Como realizar o controle de custos e despesas em minha empresa?

15/09/2020

O controle de custos e despesas ganhou ainda mais relevância com os desdobramentos do coronavírus em que as empresas buscam soluções para obterem a continuidade de seus negócios. Nesse sentido, vale destacar que após o impacto inicial da COVID-19 nas empresas, os números já apresentam certa melhora. Na segunda quinzena de junho, os efeitos negativos eram percebidos por 62,4% das organizações e, no mesmo período de julho, o impacto foi sentido por 37,5% das empresas, de acordo com levantamento do IBGE. Por isso, neste cenário, o controle de custos e despesas é ainda mais importante para que as organizações possam enfrentar os desafios atuais com gestão adequada e, principalmente, planejamento. Saiba mais!

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Entenda o que é o controle de custos e despesas

Antes das dicas sobre controle de custos e despesas é importante destacar as diferenças entre as duas nomenclaturas. Os custos são os gastos relativos a aquisição ou produção de mercadorias e serviços, como matéria-prima, mão-de-obra, depreciação de equipamentos, além de energia elétrica, manutenção, limpeza entre outros. Já as despesas são os gastos administrativos de um negócio, como comercial, marketing e financeiro, por exemplo. 

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Saiba como realizar o controle de custos e despesas na sua empresa!

Analise todos os custos e despesas

O primeiro passo para realizar a gestão financeira total de sua empresa é reunir as equipes de administração e financeira e levantar todos os custos e despesas. A partir disso, é necessário realizar uma análise de todos esses valores e, em conjunto, identificar o que pode ser reduzido, otimizado ou até cortado. Vale destacar que essa ação precisa ser criteriosa e desenvolvida em conjunto para não eliminar recursos importantes para a continuidade da operação.

Adote um processo de gestão

Adotar um processo de gestão é uma etapa fundamental para obter sucesso no controle de custos e despesas. Para isso, é importante realizar o planejamento financeiro empresarial com todos os gastos e receitas em curto e longo prazo. Aqui, é importante levantar realmente todos os valores gastos pela empresa, inclusive a média das despesas iniciadas pelos colaboradores, mesmo que sejam pequenas.

Automatize os processos

Automatizar processos é um passo importante para o controle de custos e despesas, já que, após um investimento inicial, sua empresa garante o retorno desse valor e passa a economizar com a redução de gasto da operação, já que processos mais ágeis e eficientes garantem maior produtividade por parte dos colaboradores.

Aperfeiçoe a gestão do tempo dos colaboradores

Eliminar horas extras desnecessárias, às vezes, parece ser desafiador para os gestores. No entanto, reuniões, por exemplo, que tomam tempo de produção, devem ser repensadas e só devem ser realizadas quando realmente for preciso, mas ainda assim com horário exato de início e encerramento. Desta maneira evita-se o excesso e as reuniões intermináveis que prejudicam a produtividade, os custos da empresa e até a motivação dos colaboradores.

Melhore a gestão de fornecedores

A gestão de fornecedores também é importante para o sucesso do controle de custos e despesas de uma empresa. Assim, é importante que o setor administrativo, mais precisamente de compras, busque uma renegociação de valores, principalmente neste período, ou até buscar por outros fornecedores que apresentem uma proposta financeira, com preço e prazo de pagamento, mais vantajosa à sua organização.

Invista em um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores

Por fim, como já citado na automatização de processos, investir em tecnologia é fundamental para otimizar atividades e garantir maior produtividade por parte dos colaboradores. A partir de um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas, por exemplo, sua empresa disponibiliza aos colaboradores uma plataforma poderosa que proporciona velocidade, agilidade e eficiência em todas as tarefas relacionadas aos custos empresariais. 

Além disso, sua organização garante uma série de benefícios. Confira os principais:

  • Envio de nota fiscal via aplicativo

  • Reembolsos mais rápidos e assertivos

  • Fortalece a política de reembolso

  • Previne fraudes

  • Redução efetiva de custos

  • Maior produtividade por parte dos funcionários

Leia também: Confira as principais tendências para a retomada das viagens corporativas

Conte com a SAP Concur

Como visto, para realizar o controle de custos e despesas com sucesso, é fundamental investir em tecnologia como um sistema de gestão de gastos corporativos iniciados pelos colaboradores. Por isso, o SAP Concur Travel Expense é uma ferramenta completa que integra os processos de Travel & Expense em um só lugar e disponibiliza a visualização de reservas de viagens corporativas e detalhes de gastos empresariais em uma única plataforma.

As empresas que escolhem o SAP Concur Travel Expense têm os seguintes benefícios:

  • Decisões mais inteligentes e baseadas em dados com uma visão macro dos gastos

  • Identificação de violações de conformidade de política de custos automaticamente

  • Economia de tempo lançando dados de reservas em relatórios de despesas automaticamente

  • Simplificação de orçamentos, preveja gastos com mais precisão e melhore a negociação com fornecedores

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