Como substituir a planilha de controle de viagens pelo sistema de controle de despesas?

12/03/2020

O desenvolvimento da tecnologia vem afetando todos os setores da sociedade, inclusive as atividades corporativas. Nesse sentido, as organizações têm adotado plataformas inovadoras para o gerenciamento de processos, que ajudam a substituir tarefas manuais e a famosa planilha de controle de viagens e despesas. Entre essas soluções, está o sistema de controle de despesas.

Em meio a tantas inovações, substituir os processos tradicionais, geralmente pautados por planilhas e documentos impressos, é um desafio. Isso porque envolve mudanças significativas tanto na cultura organizacional, quanto nas atividades dos colaboradores. 

Mas, apesar de parecer burocrática e difícil, a otimização de uma operação mais manual de controle de viagens e despesas para uma apoiada por plataformas tecnológicas, é um passo fundamental e simples de implementar. 

Mas o que é a planilha de controle de viagens e como ela funciona?

Basicamente, a planilha de controle de viagens corporativas é uma ferramenta que serve para as empresas terem todo o planejamento e organização durante os deslocamentos, com os gastos realizados pelos colaboradores nas viagens. 

Assim, é possível centralizar em um único lugar (a planilha) todas as informações sobre as viagens, como:

  • Data de ida e volta da viagem;

  • Destino da viagem;

  • Objetivo/motivo da viagem;

  • Viagem autorizada por quem;

  • Tipo de despesa (hospedagem, alimentação, transporte etc.);

  • Tipo de pagamento (à vista, cartão corporativo, parcelado, dinheiro e outros);

  • Colaborador responsável;

  • Data do gasto, o que pode envolver também o dia de agendamento de uma passagem aérea ou reserva de hotel;

  • Comprovante e/ou nota fiscal de cada despesa;

  • Entre outros dados. 

Com todas essas informações, a gestão consegue elaborar relatórios, fazer várias análises diferentes de cada tipo de gasto envolvido nas viagens e verificar a conformidade com a política interna de despesas.

Problemas comuns que envolvem a planilha de controle de viagens

Imagine só fazer todos esses processos na planilha de controle de viagens de forma manual. É muito trabalho despendido, com muito tempo e dedicação dos funcionários, sendo que ainda podem ocorrer erros, já que as informações são inseridas manualmente.

Em outras palavras, se torna uma operação lenta, burocrática e que pode gerar refação por falhas no preenchimento, trazendo impactos ainda mais negativos, pois os gestores podem tomar decisões baseadas em planilhas e relatórios de despesas incorretos.

Segundo pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), inclusive, 1 a cada 5 relatórios de despesas são enviados com erros ou faltando informações.

Outra questão preocupante aqui, ao lidar com processos manuais em todos os sentidos, é o risco de perda dos papéis e documentos, tanto das notas fiscais, como das planilhas impressas e de relatórios. 

O que pode acarretar, inclusive, em problemas para o processamento e aprovação de reembolsos dos funcionários, demorando mais do que o esperado para a devolução dos recursos aos colaboradores.

Leia também: 5 passos para simplificar a gestão de despesas corporativas

Fatores para trocar a planilha de controle de viagens por inovações

Vale destacar que diversos aspectos influenciam a adesão dos gestores pela implementação de softwares para proporcionar maior inovação empresarial na gestão de viagens e despesas. Por exemplo: 

  • Redução de erros no preenchimento dos controles de viagens e despesas;

  • Aumento da produtividade e da eficiência da equipe responsável por preencher os dados, que podem contar com soluções automatizadas;

  • Melhoria no controle financeiro e maior visibilidade de informações;

  • Maior facilidade na prestação de contas dos colaboradores;

  • Evita a perda de comprovantes de despesas e notas fiscais por parte dos colaboradores;

  • Mitigação de fraudes em despesas corporativas, evitando pagamentos de reembolsos acima do valor correto.

Além disso tudo, também há uma mudança no comportamento dos funcionários em deslocamentos de negócios. 

Para se ter uma ideia, de acordo com um estudo da Google em parceria com o PhocusWright, cerca de 70% dos viajantes americanos usam seus celulares para pesquisarem passagens aéreas e hotéis. Fica claro que é um mundo cada vez mais pautado em mobilidade, digitalização e processos ágeis.

Nesse sentido, para facilitar a gestão de gastos, as empresas têm investido em sistemas de controle de despesas, que viabilizam o acompanhamento e a organização do começo ao fim das viagens corporativas. Dessa forma, fica muito mais fácil evitar os problemas comuns das planilhas que comentamos no tópico anterior.

No entanto, não são só esses os efeitos positivos do sistema de controle de despesas. Vamos ver a seguir mais benefícios!

Saiba mais: Sistema de controle de despesas: passo a passo para implantar e otimizar processos

Por que substituir a planilha pelo sistema de controle de despesas?

Há uma série de vantagens na adesão de plataformas para administração de gastos. Dentre as principais, pode-se citar a praticidade e a facilidade. Por meio dos softwares, é possível estabelecer atualizações simples a respeito das atividades e integração de todos os setores envolvidos de maneira assertiva. 

Tudo isso é realizado de modo automatizado, eliminando boa parte do trabalho manual e aumentando a produtividade dos colaboradores. Ou seja, é mais eficiência e agilidade na operação.

Outro ponto positivo é que o sistema de controle de despesas protege a empresa de erros, sejam provenientes das metodologias usadas nas análises, do preenchimento de informações na planilha de controle de viagens ou da administração incorreta da própria equipe. 

