O que é OCR e como essa tecnologia é usada na gestão de despesas

22/11/2021

Você já ouviu falar sobre o reconhecimento óptico de caracteres? Sabe o que é OCR e como essa tecnologia pode auxiliar o seu negócio?
 
O fato é que, a cada dia, surge uma nova tecnologia, inovação ou ferramenta que ajuda a otimizar os processos, ganhar maior eficiência nas operações internas e gerar economia. Por isso, os CIOs e CFOs precisam se manter atualizados para conhecer as diferentes tendências tecnológicas e seus potenciais benefícios.
 
Com seu papel de liderança e poder de decisão, os diretores financeiros, de tecnologia e inovação devem ficar de olho em cada nova solução que traga resultados positivos para avaliar o investimento em tal ferramenta. Assim, além de usufruir das vantagens das tecnologias dentro da empresa, também é possível sair na frente da concorrência e se destacar no mercado ao permanecer na vanguarda tecnológica.
 
Para entender melhor o que é OCR e os motivos para investir nesta inovação, preparamos este conteúdo. Continue a leitura!
 

Mas, afinal, o que é OCR na prática?

O OCR é uma sigla que se refere a Optical Character Recognition. Em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres.
 
Ou seja, basicamente, a tecnologia permite a conversão de documentos de várias origens e espécies em dados que podem ser extraídos, pesquisados ou editados em um computador, celular ou demais dispositivos.
 
Então, por meio do reconhecimento óptico de caracteres, é possível analisar arquivos de PDF, imagens capturadas por câmeras digitais, papéis escaneados, entre outros, e transmiti-los em outros formatos, compilando os dados e replicando as informações de forma precisa.
 
Na prática, imagine só que você tirou uma foto de um documento pela câmera do celular. Com o OCR, é possível transformar essa imagem em um conteúdo legível, pesquisável e editável, contendo as palavras e frases que estavam no documento original.
 
Com todo este contexto, fica claro que a tecnologia de OCR tem grande aplicação na gestão de documentos, conteúdos e informações corporativas. Uma vez que permite o armazenamento, pesquisa e extração de dados desses papéis.
 

Como funciona a tecnologia embarcada no OCR?

Além de entender o que é OCR, é importante também compreender mais a fundo como essa tecnologia faz a conversão de documentos. De modo resumido, o Reconhecimento Óptico de Caracteres é um extrator de informações de quaisquer documentos de texto que são digitalizados. Isto é, por meio da foto ou digitalização do papel pelo scanner, usando a tecnologia OCR, a ferramenta atua da seguinte forma:
  • Analisa o documento;
  • Compara os caracteres com as fontes já existentes em seu banco de dados;
  • Reconhece as características de determinado caractere e as palavras-chave embutidas em uma imagem;
  • Converte esses caracteres e palavras-chave em um texto;
  • Exibe essa ‘tradução’ do documento, com potencial para edição, pesquisa de informações e manipulação dos documentos.

O que é OCR e sua aplicação na gestão de despesas corporativas

Sabendo tudo sobre o que é OCR e sua função junto à gestão de documentos, chega a hora de verificar como ele pode ser aplicado de maneira mais palpável. De tal modo, uma das utilizações mais importantes da tecnologia é para a gestão de despesas corporativas no que diz respeito à prestação de contas.
 
Afinal, por meio da digitalização de documentos, comprovantes e notas fiscais entregues pelos colaboradores, é possível otimizar a prestação de contas, agilizar a geração dos relatórios de despesas, melhorar a visibilidade financeira dos gestores e otimizar o processo de reembolso.
 
Então, com a tecnologia de OCR aplicada nesta análise de documentos e comprovantes de gastos dos colaboradores, as empresas já podem identificar rapidamente diversos aspectos para facilitar a gestão de despesas e a criação dos relatórios. Por exemplo:
  • Qual é o tipo da despesa, seja com viagem corporativa, alimentação, transporte, conta de celular, internet, entre outras;
  • Qual a categoria e a classificação das despesas;
  • Valor dos gastos realizados;
  • Fornecedores envolvidos nos gastos;
  • Demais itens necessários para o preenchimento dos relatórios.

Conheça os principais benefícios da tecnologia de OCR para sua empresa

Ao descobrir tudo sobre o que é OCR, certamente, já ficam claros os potenciais benefícios da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres. Vamos a eles:

Automação dos processos

O OCR permite extrair as informações dos recibos de gastos automaticamente e, assim, a partir do input de um documento escaneado, preencher os relatórios de despesas e formulários de modo automático.

Redução de erros

Com os dados extraídos de forma automática das notas fiscais, é possível evitar falhas na inserção e preenchimento de informações, garantindo maior confiabilidade dos dados. O que também diminui o risco de retrabalhos e refações.

Melhor experiência do colaborador

Imagine só o quanto de tempo os funcionários podem ganhar ao otimizar essas atividades de preenchimento de relatórios. Basta apontar a câmera do celular para a nota fiscal e pronto. Muito melhor, não é mesmo?

Maior agilidade e facilidade na análise de dados

Com todas as informações sobre gastos dos colaboradores rapidamente disponíveis em análises e relatórios para os gestores, eles possuem mais facilidade para avaliar as despesas e buscar dados específicos. O que pode contribuir para a tomada de decisão estratégica, orientada por dados confiáveis.
 

Diminuição do risco de perda de documentos

Antes, para comprovar os gastos, os colaboradores precisavam juntar os documentos e notas fiscais e levar aos responsáveis pelo processo de análise e aprovação do reembolso. Mas, durante esse tempo, eles poderiam perder os papéis. Agora, com o OCR, é só tirar uma foto e todas as informações estão prontas para os gestores, evitando este risco.

Sustentabilidade

Por fim, vale destacar a importância da tecnologia para diminuir o uso de documentos impressos, promovendo maior sustentabilidade.

Como a SAP Concur usa o OCR

Fica claro que o Reconhecimento Óptico de Caracteres é uma tecnologia importante e em crescimento nas suas aplicações. Na SAP Concur, contamos com uma solução inovadora e completa para a gestão de despesas e viagens corporativas, o SAP Concur Travel & Expense.
 
Para otimizar a rotina da equipe na prestação de contas dos gastos realizados, a nossa ferramenta permite a captura do recibo pelo celular a partir da foto da nota fiscal pelo aparelho. Com a tecnologia OCR (Leitura óptica de caracteres), já é identificado qual é o tipo da despesa, o valor, o fornecedor, entre outros itens. Dessa forma, rapidamente, é possível adicionar essa prestação de contas ao relatório de despesas que será submetido para aprovação e reembolso.
 
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