Gestor de viagens corporativas: como funciona a atuação na prática!

17/11/2021

Quando falamos em um gestor de viagens corporativas, a primeira impressão nas empresas é ‘não tenho necessidade desse tipo de profissional’, ‘para que preciso ter um gestor de viagens’, ou ainda ‘não tenho tantas viagens que exijam alguém dedicado a isso’. Estes comentários são bem comuns entre os líderes, diretores e executivos dos negócios. O que revela alguns grandes problemas.
 

Erro na definição de responsabilidades

Normalmente, pode-se jogar as funções e responsabilidades que seriam do gerente de viagens corporativas para outros funcionários ou setores da organização, como o administrativo e o recursos humanos. Ou seja, na prática, tais áreas e colaboradores ficarão sobrecarregados com atuações além do seu conhecimento e escopo de trabalho.

Falta de dedicação no planejamento e gestão de viagens

Quando os principais líderes pensam desse jeito, fica claro que eles não dão o devido valor e importância para o planejamento, controle e gerenciamento das viagens de negócios. O que pode trazer impactos e consequências futuras, como falta de visibilidade dos gastos nas viagens e despesas acima do orçamento.

Visão incompleta sobre as viagens e deslocamentos

Muitos diretores acreditam que sua empresa realiza poucos deslocamentos de negócios, seja por falta de informação da operação, de achismos ou até mesmo pelo negócio não ser tão grande. Por isso, eles acham que não precisam do gestor de viagens corporativas.
 
Contudo, mesmo no cenário de pequenas companhias ou de empresas com poucas viagens, a atuação de um gerente de viagens corporativas contribui e muito. Afinal, o profissional poderá direcionar esforços em planejamentos de viagens mais econômicas e sustentáveis.
 
Além disso, o gestor pode se dedicar para que cada deslocamento tenha motivos específicos, como reuniões e relacionamento com clientes, participação em eventos, palestras e seminários, capacitação profissional, e gere resultados.

Falta de conhecimento sobre a profissão do gerente de viagens

Outro ponto preocupante em relação à visão dos diretores e executivos é a falta de conhecimento sobre a atribuição do gestor de viagens corporativas. Até porque, para acreditar que não precisa do profissional, certamente, o líder não tem a análise completa de tudo o que esse gerente de viagens pode fazer e entregar para o negócio.
 
Portanto, para desmistificar todas essas questões, neste conteúdo, vamos falar de forma mais detalhada sobre quem é o gestor de viagens corporativas e sua importância.

O que faz um gestor de viagens corporativas na prática?

Ao olhar para um gestor de viagens corporativas, certamente, a imagem que se cria é de uma função ligada à organização dos deslocamentos e fluxos dos colaboradores que viajam a negócios. No entanto, a sua atuação não fica restrita apenas a esse controle.
 
Também conhecido como travel manager, o responsável pelo gerenciamento de viagens tem fundamental importância nas empresas. Até porque os gastos com deslocamentos são vistos como a 2ª maior despesa corporativa, perdendo apenas para a folha de pagamento. Logo, o gerente de viagens tem função estratégica, principalmente, para evitar a perda de controle desses gastos e garantir a otimização dos custos durante os deslocamentos, identificando potenciais de economia, como por exemplo:
  • Realização de viagens de carro ao invés do avião;
  • Menor tempo de estadia em uma viagem;
  • Substituição de uma viagem pontual por um encontro online;
  • Entre outras opções.
Assim, trata-se de um processo amplo e complexo que demanda uma grande responsabilidade para acompanhar, controlar, planejar e gerenciar tudo o que envolve os processos de deslocamentos.
 

Qual a importância do gestor de viagens corporativas?

Além das questões de custos envolvidos nas viagens e do planejamento do deslocamento em si, o gerente tem papel crucial para alinhar a estratégia e a realização das viagens de negócios. Assim, é possível garantir a segurança e a saúde dos colaboradores durante os deslocamentos, assim como fornecer uma boa experiência para eles nas viagens.
 
Outro impacto da sua atuação é assegurar o cumprimento das políticas de viagens e buscar a melhor relação custo-benefício na contratação dos serviços dos fornecedores de acordo com as necessidades de cada viagem. Mas a sua importância não para por aí. Uma vez que o travel manager deve ser capaz de acompanhar e registrar tudo o que acontece nos deslocamentos. Desse modo, também precisa ficar atento e atualizado com todas as melhores práticas e tecnologias que podem ser adotadas para facilitar e otimizar a gestão e os custos.
 