As plataformas tecnológicas ainda permitem o armazenamento de informações em nuvem, eliminando a necessidade de ocupar espaços com servidores internos e diminuindo a utilização de papéis. O que, nesse caso, também contribui com o meio ambiente.

Veja também: Gestão inteligente: saiba como os sistemas em nuvem contribuem para sustentabilidade

Recapitulando e listando os benefícios do sistema de controle de despesas

Na prática, são inúmeras as vantagens provocadas pela substituição da planilha de controle de viagens pelo sistema de controle de despesas, como:

Automação nos processos de prestação de contas, relatórios e reembolsos;

Digitalização dos comprovantes de gastos por meio de aplicativo;

Melhor organização e gerenciamento das despesas nas viagens e até mesmo em outros momentos, como em reuniões externas com clientes, home office, custos com material de escritório etc.;

✔ ️Diminuição do tempo para aprovação e pagamento dos reembolsos;

Aumento da visibilidade de dados dos gastos corporativas e das finanças; 

✔ Maior facilidade para a tomada de decisões estratégicas dos gestores, com dados reais e concretos dos gastos realizados durante as viagens. Com isso, é possível ter uma gestão mais data-driven;

Melhora da experiência dos colaboradores durante as viagens, dos funcionários do setor financeiro para executar seus trabalhos com mais qualidade e até dos gestores para aprovar os reembolsos e analisar os custos com maior facilidade.

Como substituir a planilha de administração de viagens pelo sistema de controle de despesas?

Com todos os benefícios da substituição da planilha de administração de viagens pelo sistema de controle de despesas em mente, é momento de efetivar essa mudança na sua organização, não é mesmo? Para te ajudar, separamos abaixo algumas diretrizes. Confira. 

Conectar os dados das despesas

O primeiro passo para adotar o sistema de controle de despesas é a conexão dos dados de gastos. Para isso, é fundamental centralizar todas as informações essenciais que devem ser administradas pelo sistema, tais como:

  • Nome do colaborador, cargo, setor, contatos (telefone e e-mail corporativos) etc.;

  • Gestor responsável;

  • Motivo do deslocamento;

  • Itinerário;

  • Reservas (passagens e hotéis, por exemplo);

  • Previsão de horários (saída e chegada);

  • Reembolsos (recebimento e validação de notas).

Veja também: Como melhorar a experiência do colaborador nas viagens e deslocamentos

Implementar o sistema de acordo com suas necessidades

Com base no tópico anterior, a empresa possui dados suficientes para instalação de um software que atende a todas essas necessidades. Além disso, é viável otimizar e customizar o sistema de acordo com os processos organizacionais, facilitando toda a mudança e integração dos setores. 

Adotar ferramentas de geração de relatórios

Os relatórios permitem decisões estratégicas embasadas em dados reais, de modo a possibilitar redução de custos e outras ações internas. Por isso, ao instalar o sistema de controle de despesas, é essencial já adotar ferramentas para geração de relatórios. Inclusive, alguns softwares oferecem esse tipo de informação. O que fornece ao gestor acompanhamento simultâneo dos gastos. 

Afinal, é importante lembrar que 75% dos líderes financeiros dizem que suas empresas geralmente ultrapassam os orçamentos de viagens e despesas, segundo pesquisa divulgada pela SAP Concur. Outro dado relevante mostra que 81% dos líderes admitem pontos cegos em relação às despesas e viagens.

Então, a geração de relatórios é essencial para identificar tais problemas e mitigá-los.

Executar uma política de viagem transparente

Por fim, para que a substituição da planilha por plataformas inovadoras seja benéfica e assertiva, é fundamental implementar uma política de viagens simples e transparente. Com isso, é possível estabelecer tetos de despesas, definição de itens reembolsáveis, elencar colaboradores responsáveis em cada área e outros processos. 

É essencial que todos os funcionários entendam as normas da empresa relacionadas aos deslocamentos. Uma boa maneira de estimular o conhecimento e o cumprimento das políticas internas é investindo em treinamentos e campanhas de conscientização, principalmente para a utilização adequada da ferramenta e a explicação dos impactos negativos de usar planilhas ou extrapolar as políticas. 

Vale ressaltar, para os colaboradores, que ter despesas nas viagens fora das políticas vai acarretar no não pagamento do reembolso. Ou seja, não adianta o funcionário trazer comprovantes fora do compliance.

Leia também: 

Como melhorar a gestão de custos nas empresas com a SAP Concur

15 fatos e curiosidades sobre gestão de despesas e viagens com a SAP Concur

Conte com o SAP Concur Travel & Expense

Para evitar todos esses problemas da planilha de controle de viagens, minimizar a perda de tempo, ganhar mais eficiência e produtividade durante os processos e a gestão das despesas nas viagens corporativas, nada melhor do que contar com uma tecnologia inovadora, como o SAP Concur Travel & Expense.

Nossa ferramenta oferece todas as facilidades para as suas viagens corporativas. Consistindo em um sistema de controle de despesas completo, a SAP fornece integração de dados e organização end to end dos deslocamentos. 

Ou seja, por meio de uma plataforma intuitiva, simples e completamente adaptável às necessidades do seu negócio, pode-se administrar as viagens desde o planejamento e a reserva de passagens aéreas.

Além disso, a solução digitaliza os envios de comprovantes e notas fiscais por foto de celular, automatiza os processos de pedidos e aprovações de reembolsos, gera relatórios automáticos de despesas das viagens, faz auditorias de acordo com a política da empresa e promove maior visibilidade financeira.

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