8 motivos para optar pelo Short Term Rental em viagens corporativas

Você sabia que, segundo o último levantamento da Deloitte com gestores de viagens, as viagens de negócios voltaram a crescer em 2024 e devem superar os níveis pré-pandemia já em 2025?

Embora a retomada seja positiva, ela pressiona o orçamento de empresas que precisam equilibrar redução de custos com a experiência do viajante. Nesse cenário, os Short Term Rentals passaram de alternativa pontual a componentes estratégicos das políticas de viagem corporativa. 

Quer saber mais sobre esse conceito? Continue a leitura e veja oito razões para adotá-lo em viagens corporativas!

O que significa Short Term Rental?

Short Term Rental (locação de curta duração), refere-se a casas, apartamentos ou studios totalmente mobiliados, disponibilizados por poucos dias ou semanas em plataformas digitais e operadoras especializadas. Diferentemente do hotel, o hóspede ocupa o imóvel inteiro, contando com cozinha equipada, área de estar, lavanderia e, muitas vezes, estação de trabalho. 

A popularização do bleisure — combinação de negócios e lazer — e a disseminação do trabalho híbrido fizeram o modelo se consolidar: a Airbnb fechou 2024 com 491 milhões de diárias vendidas, alta de 8% sobre 2023. Para as empresas, os STRs já aparecem lado a lado com tarifas de hotel em ferramentas corporativas de reserva.

Por que optar pelo Short Term Rental?

A seguir, oito benefícios que justificam a inclusão de STRs na estratégia de viagens corporativas.

1. Economia direta no orçamento

Estudos de mercado indicam que nos STRs o custo por noite cai em média 32% em relação a uma diária única, graças a descontos progressivos oferecidos pelos anfitriões e à diluição da taxa de limpeza. Em projetos longos, a economia se multiplica e libera capital para outras prioridades do negócio.

2. Redução de despesas colaterais

Cozinha equipada significa menos gastos com restaurantes; lavanderia no local evita serviços externos; e a possibilidade de compartilhar um imóvel entre dois ou três colaboradores dilui ainda mais o custo total da viagem.

3. Espaço e conforto superiores

Enquanto um quarto de hotel padrão tem cerca de 25 m², muitos apartamentos oferecem mais de 50 m², proporcionando sala de estar, mesa de trabalho e áreas para videoconferências sem interrupções. Para equipes em projetos críticos, o ganho de produtividade é perceptível.

4. Privacidade e bem‑estar

Ambiente residencial facilita um sono de melhor qualidade e reduz a “overdose” de estímulos típica de corredores de hotel 24/7. Colaboradores retornam mais descansados às reuniões — fator ligado a menores custos ocupacionais com saúde e absenteísmo.

5. Flexibilidade de data e permanência

STRs permitem antecipar check-in, estender estadias ou alterar datas com multas menores, atendendo a cronogramas de obra, manutenção industrial ou implementação de ERP que costuma escapar do previsto.

6. Localização estratégica

Imóveis residenciais existem em polos industriais, condomínios logísticos e regiões suburbanas onde a oferta de hotéis é limitada ou cara. Menos deslocamento gera economia de traslado, tempo e emissão de carbono — tema sensível para metas ESG.

7. Ambiente descontraído para networking

Receber fornecedores ou colegas para uma reunião rápida em “casa” cria laços informais, sem custos de locação de sala ou coffee break. Para quem lidera equipes, por exemplo, esse ambiente favorece a integração.

8. Adequação à tendência de trabalho híbrido

Se o colaborador estender a viagem para trabalho remoto, basta reservar um dia extra — prático para equipes globais que alternam escritório e home office. Essa flexibilidade também evita mudanças de acomodação de última hora, reduzindo custos com novo transporte ou tarifas mais altas de hotel. 

Além disso, o ambiente residencial dos Short Term Rentals, geralmente equipado com cozinha, área de estar e espaço dedicado para trabalho, favorece a produtividade do colaborador e seu bem-estar durante períodos prolongados fora de casa.

Como fazer reservas Short Term Rental?

Quer aprender a fazer as reservas pelo STR? Confira a seguir!

Estabeleça uma política corporativa clara

Defina critérios de elegibilidade, incluindo tempo mínimo de estadia, teto de preço por cidade, nota mínima do anfitrião, políticas de cancelamento. Além disso, considere exigências de segurança, como detecção de fumaça, seguro de responsabilidade civil, canal 24 h de suporte.

Use uma plataforma integrada à política de viagens

Com uma plataforma integrada, o viajante pesquisa hotéis e STRs na mesma tela; parâmetros de custo, região e verifica a avaliação, que vem pré-aplicada. Ao selecionar o imóvel, o sistema gera o itinerário, reserva automática e registro no módulo Expense, garantindo que o gasto volte pré‑classificado para o centro de custo correto. 

Centralize pagamentos e recibos

Carteiras digitais corporativas, cartões lodge ou pagamento antecipado via plataforma evitam adiantamentos pessoais e simplificam o fechamento da fatura. O recibo em PDF torna-se anexo obrigatório no relatório, reduzindo o tempo de auditoria em até 40%, segundo a própria SAP Concur.

Garanta o compliance fiscal

Manter a conformidade tributária é indispensável para qualquer política de viagens. No Brasil, entretanto, a emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços pelos anfitriões de Short Term Rental ainda é heterogênea: alguns emitem documentos corretamente, enquanto outros desconhecem as normas municipais ou simplesmente não oferecem NF‑e.

Para evitar surpresas, insira no contrato uma cláusula que exija a emissão da nota em prazo determinado ou, de preferência, recorra a intermediários que já disponibilizam a NF‑e automática integrada ao sistema de gestão de despesas. Essa precaução protege a empresa contra glosas de crédito fiscal, autuações por ISS e eventuais multas, além de agilizar a conciliação contábil e simplificar auditorias futuras.

Monitore KPIs de hospedagem

Utilize painéis interativos para analisar, em tempo real, métricas como custo médio por noite, variação em relação às tarifas de hotel, taxa de cancelamento e grau de satisfação do viajante obtido em pesquisas pós-estadia. 

Ao consolidar esses dados em dashboards integrados ao sistema financeiro, a empresa identifica tendências de economia ou desperdício. Além disso, corrige políticas de reserva com agilidade e embasa negociações mais vantajosas com fornecedores de hospedagem.

Realize a avaliação pós‑estadia

Feedback do viajante alimenta score interno de fornecedores e orienta futuras negociações. Muitos CFOs condicionam renovação de contrato à manutenção de nota mínima de 4,5/5.

Atualize a política de viagens periodicamente

O mercado imobiliário de curta duração muda rapidamente: novos players entram, tarifas oscilam e diversas cidades atualizam regras que podem restringir o uso de Short Term Rentals ou alterar alíquotas de tributos locais. 

Para manter a empresa em conformidade e garantir condições sempre competitivas, realize revisões formais da política de viagens pelo menos a cada seis meses. Nessas atualizações, considere dados de KPIs de hospedagem, feedback dos viajantes e eventuais mudanças legislativas, ajustando tetos de reembolso, critérios de elegibilidade e processos de reserva. 

Notou como os Short Term Rentals oferecem uma combinação ímpar de redução de custos, flexibilidade e experiência do viajante? Quando integrados a uma plataforma de qualidade, esses benefícios se somam à visibilidade em tempo real dos gastos, à automação de reembolsos e à conformidade fiscal. Todos esses aspectos liberam o time de finanças para focar em análises estratégicas e geração de valor.

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