Solicitação de reembolso de despesas: como estruturar um processo efetivo?

10/03/2022

A solicitação de reembolso de despesas é um processo comum nas empresas, especialmente no momento atual, em que a pandemia mudou as práticas do mercado e obrigou as organizações a alterarem seus fluxos internos.
Isso significa que as viagens corporativas já não são mais as únicas situações em que os colaboradores geravam gastos que precisam ser reembolsados, mas agora as corporações precisam lidar com as despesas envolvidas no home office.
 
Segundo uma pesquisa realizada pela FIA (Fundação Instituto de Administração) em parceria com a FEA-USP (Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo), 73% dos respondentes estavam satisfeitos com o trabalho remoto e 78% dessas pessoas desejavam continuar nessa modalidade após a pandemia.
E, de fato, o home office, assim como o trabalho híbrido, estão cada vez mais presentes no cotidiano das operações e são duas tendências para o futuro das empresas.
No entanto, a manutenção desse tipo de trabalho envolve gastos com infraestruturas, equipamentos, sistemas e outras despesas, desafiando as organizações a otimizarem tanto a gestão financeira, quanto os fluxos de reembolsos.
 
Por outro lado, estamos acompanhando um aquecimento gradual das viagens corporativas conforme a pandemia vai cedendo e o mundo consegue retomar algumas atividades.
No entanto, essa recuperação exige disrupções das empresas, afinal, a pandemia ainda não acabou completamente e os viajantes precisam seguir uma série de regras.
Nesse aspecto, é preciso analisar os processos internos e, principalmente, estruturar um fluxo efetivo de solicitação de reembolso de despesas para garantir total aderência a esse novo mercado. Entenda abaixo o que é, importância dessa iniciativa e como implementá-la na sua organização.
 
Qual é a importância de estruturar um processo efetivo de solicitação de reembolso de despesas?
Basicamente, o reembolso pode ser definido como aqueles gastos que os colaboradores realizam com seus próprios recursos financeiros e depois são ressarcidos pelas organizações.
Como citado anteriormente, existem diversos tipos de despesas que podem ser reembolsadas, desde as realizadas em deslocamentos corporativos (tanto viagens quanto reuniões externas, por exemplo), até mesmo outros tipos de gastos, como o próprio home office.
Ao estipular um processo muito bem planejado de solicitação de reembolso de despesas, as organizações atingem alguns benefícios, são eles:
 
Clareza da operação
Não é um grande segredo que os fluxos de gestão de despesas e reembolsos são frequentemente complexos e burocráticos.
Dependendo da empresa e das suas políticas internas, essas solicitações podem passar por diversos responsáveis e departamentos, o que as tornam não somente mais demoradas, mas também mais difíceis de serem acompanhadas.
No entanto, quando as organizações elaboram um planejamento efetivo, organizando cada processo, é possível otimizar essas questões e garantir transparência na operação, tornando esses fluxos mais claros para todos os envolvidos.
Esses aspectos, por sua vez, também promovem governança corporativa, ao assegurar total conformidade aos processos planejados e às diretrizes legais.
 
Melhor gestão financeira e orçamentária
Outro ponto positivo de estruturar um fluxo de solicitação de reembolso de despesas é o reflexo que isso tem na gestão financeira e orçamentária.
Com processos muito bem definidos, as empresas conseguem cumprir com o planejamento realizado e acompanhar detalhadamente os gastos, evitando que despesas além do previsto sejam realizadas.
Dessa forma, é possível manter um controle efetivo sobre as contas, garantindo sustentabilidade financeira às empresas a curto, médio e longo prazo, viabilizando a expansão dos negócios e novos investimentos.
 
Melhor gerenciamento de riscos
As empresas estão frequentemente sujeitas a uma série de vulnerabilidades, desde os riscos financeiros, até variações econômicas do mercado, mudanças no setor de atuação, desastres naturais e crises.
Além disso, existem os riscos inerentes à própria operação, como fraudes e exposições de dados.
Com fluxos mais assertivos e valorização de aspectos como governança e compliance, as organizações conseguem reduzir os riscos e, até mesmo, implementar rápidas medidas paliativas para mitigar impactos caso algo aconteça.
 
