Gestão de dados: 6 práticas para fazer de forma eficiente

Atualmente, qualquer empreendimento, independentemente do segmento e do porte, requer uma gestão de dados bem-feita, com o gerenciamento de informações precisas e detalhadas, que auxiliem no dia a dia organizacional, especialmente no embasamento das tomadas de decisão.

Diante disso, inclusive, é superinteressante adotar soluções e ferramentas voltadas ao gerenciamento de dados, haja vista que boas aplicações tendem a tornar o trabalho de coleta mais bem-sucedido. No entanto, fato é que o cenário tecnológico atual está sob constante inovação, demandando o acompanhamento das mudanças implementadas, o domínio de tendências etc. — iniciativas que colaboram diretamente para uma administração de dados efetiva.

Considerando todo esse contexto, este post foi elaborado para ajudá-lo a compreender o que é gestão de dados, a sua relevância, as melhores práticas a serem aplicadas, entre outros pontos-chave. Continue a leitura e informe-se!

Como funciona a gestão de dados?

Inicialmente, antes mesmo de abordarmos as dicas relativas para uma supervisão de dados bem-feita, faz-se necessário destacar que a coordenação de dados vêm envolvendo uma abordagem mais tecnológica nos últimos tempos. Entretanto, a metodologia na qual a coordenação de dados se baseia ainda se relaciona ao período que antecedeu o advento da computação, no século XX.

Em termos simples, a gestão de dados consiste em um processo administrativo que abrange o recolhimento, a validação, o armazenamento, a proteção e o processamento de informações que assegurem o acesso, a pontualidade e a confiança dos dados aos usuários. Além disso, de maneira geral, a direção de dados funciona assim:

• no estágio de coleta de dados, estão inclusas, por exemplo, informações acerca dos produtos, dos clientes, das transações, das operações internas etc. O recolhimento dos dados pode utilizar fontes diversas, como as pesquisas de mercado e as mídias sociais;
• na etapa de armazenagem, é fundamental que os dados sejam agrupados de modo acessível, porém seguro;
• na fase de organização, após o armazenamento, é preciso que o controle de dados e o seu ordenamento sejam bem-feitos, de modo que os torne acessíveis para a análise, abarcando normalmente a indexação, a categorização e a padronização;
• na análise de dados, torna-se viável “estudá-los” para obter informações valiosas — além de ser possível identificar tendências, problemas, padrões e oportunidades;
• na etapa de uso dos dados, os insights provenientes do estágio anterior — de análise de dados — são utilizados para embasar as decisões a serem tomadas de maneira mais estratégica.

Um aspecto relevante a ser ressaltado diz respeito ao fato de que a gestão de dados é um processo contínuo. Ou seja, os negócios precisam executar o monitoramento e a atualização das práticas de segurança cibernética regularmente, assegurando também a conformidade com as regulamentações ligadas à proteção de dados, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Qual é a sua importância?

Uma governança de dados conduzida adequadamente torna qualquer tipo de empreendimento mais seguro, inteligente e, inclusive, protegido de eventuais riscos de perda de informações de valor.

Quais são as melhores práticas de gestão de dados?

Ainda que muitas corporações conduzam adequadamente a coleta dos dados, um número expressivo não sabe exatamente como fazer uma gestão eficiente dessas informações. Por isso, nos próximos tópicos, elencaremos boas práticas de gerenciamento de dados que podem ser implementadas na organização. Veja!

1. Centralização de dados

Consolide todas as informações importantes do negócio em um sistema de armazenagem único. Em detrimento dos dados em vários setores ou sistemas, a centralização envolve justamente a junção de todas as fontes em um só repositório.

2. Padronização

Certifique-se de que todos os dados coletados e armazenados observem um formato definido previamente e um conjunto de regras estabelecidas antecipadamente. A medida garantirá qualidade, consistência e interoperabilidade em todo o negócio.

3. Automação de processos

Use a tecnologia como uma aliada para automatizar fluxos de trabalho e atividades relativas à manipulação, ao processamento e à análise de dados. A iniciativa visa a elevar os níveis de eficiência, a reduzir erros e retrabalhos, a liberar o departamento de RH (Recursos Humanos) para processos que tenham um valor agregado maior e a acelera a tomada de decisões estratégicas, que se fundamentam em dados.