Atividades mais frequentes do gestor de viagens corporativas

Diante de todo esse cenário, apresentamos uma lista de tarefas e procedimentos mais comuns que os gerentes de viagens corporativas devem executar no seu cotidiano. Confira:
  • Analisar, manter e buscar novos fornecedores para os serviços de viagens e mobilidade;
  • Acompanhar a reserva e a emissão de passagens aéreas;
  • Realizar reservas em hotéis e providenciar serviços de transporte e mobilidade para os colaboradores viajantes;
  • Gerenciar e ter melhor controle sobre os processos das viagens;
  • Conhecer bem o perfil dos funcionários e das suas necessidades nos deslocamentos;
  • Garantir a segurança dos passageiros durante as viagens;
  • Prestar esclarecimentos aos colaboradores sobre cada viagem, os protocolos e políticas necessárias;
  • Deixar clara a política de despesas reembolsáveis, com os respectivos limites e tetos de gastos;
  • Elaborar e gerenciar os fluxos de relatórios de despesas;
  • Conhecer tecnologias no mercado para tornar os processos de planejamento e gerenciamento das viagens mais simples, ágeis e eficientes;
  • Promover processos adequados e otimizados para análise, aprovação e pagamento de reembolsos de gastos;
  • Analisar de forma contínua os dados das despesas e viagens para uma gestão mais eficiente;
  • Mensurar os dados apresentados nos relatórios gerenciais de viagens e custos, verificar pontos de melhoria e traçar novas estratégias.

Quais os conhecimentos necessários para o gestor de viagens corporativas?

Para realizar essas tarefas mencionadas, os gerentes de viagens corporativas precisam ter conhecimentos mais amplos e capacidades de se envolver com diferentes áreas. Por isso, podemos dizer que suas principais atribuições e conhecimentos estão relacionados a:

Mercado de viagens corporativas

Aqui o gestor deve ficar atualizado e acompanhar as tendências do mercado, avaliando e identificando mudanças, oportunidades e riscos. Assim, é possível garantir maior prontidão na empresa para se adaptar às novidades.

Capacidade de gerenciar processos e manter o controle

Os fluxos das rotinas administrativas e de planejamento das viagens são extensos e exaustivos. Por isso, o gestor deve saber gerir todos os processos, mantendo o controle das viagens, dos colaboradores e de terceiros, e buscando formas de otimizar as práticas dos deslocamentos.
 

Cuidado com os viajantes

Elemento central das estratégias de viagens, os colaboradores precisam ser ouvidos sobre os seus desafios e necessidades nos deslocamentos. Além disso, o gerente tem que proporcionar segurança, bem-estar e conforto nas viagens, assegurando a eficiência de cada deslocamento e o dever de cuidado com o funcionário.

Negociação de acordos com fornecedores

A capacidade e o potencial de negociação têm que ser intrínsecos ao gestor de viagens corporativas. Afinal, ele vai tratar de acordos comerciais relacionados aos serviços adequados ao perfil dos viajantes, além de identificar novas demandas de projetos para inclusão de novos serviços ou parceiros.

Verificação de políticas e cumprimento do compliance

O travel manager precisa ser capaz de estabelecer as normas e políticas para as viagens e despesas, de modo claro e detalhado. Assim, ele consegue também comunicar essas regras, atuar junto aos colaboradores para garantir sua realização e interceder caso seja necessário por falta de algum cumprimento.

Análise de dados e indicadores

Este talvez seja o principal ponto de atuação e atenção do gestor de viagens corporativas. Isso porque a capacidade analítica é fundamental para todo o restante. Uma vez que o gerente deverá acompanhar e divulgar os resultados dos indicadores de custos e viagens, avaliar os níveis de qualidade dos serviços prestados e identificar potenciais economias com todo o trabalho de planejamento e negociação realizado.
 

Erros que o gerente de viagens corporativas precisa evitar

Obviamente, não existe um processo padrão de atuação do gestor de viagens corporativas para atingir a excelência nos deslocamentos, garantindo mais economia, maior satisfação dos colaboradores, melhor planejamento e controle.
Porém, os gerentes responsáveis precisam tomar cuidado com erros que podem colocar todos os esforços na gestão de viagens por água abaixo. Então, confira algumas falhas que você não pode se permitir em relação ao gerenciamento dos deslocamentos:
 
1. Falta de planejamento com antecedência
Não fazer os planejamentos e reservas com antecedência, seja de passagens, hospedagens e outros serviços, pode não só perder possíveis descontos, como encarecer todo o processo.
 
