todos os dados que são tratados e utilizados pela sua empresa e as operações responsáveis pela sua captação, como marketing, vendas, RH e TI. A partir disso, é possível

• estruturar a política de privacidade informando os usuários sobre as finalidades dos dados;
• ajustar a política de compliance interna, explicando para que serve cada informação, onde elas ficam armazenadas e o que deve ser feito para garantir que todas as ações fiquem em cumprimento com a LGPD.

3. Ajustar os processos de coleta e tratamento de dados

É chegada a hora de adaptar os processos e as operações internas para que todos os dados pessoais sejam coletados, tratados e usados de acordo com as regras, a política de privacidade e a autorização do usuário.

4. Corrigir contratos e ficar de olho no home office

Caso a sua organização armazene informações de fornecedores e prestadores de serviços, é importante corrigir esses contratos.

O mesmo vale para os colaboradores internos. Seja no escritório ou no home office, diversos dados são coletados pelas ferramentas e softwares. Então, deixe essas condições claras para os funcionários dentro das políticas de privacidade interna.

5. Analisar as práticas de segurança

Um dos pontos primordiais da LGPD é a manutenção e garantia das boas práticas de segurança da informação, minimizando o risco de ataques hackers e garantindo a maior proteção dos dados pessoais.

De olho neste cenário, as empresas devem analisar os mecanismos e as ferramentas de cibersegurança atuais, revisá-los e atualizá-los.

6. Divulgar a política de compliance e facilitar o acesso

Todas as medidas acima tomadas permitem ter uma nova política de compliance totalmente adequada e atualizada, em conformidade com a LGPD. Assim, é possível facilitar a divulgação e disponibilização dessa política internamente.

7. Conscientizar e capacitar a equipe

As empresas devem promover treinamentos periódicos e reciclagens para esclarecer as informações contidas na política de compliance e os ensejos sobre a LGPD.

8. Contar com um responsável por dados

Além de todo esse contexto, as organizações devem nomear um Encarregado de Proteção de Dados, também conhecido pela sigla de DPO.

Este será o responsável pela gestão e pelo monitoramento dos dados, orientação dos processos internos de segurança da informação e mediação de comunicação com os titulares e os órgãos reguladores.

Como revisar políticas internas para estar em conformidade com a LGPD?

Revisar as políticas internas é uma etapa essencial para alinhar o programa de compliance à LGPD. Confira os principais passos:

• identificar documentos que tratam de dados pessoais, como políticas de privacidade, termos de uso e códigos de conduta;
• atualizar cláusulas para refletir os princípios da LGPD, como finalidade, necessidade, segurança e transparência;
• incluir informações claras sobre os direitos dos titulares e os canais de atendimento;
• detalhar medidas de proteção adotadas para evitar vazamentos e acessos indevidos;
• garantir que as políticas estejam escritas em linguagem clara e acessível;
• promover treinamentos internos para que todos compreendam e apliquem as novas diretrizes.

Como a SAP Concur ajuda na política de compliance e na proteção de dados?

A SAP Concur está empenhada em garantir a conformidade das empresas com a LGPD, além de garantir a privacidade, segurança e governança de dados pessoais.

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• transparência do uso de dados e acesso às informações;
• retenção de dados dos clientes mediante solicitação;
• alteração do registro de dados pessoais;
• restrição de processamento;
• avisos de atualização de informação.

Como visto no artigo, alinhar compliance e LGPD é imprescindível para proteger dados e manter a confiança dos clientes. Com as práticas descritas aqui, e tecnologias eficazes, sua empresa reduz riscos e fortalece sua reputação no mercado.

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