4. Análise de dados

A partir da organização do volume de dados que chegam à organização cotidianamente, armazená-los e gerenciá-los deixa de ser tão complexo. Consequentemente, as análises serão sempre conduzidas com informações atualizadas e confiáveis.

Portanto, examine, interprete e extraia informações dos dados coletados. A análise pode ser conduzida com o uso de ferramentas e técnicas variadas para a identificação de tendências, anomalias, correlações etc.

5. Atualização de dados

Mantenha as informações armazenadas pelo negócio sempre precisas, relevantes e atualizadas. Em outros termos, atualize regularmente os dados coletados para ter a certeza de que as mudanças que ocorreram no ambiente externo serão refletidas.

6. Gestão de conformidade

Adote boas práticas para assegurar o cumprimento de leis e regras (internas e externas) relativas aos dados nas atividades organizacionais.

Como fazer a gestão de dados em viagens corporativas?

Quando se trata especificamente da gestão de dados em viagens empresariais — determinante para garantir um bom controle de custos, a conformidade com normas externas e internas e um gerenciamento eficaz —, é interessante observar o seguinte passo a passo:

1. centralize todas as informações relativas às viagens corporativas em um sistema especializado ou em um sistema integrado de gestão empresarial (ERP), como os dados das reservas feitas, os itinerários etc.;
2. determine e divulgue políticas claras acerca, por exemplo, do limite de gastos, das diretrizes de reembolso, entre outros pontos;
3. use um sistema de reservas on-line e soluções de gestão de despesas para a automação dos procedimentos;
4. integre o sistema de viagens corporativas com outros sistemas empresariais, certificando-se do alinhamento dos dados com os processos do negócio;
5. recorra a ferramentas de geração de relatórios e de monitoramento com o intuito de acompanhar os gastos das viagens, identificar tendências de despesas e ter acesso a valiosos insights para a melhoria dos processos;
6. garanta a segurança dos dados sensíveis a partir da implementação de medidas de segurança cibernética e a conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como a já citada LGPD;
7. disponibilize treinamento e conscientize os integrantes do quadro de pessoal da empresa acerca das normas e dos procedimentos relativos às viagens corporativas, incluindo a relevância de uma gestão de dados bem-feita.

Quais são os modelos de análise de dados?

Na gestão de dados, inúmeros modelos de análise podem ser utilizados para a extração de informações pertinentes e o embasamento das decisões estratégicas, como:

• análise descritiva — concentra-se na descrição dos dados por meio de estatísticas básicas, a exemplo de desvio padrão, média etc.;
• análise exploratória de dados (EDA) — trata-se de uma abordagem mais abrangente que envolve a exploração estatística e visual;
• análise preditiva — usa algoritmos estatísticos e de Machine Learning para prever eventos futuros, baseando-se em dados históricos.

Como escolher ferramentas de gestão de dados?

Por fim, nos tópicos abaixo, elencamos os pontos a serem considerados para escolher uma boa ferramenta de gestão de dados:

• identifique os requisitos específicos do empreendimento, como o volume de dados, as fontes e os objetivos das análises;
• avalie as funcionalidades que as ferramentas sob avaliação disponibilizam;
• analise a facilidade de implementação e utilização;
• verifique se a ferramenta consegue escalar à medida que as necessidades organizacionais crescem;
• avalie a disponibilidade de suporte técnico aos usuários;
• teste, se possível, as soluções, utilizando-as e analisando na prática o seu funcionamento e a sua usabilidade.

Como visto, inúmeros fatores influenciam na eficiência da gestão de dados. Diante disso, o recomendável é implementar essa cultura no empreendimento, adotar boas práticas — como as listadas neste post — e utilizar um sistema eficaz para a integração dos departamentos.

Agora, aproveitando o gancho, que tal fazer o download do nosso conteúdo que explica como aproveitar todo o potencial do seu negócio com soluções inteligentes de viagens e despesas?