Os relatórios de viagem a trabalho são instrumentos fundamentais para a gestão das viagens. Através dele, é possível fazer o controle do orçamento de viagens e dos gastos realizados durante todo esse processo.

 

É uma forma de monitoramento de custos, pois este documento contém todos os gastos da viagem corporativa, simplificando a tomada de decisão e as definições de estratégias futuras. Quando não temos dados suficientes, perdemos muitas vezes boas oportunidades de crescimento, de fazer ajustes e de cortar custos.

 

Por isso, a importância de fazer o relatório de viagem a trabalho. Consulte sempre que possível, pois eles contribuem na gestão financeira do negócio.

 

 

O relatório de viagem a trabalho é uma importante ferramenta de controle financeiro para a organização.

 

As viagens corporativas são estratégias eficazes e indispensáveis para muitas organizações, mas para ela ocorrer de maneira adequada, é preciso um bom planejamento.

 

E, aí que os relatórios podem ser importantes, pois eles evitam surpresas desagradáveis com custos desnecessários que podem comprometer o orçamento da empresa.

 

Eles também servem para facilitar o processo de reembolso de despesas, fraudes na prestação de contas, controle das despesas, centralização dos dados e muito mais.

 

Além dessas informações, ele traz insights valiosos que podem contribuir na tomada de decisão do negócio.

 

 

Embora não haja um padrão determinado para o relatório de viagem a trabalho, algumas informações são fundamentais e não devem faltar. Para que isso ocorra, considere as necessidades individuais da empresa e use dados simples, sucinto e inteligente.

 

Dessa forma, o documento poderá ser entendido por qualquer profissional do departamento financeiro, além de facilitar a comunicação entre os setores internos. No relatório de viagem a trabalho, alguns dados podem ser úteis como:

 

 

Essas informações são essenciais para a montagem do relatório. É de extrema importância que o colaborador preencha tudo detalhadamente, para que não haja divergências e dúvidas futuras na hora da análise do relatório.

 

Separamos abaixo, algumas dicas que facilitarão a elaboração do relatório de despesas de viagem a trabalho. Confira!

 

Antes de mais nada, a política de viagens precisa estar bem definida e clara para todos que tenham compromissos externos, exemplo:

 

as viagens corporativas.

 

A política de viagens, nada mais é que o conjunto de normas, direitos e deveres para nortear todas as etapas envolvidas na organização de uma viagem corporativa, com ela é possível evitar contratempos e gastos extras.

 

Após o alinhamento da política de viagens, é necessário criar um modelo padrão de relatório para que ele seja utilizado em todas as viagens.

 

Para consolidar as informações de reembolso no relatório, é necessário que a empresa tenha uma política para essa prática muito bem estabelecida, assim como os limites, os prazos e os meios para sua comprovação. É preciso deixar claro aos funcionários quais despesas podem ser reembolsadas e como eles podem solicitar o reembolso corretamente.

 

Claro que a melhor forma para conseguir descontos ou condições de pagamentos especiais, é a reserva antecipada das viagens corporativas, uma prática que gera mais economia e maior conforto aos profissionais. Mas, existem imprevistos e serviços que precisam ser pagos durante a viagem. Portanto, estabeleça a política de reembolso em sua organização.

 

Uma forma de melhorar e agilizar o registro das despesas no relatório, é usando a tecnologia, ou seja, encontrar soluções e serviços especializados em viagens corporativas. No mercado há diversas soluções com expertise no assunto. Ao utilizar essas plataformas especializadas, você terá muito mais tranquilidade no processo, assim como consegue simplificar e otimizar o seu tempo.

 

 

O SAP Concur Expense pode ajudar a sua empresa a como contabilizar ajuda de custo. Consistindo em um sistema de gestão de despesas, o SAP Concur Expense é intuitivo e responsivo, valorizando diretamente a experiência dos colaboradores e se adaptando a qualquer dispositivo.

 

Com recursos inovadores, o SAP Concur Expense simplifica a gestão dos gastos realizados, assim como digitalização dos comprovantes de despesas, elaboração dos relatórios e validação das solicitações de reembolsos.