12/03/2020
O desenvolvimento da tecnologia vem afetando todos os setores da sociedade, inclusive as atividades corporativas. Nesse sentido, as organizações têm adotado plataformas inovadoras para controle de processos, como o sistema de controle de despesas. Outro fator que tem influenciado a adesão de softwares para inovação empresarial é a mudança no comportamento dos funcionários em deslocamentos.
Para se ter uma ideia, de acordo com um estudo da Google em parceria com o PhocusWright, cerca de 70% dos viajantes americanos usam seus celulares para pesquisarem passagens aéreas e hotéis. Nesse sentido, para facilitar a gestão de gastos, as empresas têm investido em sistemas integrados, que viabilizam o acompanhamento e a organização do começo ao fim das viagens corporativas.
Entretanto, em meio a tantas inovações, substituir os processos tradicionais, geralmente pautados por planilhas e documentos impressos, é um desafio. Isso porque envolve mudanças significativas tanto na cultura organizacional quanto nas atividades dos colaboradores. Mas, apesar de parecer burocrático e difícil, a otimização é um passo fundamental e simples de implementar. Por isso, confira abaixo os benefícios de adotar um sistema de controle de despesas e como substituir as planilhas de maneira efetiva.
Há uma série de vantagens na adesão de plataformas para administração de gastos. Dentre as principais, pode-se citar a praticidade. Por meio dos softwares, é possível estabelecer atualizações simples a respeito das atividades, validação das metodologias e integração de todos os setores envolvidos de maneira assertiva. Tudo isso de modo automatizado, eliminando boa parte do trabalho manual e aumentando a produtividade dos colaboradores. Como também, o sistema de controle de despesas protege a corporação de erros, sejam provenientes das metodologias, valores ou administração da própria equipe.
Por fim, a plataforma permite o armazenamento de informações em nuvem, eliminando a necessidade de ocupar espaços com servidores internos e diminuindo a utilização de papéis, nesse caso contribuindo também com o meio ambiente.
Com todos os benefícios da substituição da planilha de administração de viagens pelo sistema de controle de despesas em mente, é momento de efetivar essa mudança na sua organização. Para te ajudar, separamos abaixo algumas diretrizes. Confira.
O primeiro passo para adotar o sistema de controle de despesas é a conexão dos dados de gastos. Para isso, é fundamental centralizar todas as informações essenciais que devem ser administradas pelo sistema, tais como:
Nome do colaborador, cargo, setor, contatos (telefone e e-mail corporativos) etc;
Gestor responsável;
Motivo do deslocamento;
Itinerário;
Reservas (passagens e hotéis, por exemplo);
Previsão de horários (saída e chegada);
Reembolsos (recebimento e validação de notas).
Com base no tópico anterior, a corporação possui dados suficientes para instalação de um software que atende todas essas necessidades. Além disso, é viável otimizar e customizar o sistema de acordo com os processos organizacionais, facilitando toda a mudança e integração dos setores.
Os relatórios permitem decisões estratégicas embasadas em dados reais, de modo a possibilitar redução de custos e outras ações internas. Por isso, ao instalar o sistema de controle de despesas, é essencial já adotar ferramentas para geração de relatórios. Inclusive, alguns softwares oferecem esse tipo de informação, o que fornece ao gestor acompanhamento simultâneo dos gastos.
Por fim, para que a substituição da planilha por plataformas inovadoras seja benéfica e assertiva, é fundamental implementar uma política de viagens simples e transparente. Com isso, é possível estabelecer tetos de despesas, definição de itens reembolsáveis, elencar colaboradores responsáveis em cada área e outros processos. É essencial que todos os funcionários entendam as normas da empresa relacionadas aos deslocamentos. Uma boa maneira de estimular a troca de informações é investindo em treinamentos, principalmente para utilização da ferramenta.
O SAP Concur Travel oferece todas as facilitações para as suas viagens corporativas. Consistindo em um sistema de controle de despesas completo, a SAP fornece integração de dados e organização end to end dos deslocamentos. Ou seja, por meio de uma plataforma intuitiva, simples e completamente adaptável às necessidades do seu negócio, pode-se administrar essas viagens desde a reserva de passagens aéreas até o recebimento das notas para reembolso.
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