21/04/2020
Com as constantes mudanças do mercado, as organizações têm adotado medidas mais emergentes e facilitadas para gerenciarem seus capitais, dentre elas o relatório de despesas.
Na prática, pode-se definir esse documento como um arquivo que reúne todos os gastos envolvidos em uma determinada ação dentro da empresa, desde implementações de projetos até deslocamentos dos funcionários. De modo geral, o relatório de despesas visa parametrizar os custos detalhadamente. Com isso, os gestores têm informações suficientes para tomadas de decisões mais assertivas e estratégicas.
Conforme levantamento da PwC, 55% dos entrevistados acreditam que essas ações ajudam a minimizar fraudes em pagamentos, o que auxilia na redução de gastos. Nesse sentido, para te ajudar a compreender os benefícios da elaboração de um relatório de despesas e como produzi-lo, produzimos esse conteúdo com tudo o que você precisa saber. Confira.
Veja também: 5 estratégias de controle de custos e despesas corporativas
Uma das principais vantagens do documento, sem dúvidas, é a otimização de custos, como citado. Por meio de um gerenciamento mais assertivo, é possível categorizar com mais eficiência os desembolsos e identificar com facilidade os gargalos.
Outro benefício que demonstra a importância do relatório de despesas é o controle financeiro. Através de informações, o gestor sabe exatamente onde e como os bens da empresa estão sendo empregados, o que torna mais simples realizar algum tipo de corte dos gastos desnecessários. Finalmente, o relatório permite revisão de todos os custos, minimizando as chances de falhas operacionais e erros nos pagamentos. Com isso, evita-se prejuízos.
Elaborar um documento para administração das despesas exige uma série de processos. Separamos os principais abaixo.
Muitas organizações acabam abrindo espaço para prejuízos porque não possuem regras claras e isso é um erro. De maneira simplificada, esse problema pode ser resolvido facilmente com a definição de uma política de despesas. Por sua vez, esse direcionamento consiste em normas que permeiam a utilização dos bens da empresa e todas as parametrizações que envolvem esses gastos.É fundamental que esse regime seja claro e replicável, de modo que todos os colaboradores o sigam. Dessa forma, é possível prever gastos e padronizar todos os relatórios, além de prazos e processos de reembolso.
Outro aspecto essencial da política de despesas é a definição de gestores responsáveis em cada setor para validação dessas informações.
Veja mais: Como melhorar a política de reembolsos de despesas na sua empresa?
Estabelecer um limite de gastos é uma maneira eficiente de manter o controle financeiro e definir os itens restituíveis. Além disso, nessa fase é importante definir todos os custos antecipados, ou seja, que precisam ser pagos ou organizados com precedência.
Por fim, a tecnologia é uma aliada para automação de processos e com o relatório de despesas não seria diferente.Por isso, adotar plataformas apropriadas não apenas minimiza drasticamente as chances de erros, como também maximiza a produtividade da equipe.
Ademais, as ferramentas tecnológicas centralizam com facilidade os dados, concedendo informações precisas tanto para os gestores quanto para os funcionários.
Quando o assunto é inovação, a SAP Concur Expense é a melhor opção do mercado. Contando com um design leve, eficiente e de fácil instalação, o sistema para gestão de gastos da SAP Concur controla todos os custos de maneira prática.Além disso, por meio da SAP Concur Expense é possível elaborar relatório de despesas completo e acompanhá-lo em tempo real. A plataforma também viabiliza a comunicação com fornecedores, melhora a saúde financeira da organização e potencializa o fluxo de caixa.
Quer saber mais? Entre agora mesmo em contato e confira.
