RFI: o que é e como elaborar esse documento?

Escolher fornecedores certos e tomar decisões bem informadas são tarefas que exigem mais do que intuição ou networking. Quando o objetivo é entender profundamente o que o mercado tem a oferecer — seja em tecnologia, serviços ou soluções específicas, como a gestão de viagens corporativas —, contar com um RFI (Request for Information) bem estruturado faz toda a diferença.

Esse documento ajuda a levantar informações detalhadas e comparáveis entre diferentes fornecedores, preparando o terreno para decisões estratégicas e eficientes.

Neste artigo, você vai entender o que é RFI, para que serve, seus principais benefícios e como elaborar esse documento com precisão.

O que é RFI?

O RFI, ou Request for Information, é um documento formal utilizado por empresas para solicitar informações detalhadas sobre produtos, serviços ou soluções oferecidas por fornecedores.

Diferentemente de uma proposta comercial direta, esse tipo de solicitação não exige, necessariamente, valores ou condições contratuais — o foco está em obter conhecimento técnico, operacional e estratégico sobre aquilo que o fornecedor pode entregar.

Na prática, o RFI funciona como uma primeira etapa em um processo de compras ou contratação de serviços. Ele ajuda a organização a entender quais são as opções disponíveis no mercado antes de seguir para estágios mais avançados, como o RFP (Request for Proposal) ou o RFQ (Request for Quotation).

Para que serve?

A principal função do RFI é fornecer uma base sólida de informações para decisões mais bem fundamentadas. Ao solicitar dados padronizados de diversos fornecedores, a empresa consegue comparar soluções de forma clara e objetiva.

Esse processo é especialmente útil quando a organização:

• está explorando novas tecnologias ou serviços que ainda não utiliza;
• precisa atualizar sistemas antigos e busca entender o que há de mais atual no mercado;
• deseja inovar na gestão de áreas críticas, como finanças, viagens corporativas ou controle de despesas;
• avalia a possibilidade de integração entre sistemas existentes e novas soluções.

Em vez de tomar decisões às cegas ou se basear em uma única fonte de informação, o RFI amplia o leque de conhecimento e garante que a escolha feita será a mais adequada aos objetivos da empresa.

Quando usar o documento?

Embora seja bastante versátil, o RFI é mais indicado em cenários específicos, como:

• início de um projeto estratégico: quando ainda não há clareza total sobre quais soluções atenderiam melhor à necessidade;
• mapeamento de mercado: para conhecer as opções existentes antes de definir critérios mais específicos;
• planejamento de compras complexas: especialmente quando envolvem tecnologias que demandam integração com sistemas legados;
• busca por parceiros para inovação: em áreas como viagens corporativas, TI e automação de processos, nas quais a escolha do parceiro certo impacta diretamente os resultados.

Ou seja, o RFI é o ponto de partida ideal quando há mais perguntas do que respostas — e quando a decisão final exigirá segurança e visão de longo prazo.

Quais os benefícios do RFI?

Implementar um processo de RFI pode trazer vantagens relevantes, sobretudo em ambientes em que decisões estratégicas precisam ser tomadas com base em dados confiáveis. Veja alguns dos principais benefícios.

Mapeamento de soluções disponíveis

Com o RFI, a empresa consegue ter uma visão completa do que o mercado oferece, identificando tecnologias, funcionalidades e diferenciais que podem ser decisivos.

Redução de riscos

Ao entender melhor os fornecedores antes de iniciar negociações formais, a organização minimiza as chances de surpresas desagradáveis ou contratações equivocadas.

Apoio à tomada de decisão

O RFI organiza as informações de maneira padronizada, facilitando análises comparativas e justificando as escolhas futuras com critérios sólidos.

Eficiência na escolha de parceiros

Especialmente no contexto de viagens corporativas, a clareza sobre o que cada fornecedor oferece ajuda a selecionar soluções alinhadas à estratégia do negócio, como sistemas integrados e automatizados de controle de despesas.

Otimização de custos

Ao compreender com mais profundidade as opções disponíveis, é possível negociar melhor, identificar oportunidades de economia e evitar gastos com soluções ineficazes ou mal dimensionadas.

Como elaborar um RFI?

Criar um RFI eficiente exige organização, clareza de objetivos e atenção aos detalhes. Abaixo, listamos as principais etapas para estruturar esse documento.

Defina os objetivos do RFI

Antes de redigir qualquer pergunta, é fundamental entender o que você pretende com o documento. Está buscando uma solução integrada? Deseja conhecer alternativas para reduzir custos com viagens? Precisa de sistemas que se conectem com plataformas já existentes?

A resposta a essas perguntas guiará a construção de um RFI bem direcionado.

Descreva o contexto do negócio

Fornecedores precisam entender a realidade da empresa para oferecer informações relevantes. Por isso, inclua uma breve descrição sobre o setor de atuação, os desafios enfrentados e o que se espera com a possível contratação.

Elabore perguntas objetivas e relevantes

Monte uma lista de perguntas que cubra aspectos técnicos, operacionais, de suporte e de integração com outras soluções. Evite questões genéricas e prefira tópicos que permitam comparações diretas entre fornecedores.

Estabeleça prazos e formato de resposta

Informe claramente os prazos para envio das respostas e o formato desejado: planilhas, apresentações, documentos PDF etc. Isso facilita a organização e a análise posterior.

Avalie as respostas com critérios definidos

Crie critérios de avaliação antes de receber as respostas. Essa ação ajuda a evitar subjetividades e garante que a escolha final será feita com base em critérios consistentes.

Como otimizar a utilização do RFI em viagens?

No universo das viagens corporativas, o RFI pode ser um grande aliado na escolha de soluções mais eficientes, econômicas e integradas. Algumas práticas podem ampliar ainda mais seus benefícios nesse cenário, como:

• incluir perguntas sobre integração com sistemas financeiros e de ERP, a fim de garantir visibilidade total sobre despesas e fluxos de aprovação;
• avaliar funcionalidades de automação, como alertas de política de viagens, emissão automática de relatórios e reembolsos ágeis;
• considerar a experiência do usuário, tanto para os colaboradores que viajam quanto para os gestores que precisam aprovar ou analisar as viagens;
• pedir referências de clientes no mesmo segmento, especialmente se eles atuarem em varejo ou e-commerce, nos quais a agilidade é essencial;
• incluir aspectos de conformidade e segurança da informação, fundamentais em ambientes regulados e com grandes volumes de dados.

Ao aplicar essas práticas, a empresa estará mais preparada para escolher ferramentas que realmente façam diferença na rotina e nos resultados, e não apenas soluções “da moda”.

Como vimos, o RFI é uma ferramenta estratégica que contribui para decisões mais assertivas na contratação de soluções. Ao compreender seu propósito, benefícios e etapas de elaboração, as empresas fortalecem a segurança das escolhas, aumentam a eficiência e reduzem custos. Trata-se de um recurso importante para uma gestão mais inteligente, integrada e alinhada aos objetivos do negócio — inclusive no controle de viagens, em que a seleção de sistemas adequados pode impactar diretamente os resultados.

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