Como fazer a análise de KPIs para ter sucesso na gestão de despesas

06/04/2021
 
O termo KPIs tem ganhado cada vez mais espaço no mundo corporativo e a análise de KPIs mostra-se uma habilidade muito requisitada para os profissionais, principalmente, para os envolvidos na gestão de despesas.
 
Antes de falar efetivamente sobre como a análise de KPIs ajuda a gerir melhor as despesas de uma empresa, é preciso entender o que eles significam e como eles podem ser implementados.
 
Neste artigo, você verá a importância da análise de KPIs e como a definição destas ferramentas podem proporcionar uma uma estratégia de gestão eficiente para a empresa.
 

O que são KPIs?

Segundo a Content Trends, 78,1% das empresas que documentavam suas estratégias se consideravam bem-sucedidas. Já entre as empresas que não faziam esse monitoramento, a porcentagem caiu para 25,2%.
 
É por meio do acompanhamento de KPIs que se pode analisar o que está funcionando e o que não está. Mas, afinal o que são KPIs?
 
KPI vem da sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou seja, Indicador-chave de Performance.
 
Eles têm a função de medir o desempenho e os resultados da organização com o olhar para a performance de cada meta traçada inicialmente.
 

Diferença entre KPI e métrica

O bom KPI é aquele que mede efetivamente o que a empresa busca para auxiliar os gestores a tomarem melhores decisões.
 
Vale ressaltar que KPI não é igual a métrica. A métrica pode até ser um KPI, mas há diferenças. Um indicador-chave de performance precisa trazer valor ao negócio e agregar informações úteis para a companhia. Já a métrica possui o indicador que embasa o KPI. Em outras palavras, as métricas trazem as informações sobre o negócio e os KPIs resultam de alguma ação baseada nas métricas.
 

Como escolher e fazer uma boa análise de KPIs?

A premissa básica é que o KPI precisa ser objetivo e indicar um caminho para apoiar o gestor na hora da tomada de decisão. Para isso, há 5 características para a definição desses indicadores. Vamos a esses requisitos:
 
Disponibilidade: o KPI precisa estar disponível para ser mensurado e analisado.
 
Negócio: o KPI deve mostrar se a estratégia está sendo bem realizada para alcançar o objetivo principal da empresa.
 
Relevância: para uma análise de KPIs efetiva, é preciso que os indicadores sejam concretos para o negócio e não apenas números de vaidade.
 
Escolhas: é necessário que os KPIs ajudem a direção da empresa a tomar as melhores decisões com base nos dados gerados.
 
Periodicidade: os indicadores-chave devem ser mensurados constantemente para que a análise de KPIs não seja prejudicada.
 

Conheça as principais categorias de KPIs

Há inúmeros KPIs que podem ser traçados de acordo com a estratégia de cada empresa. Estes indicadores são divididos em algumas categorias como:
 
KPIs primários: são aqueles que os tomadores de decisão querem ver, pois estão diretamente ligados ao lucro das empresas, como: receita total, margem bruta, lucratividade e outras.
 
KPIs secundários: a análise de KPIs desta categoria é feita pelos gerentes e supervisores e levam em consideração o desenvolvimento da estratégia e os resultados, como: custo de aquisição de clientes, retorno sobre investimento etc.
 
KPIs práticos: fazem parte do dia a dia das empresas e são geridos por cada equipe dentro das suas competências, como o time comercial, de marketing, TI, RH, administrativo e outros, sendo bem específicos a cada setor, como por exemplo despesas, impostos, rotatividade de funcionários, entre outros.
 
Com esses indicadores monitorados, os gestores e líderes podem fazer uma análise de KPIs de forma rápida e efetiva. Assim, é possível verificar gargalos, desperdícios, oportunidades e problemas operacionais e financeiros.
 
No caso específico da gestão de despesas, fica mais simples monitorar, visualizar e controlar os gastos iniciados pelos colaboradores, seja em viagens corporativas ou em outras situações em que estiverem atuando pela empresa, como pedágios, estacionamentos, táxis, almoços, material de escritório, home office etc.

 

Como a tecnologia pode ajudar na análise de KPIs?

A tecnologia é a grande aliada das empresas na gestão das informações e análise de KPIs. O mercado conta com diversos softwares desenvolvidos para ajudar neste processo.
 
A SAP Concur, por exemplo, oferece o SAP Concur Expense que conta com inúmeros recursos para facilitar o dia a dia das empresas.
 
Com ele, é possível que os gestores tomem as melhores decisões empresariais sobre as despesas corporativas. Afinal, as informações sobre gastos iniciados pelos colaboradores estão disponíveis em tempo real e com fácil acesso, garantindo maior visibilidade.
 
Além disso, o SAP Concur Expense permite uma gestão inteligente de gastos fornecendo capacidade de gerenciar as fontes de maneira estratégica por categoria e até reunindo, em um único local, todos os dados referentes a gastos para obter uma visão unificada.
 
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