2. Demora para tomada de decisão
Outro problema comum na gestão de viagens é demorar para tomar decisões, desde a definição por uma viagem, o tempo de estadia e o meio de transporte, até os demais detalhes do processo.
 
3. Falta de conhecimento sobre regras do transporte aéreo
Muitas vezes, é preciso gerenciar as remarcações e adiamentos de passagens. Porém, a ausência de conhecimento no tema pode fazer com que as empresas não usufruam dos seus direitos corretamente e percam dinheiro nesse processo.
 
4. Problemas de alinhamento com colaboradores e fornecedores
Os colaboradores estão questionando que a política de despesas nas viagens não havia sido passada a tempo ou com todas as normas. Os fornecedores reclamam que os serviços são agendados em cima da hora e com exigência da manutenção de desconto. Tais questões de alinhamento e comunicação com as duas partes são grandes falhas do gestor de viagens corporativas. O que pode comprometer todo o andamento e controle dos deslocamentos.
 
5. Dados e relatórios realizados de forma manual
Imagine só fazer todo o trabalho de prestação de contas, lançamento de comprovantes, desenvolvimento de relatórios e solicitações de reembolsos de modo manual. O risco de erros no preenchimento é alto. Isso sem contar a possibilidade de perder as informações e a falta de integração dos dados. O que pode comprometer a visibilidade das despesas e análises mais aprofundadas sobre as viagens. Por isso, os gestores devem ficar de olho nesse aspecto para sugerir melhorias no aspecto de digitalização e modernização da gestão das viagens.
 

Principais desafios do gestor de viagens corporativas

Por fim, é importante destacar algumas dicas e tendências que merecem atenção dos gerentes de viagens, visando a superação de desafios para alcançar melhores resultados na sua função.
 
Não esquecer a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): é fundamental que a coleta, monitoramento e uso de dados dos colaboradores e fornecedores estejam em cumprimento com a lei.
 
Monitorar os preços de tarifas: com a retomada da economia, a tendência é um aumento na busca por viagens, assim como uma alta no preço das passagens. Então, fique de olho para saber o momento certo de adquirir seu bilhete.
 
Implantar sistemas de gestão de viagens e despesas: como vimos, é impossível para o gestor atuar em tantas frentes e fazer tudo com máxima precisão. Então, as tecnologias que ajudam na automação de processos de prestação de contas, relatórios, reembolsos, categorização de despesas, visibilidade financeira, entre outras vantagens, são indispensáveis.
 
Investir na comunicação interna: para evitar problemas de alinhamento interno, falta de conhecimento sobre algum processo ou política de viagem, ou falta de reconhecimento da importância da gestão de viagens, os responsáveis pela área devem fazer um trabalho forte de comunicação.
 
Tornar as viagens mais sustentáveis: um tema cada vez mais em crescimento é a questão da sustentabilidade e isso envolve também as viagens, já que elas deixam uma grande pegada de carbono. Então, nada melhor do que estudar novas formas de melhorar a sustentabilidade nas viagens.

Como garantir uma melhor gestão de viagens corporativas com a SAP Concur

Para auxiliar os gerentes e gestores de viagens corporativas, em todas as suas atividades e responsabilidades, a SAP Concur disponibiliza uma solução inovadora e completa para gestão de despesas e viagens, o SAP Concur Travel & Expense.
 
Com a ferramenta, é possível fazer todo o planejamento, com direito a itinerário, reservas, fechamentos de acordo com fornecedores e outros detalhes. A plataforma também agiliza e facilita a inserção de comprovantes de gastos, gerando relatórios de despesas automáticos e otimizando também os processos de pedidos de reembolsos, aprovação e pagamento.
 
E não para por aí. O SAP Concur Travel ainda tem funções para aprimorar os cuidados com a experiência do viajante, sua saúde e bem-estar, assim como recursos para ter viagens mais sustentáveis. Para terminar, é possível gerar relatórios personalizados de todos esses aspectos e ter visibilidade completa de toda a operação de viagens e despesas. Quer saber mais? Entre em contato com nossos especialistas agora mesmo!