Como substituir a planilha de controle de viagens pelo sistema de controle de despesas?

12/03/2020

O desenvolvimento da tecnologia vem afetando todos os setores da sociedade, inclusive as atividades corporativas. Nesse sentido, as organizações têm adotado plataformas inovadoras para controle de processos, como o sistema de controle de despesas. Outro fator que tem influenciado a adesão de softwares para inovação empresarial é a mudança no comportamento dos funcionários em deslocamentos. 

Para se ter uma ideia, de acordo com um estudo da Google em parceria com o PhocusWright, cerca de 70% dos viajantes americanos usam seus celulares para pesquisarem passagens aéreas e hotéis. Nesse sentido, para facilitar a gestão de gastos, as empresas têm investido em sistemas integrados, que viabilizam o acompanhamento e a organização do começo ao fim das viagens corporativas. 

Entretanto, em meio a tantas inovações, substituir os processos tradicionais, geralmente pautados por planilhas e documentos impressos, é um desafio. Isso porque envolve mudanças significativas tanto na cultura organizacional quanto nas atividades dos colaboradores. Mas, apesar de parecer burocrático e difícil, a otimização é um passo fundamental e simples de implementar. Por isso, confira abaixo os benefícios de adotar um sistema de controle de despesas e como substituir as planilhas de maneira efetiva. 

Por que substituir a planilha pelo sistema de controle de despesas?

Há uma série de vantagens na adesão de plataformas para administração de gastos. Dentre as principais, pode-se citar a praticidade. Por meio dos softwares, é possível estabelecer atualizações simples a respeito das atividades, validação das metodologias e integração de todos os setores envolvidos de maneira assertiva. Tudo isso de modo automatizado, eliminando boa parte do trabalho manual e aumentando a produtividade dos colaboradores. Como também, o sistema de controle de despesas protege a corporação de erros, sejam provenientes das metodologias, valores ou administração da própria equipe. 

Por fim, a plataforma permite o armazenamento de informações em nuvem, eliminando a necessidade de ocupar espaços com servidores internos e diminuindo a utilização de papéis, nesse caso contribuindo também com o meio ambiente.

Como substituir a planilha de administração de viagens pelo sistema de controle de despesas?

Com todos os benefícios da substituição da planilha de administração de viagens pelo sistema de controle de despesas em mente, é momento de efetivar essa mudança na sua organização. Para te ajudar, separamos abaixo algumas diretrizes. Confira. 

Conectar os dados de despesa

O primeiro passo para adotar o sistema de controle de despesas é a conexão dos dados de gastos. Para isso, é fundamental centralizar todas as informações essenciais que devem ser administradas pelo sistema, tais como:

  • Nome do colaborador, cargo, setor, contatos (telefone e e-mail corporativos) etc;

  • Gestor responsável;

  • Motivo do deslocamento;

  • Itinerário;

  • Reservas (passagens e hotéis, por exemplo);

  • Previsão de horários (saída e chegada);

  • Reembolsos (recebimento e validação de notas).

Implementar o sistema de acordo com suas necessidades

Com base no tópico anterior, a corporação possui dados suficientes para instalação de um software que atende todas essas necessidades. Além disso, é viável otimizar e customizar o sistema de acordo com os processos organizacionais, facilitando toda a mudança e integração dos setores. 

Adotar ferramentas de geração de relatórios

Os relatórios permitem decisões estratégicas embasadas em dados reais, de modo a possibilitar redução de custos e outras ações internas. Por isso, ao instalar o sistema de controle de despesas, é essencial já adotar ferramentas para geração de relatórios. Inclusive, alguns softwares oferecem esse tipo de informação, o que fornece ao gestor acompanhamento simultâneo dos gastos. 

Executar uma política de viagem transparente

Por fim, para que a substituição da planilha por plataformas inovadoras seja benéfica e assertiva, é fundamental implementar uma política de viagens simples e transparente. Com isso, é possível estabelecer tetos de despesas, definição de itens reembolsáveis, elencar colaboradores responsáveis em cada área e outros processos. É essencial que todos os funcionários entendam as normas da empresa relacionadas aos deslocamentos. Uma boa maneira de estimular a troca de informações é investindo em treinamentos, principalmente para utilização da ferramenta. 

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O SAP Concur Travel oferece todas as facilitações para as suas viagens corporativas. Consistindo em um sistema de controle de despesas completo, a SAP fornece integração de dados e organização end to end dos deslocamentos. Ou seja, por meio de uma plataforma intuitiva, simples e completamente adaptável às necessidades do seu negócio, pode-se administrar essas viagens desde a reserva de passagens aéreas até o recebimento das notas para reembolso. 

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