5 passos para simplificar a gestão de despesas corporativas

18/02/2020

A partir do crescimento estrutural das empresas, cada vez mais torna-se necessário uma gestão de despesas corporativas efetiva. Esse processo auxilia não apenas o desenvolvimento de uma organização, mas também a sua estabilidade no mercado. De acordo com um estudo realizado pela Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA), a previsão para 2020 é que as viagens de negócios tenham um aumento de 4,7%. As viagens corporativas e todos os gastos envolvidos são apenas um dos pilares das despesas de uma empresa. Além disso, existem os custos fixos de funcionamento e outras necessidades.

Nesse sentido, uma gestão de despesas corporativas eficiente é fundamental para administrar com precisão os recursos financeiros da organização. 

Por que simplificar a gestão de despesas corporativas?

Há uma série de razões para simplificar a gestão de despesas corporativas, a mais emergente é a otimização de processos. Tradicionalmente, o controle de gastos era realizado como auxílio de diversas planilhas ou outras plataformas. Entretanto, esses sistemas não oferecem uma gestão simplificada, aumentando as chances de erros e ainda dificultando a produtividade da equipe responsável.

Além disso, uma gestão de despesas empresariais efetiva é capaz de reduzir consideravelmente os custos, minimizando os processos e perda de recursos. 

5 passos para simplificar a gestão de despesas empresariais

Apesar de parecer simples, é fundamental que a organização adote alguns parâmetros para realizar uma boa gestão de despesas corporativas. De modo geral, esses passos devem englobar não apenas o controle dos recursos, mas também dos métodos e o devido treinamento dos colaboradores.

Com isso, confira abaixo 5 passos para simplificar a gestão de despesas na sua empresa.

1 - Saiba todo o fluxo financeiro da sua empresa

O primeiro passo para uma boa gestão de despesas é estar por dentro de todo o fluxo financeiro da sua organização. Nesse sentido, pode-se subdividir essa etapa em três processos principais: o planejamento financeiro, indicadores de todas as despesas e corte de gastos superficiais.

Na prática, o planejamento é o responsável por organizar sistematicamente os recursos da sua empresa. Por meio dessa estratégia, é possível esquematizar todas as despesas, além dos investimentos a curto, médio e longo prazo. Os indicadores permitem que o CEO tenha uma visão globalizada do financeiro da organização. Com isso, pode-se ter informações se a empresa está ou não seguindo o planejamento estruturado anteriormente. 

Por fim, com todas essas informações, o gestor tem dados suficientes para realizar cortes de gastos, eliminando as despesas desnecessárias, principalmente as que estão relacionadas com processos operacionais demorados e com poucos resultados. 

2 - Estruture uma política de reembolso

O reembolso em qualquer organização é uma atividade que pode gerar uma série de complicações, geralmente providas de erros ou descentralizações de dados. Por isso, uma maneira bastante eficiente de simplificar a gestão de despesas corporativas é estruturando uma política de reembolso. Basicamente, esse sistema deve englobar a padronização do envio das notas fiscais para reembolso, como também os motivos, como hotéis, alimentação e transportes, por exemplo, e dados completos do colaborador. Com essa metodologia, é possível não apenas estabelecer um processo mais seguro, rápido e assertivo para o controle de reembolsos, mas também evitar erros e desperdícios de recursos. 

3 - Estabeleça limites de gastos

Uma outra forma de simplificar a gestão de despesas é estabelecer um limite de gastos. Essa estratégia pode ser aplicada em diversos setores da organização e para uma série de finalidades, como:

  • Passagens aéreas;

  • Diárias de hotéis;

  • Alimentação;

  • Quilometragem. 

Para estabelecer limites de gastos coerentes, é fundamental que a empresa faça uma pesquisa, coletando os valores médios para cada um desses processos.

Com isso, é possível controlar melhor o orçamento da corporação e ainda monitorar com eficiência o consumo das equipes operacionais.  

4 - Faça orçamentos e cotações antes de fechar qualquer serviço

Viagens de negócios, apesar de gerarem uma série de vantagens para a organização, possuem custos altos, principalmente ao considerarmos passagens aéreas e diárias de hotéis. Portanto, uma ação bastante efetiva para garantir os melhores preços é a adoção de orçamentos prévios. 

Ou seja, o ideal é que antes de fechar a compra de qualquer serviço ou produto, a empresa faça a cotação com alguns especialistas no setor, optando pela corporação que ofereça melhor custo-benefício.

5 - Oriente os profissionais

Outra maneira bastante assertiva para simplificar o controle de despesas é a devida orientação dos profissionais envolvidos. É fundamental que todos os colaboradores saibam as políticas de gastos da corporação, desde o processo para lançamento das notas até acesso às informações de viagens. Todas as mudanças devem ser devidamente documentadas, esse tipo de cuidado evita erros nos processos e garante a padronização das técnicas. 

Dica extra: Adote plataformas que otimizam a gestão de despesas

A gestão de despesas corporativas pode gerar a necessidade de utilização de diversos sistemas, principalmente quando o controle é feito de modo tradicional. Entretanto, como citado, esse método dificulta toda a administração financeira. Por isso, uma medida efetiva é a adoção de plataformas que automatizam esse processo. A SAP Concur Expensive é um sistema de gestão de despesas e viagens que oferece um controle simples e rápido de todas ações da organização. Além disso, por meio do SAP Concur Expensive, é possível gerar relatórios esquematizados, estabelecer parâmetros de acordo com as políticas da sua empresa e, ainda, mapear os gastos.

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