Satisfação dos colaboradores
Por fim, um fluxo efetivo de solicitação de reembolsos tem impacto direto na satisfação dos colaboradores, isso porque eles possuem uma visão holística acerca da operação e do seu próprio processo de ressarcimento.
Desse modo, os atrasos em pagamentos ou erros nos relatórios são evitados, o que aumenta a motivação dos funcionários e pode maximizar, até mesmo, a retenção de talentos.
 
Como estruturar um fluxo efetivo de solicitação de reembolsos?
Para estruturar um fluxo efetivo de solicitação de reembolsos, porém, algumas iniciativas são fundamentais. Veja abaixo quais são elas.
 
Comece pela elaboração de uma política interna
Não há outra forma de estruturar um processo eficiente para gestão das despesas e reembolsos: é preciso elaborar uma política interna.
O ideal é ter políticas específicas de cada área, como políticas de home office, políticas de viagens e políticas de reembolsos. Desse modo, pode-se garantir mais clareza das informações e facilitar o acesso dos colaboradores.
De maneira prática, existem dois tipos de políticas que podem ser criadas pela sua empresa:
  • Política simples: consiste em um planejamento mais genérico que visa somente nortear os fluxos de prestação de contas. Isso significa que é um tipo de política que define apenas os requisitos básicos desse processo e, muitas vezes, podem se adequar a diversas áreas. Dependendo do tamanho da empresa e número de funcionários, pode ser a melhor alternativa;
  • Política detalhada: por sua vez, é aquela política rica em detalhes, que contempla não somente todo o processo de prestação de contas, validação e reembolso, mas também outros critérios, como teto de gastos por dia ou por tipo de reembolso e diferentes regras para pessoas de distintos níveis hierárquicos.
Independentemente do tipo de política elaborada, é importante que esse documento atenda às necessidades do seu negócio e esteja aderente à realidade da sua operação.
Além disso, é fundamental contar com processos escaláveis, que permitam mudanças de acordo com as disrupções do mercado ou expansão da empresa.
 
Defina um fluxo de aprovação
Elencando o tópico anterior, é preciso definir um fluxo de aprovação dos reembolsos de despesas. No geral, existem alguns tipos de processos que podem ser adotados, são eles:
  • Fluxo direto: neste processo, os relatórios de despesas são entregues diretamente para o responsável por validá-los e realizar os pagamentos. Geralmente, essa pessoa é o gestor direto, mas também pode ser o gerente financeiro, por exemplo, ou outros profissionais. A maior característica desse fluxo é a simplicidade, visto que não há a necessidade de envolver diversos agentes ou departamentos;
  • Fluxo financeiro: este é bem semelhante ao anterior, no entanto, com uma fase a mais, isso porque, após a validação por parte dos responsáveis, os relatórios são entregues ao departamento financeiro para pagamento dos reembolsos. Esse processo, porém, pode ter prazos mais demorados;
  • Fluxo de departamentos: por fim, temos um fluxo de aprovação mais complexo, em que a solicitação de reembolso passa por diversos departamentos e responsáveis. Por exemplo, é possível que os relatórios sejam aprovados pelos líderes diretos, depois por coordenadores e, então, sigam para o departamento financeiro. Neste meio tempo também podem existir processos de auditorias. Como consequência, o tempo de aprovação também pode ser maior se comparado aos fluxos anteriores e esse processo é muito comum em empresas de grande porte.
Não se assuste. Não é porque um fluxo é muito complexo que ele, necessariamente, precisa ser burocrático, nos próximos tópicos, vamos mostrar como otimizar seus processos, mesmo se a sua empresa lida com dezenas, centenas ou milhares de relatórios todos os meses.
 
Padronize a sua operação
Ao definir as políticas internas e os fluxos de aprovação, é momento de padronizar a operação. Isso significa que todos os colaboradores devem compreender as suas políticas e atuar ativamente para torná-las uma realidade.
É possível criar pequenos treinamentos para orientar os funcionários ou, ainda, elaborar documentos e dispará-los para leitura do time.
 
Estabeleça mecanismos de controle de fraudes
Como citado, as fraudes, infelizmente, são desafios comuns dentro das empresas. Sejam intencionais ou não (como erros na operação), os gestores precisam redobrar a atenção para mitigar os riscos e evitar que a gestão financeira da organização seja comprometida.
Para tal, é fundamental estabelecer mecanismos de controle de fraudes, como a implementação de auditorias frequentes e acompanhamento detalhado de toda a operação. Além disso, tenha um canal de denúncias, de modo que os próprios colaboradores possam reportar situações que fujam do ideal.
 
Tenha prazos muito bem definidos
Os prazos são definidos já na elaboração das políticas internas e na escolha dos fluxos de aprovação, porém, se eles não forem seguidos adequadamente, as chances de gargalos e erros na operação são enormes.
Por essa razão, garanta que todos do time sigam muito bem os fluxos definidos, minimizando os riscos de atrasos ou perdas de informações ao decorrer do processo.
 
Valorize a comunicação interna
Sabemos que uma das bases da expansão sustentável das empresas é a comunicação interna, afinal, sem uma troca de informações apropriada, não somente os processos podem ser menos eficientes, como os próprios colaboradores podem não se sentir valorizados.
Por isso, priorize a comunicação interna da sua empresa. Tenha canais efetivos para interações do time e estimule o envolvimento ativo da liderança no cotidiano da operação, acirrando o relacionamento dos gestores e colaboradores.
Além disso, prepare os seus líderes para lidar com situações críticas, de modo a garantir ética e respeito, independentemente do momento.
 
Não deixe a transformação digital de lado
Por fim, não podemos falar sobre a elaboração de melhores fluxos de solicitação de reembolso de despesas sem citar a importância da transformação digital.
Não é um grande segredo que as empresas estejam cada vez mais inovadoras. Para se ter uma ideia, segundo a IDC, 48% das organizações desejam continuar investindo em tecnologias em nuvem.
Uma pesquisa da ServiceNow também revela que 35% das empresas avançaram na otimização de estratégias e processos em 2021, enquanto 33% aumentaram os investimentos na otimização de serviços e suporte de TI.
Esse mesmo estudo mostra que 58% das empresas modernizaram suas plataformas e sistemas de TI e 46% melhoraram os fluxos de trabalho entre diferentes departamentos por meio da inovação.
Diante disso, a transformação digital não promove apenas diferencial competitivo para as organizações, mas também, no momento atual, garante resiliência às empresas para lidar com as mudanças do mercado.
Além disso, em termos de processos de solicitação de reembolso de despesas, a inovação promove uma série de benefícios às corporações, como:
  • Visão holística da operação: contar com ferramentas direcionadas permite olhar a operação como um todo, entendendo o andamento de cada fluxo;
  • Fácil identificação de gargalos: ao enxergar todos os processos de maneira holística e padronizada, as organizações conseguem identificar com facilidade qualquer atividade ou relatório que estejam fora do que foi acordado previamente, minimizando impactos;
  • Aumento da eficiência e produtividade: sabemos que produzir manualmente os relatórios de despesas é algo que dá muito trabalho e toma um tempo considerável dos colaboradores. Com a tecnologia, porém, os gestores otimizam esse processo, permitindo que os funcionários elaborem relatórios completos, detalhados e efetivos acerca da operação sem que demande muito tempo para isso. Desse modo, as operações ganham em produtividade e eficiência;
  • Gerenciamento baseado em dados: por fim, a tecnologia permite a análise frequente de relatórios acerca do desempenho da operação, solicitações de reembolsos recebidas e pagamentos realizados. Com isso, os gestores podem implementar constantes melhorias nos processos internos por meio de tomadas de decisões efetivas, baseadas em dados estratégicos, atuais e relevantes.
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Além disso, o sistema conta com recursos inovadores que facilitam o cotidiano das operações e permitem não somente a elaboração de relatórios, mas também a digitalização dos comprovantes de gastos, categorização de despesas automática, auditorias e integração de cartões.
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