Plano de gerenciamento de custos: como os CFOs devem atuar?

Como todo CFO bem sabe, é fundamental ter um plano de gerenciamento de custos eficiente, estruturado e adequado às necessidades da empresa. Esse planejamento serve para apoiar o processo de consolidação, expansão e crescimento das organizações, principalmente em tempos de crise.

Por meio desse planejamento, é possível guiar as estratégias de gastos e investimentos da organização, o que permite manter as despesas e os desembolsos sob controle da gestão. Isso proporciona maior lucratividade do negócio e estimula a competitividade no acirrado mercado atual.

Ou seja, na prática, com um planejamento completo, fica mais fácil os gestores, os líderes e os diretores financeiros terem maior visibilidade dos custos e das finanças. Neste artigo, confira os benefícios de um bom plano de gestão de custos, os passos para sua elaboração e muito mais!

Afinal, o que é um plano de gerenciamento de custos?

O plano de gerenciamento de custos pode ser definido como uma ferramenta ou um conjunto de processos que tem como foco garantir que todos os serviços prestados ou a fabricação de produtos tenham o orçamento necessário para concluir os projetos.

Inclusive, dentro desse planejamento, é importante contar com itens como cronograma de custos, orçamentos e investimentos, políticas para a realização dos gastos, responsáveis por todas as áreas relacionadas a compras e custos, entre outros detalhes.

Desse modo, é possível conciliar os gastos fixos e variáveis, de acordo com a categorização das despesas, e fazer a análise do orçado e realizado para saber se os orçamentos estão sendo cumpridos à risca ou se estão sendo extrapolados. Afinal, um problema comum que as empresas enfrentam é que os orçamentos, vira e mexe, são estourados e não se identifica o que aconteceu para explodir o limite deles.

Qual a relação entre plano de gerenciamento de custos e planejamento estratégico?

Estimar o quanto a empresa pode gastar e o quanto pode investir dá margem para criar um planejamento estratégico eficiente para seguir crescendo. Com a integração desses cuidados, é possível:

• atingir mais objetivos;
• controlar despesas;
• determinar o que vender de modo a ter maiores retornos;
• garantir a sustentabilidade financeira para dar continuidade aos negócios a longo prazo.

Qual a importância do plano de gerenciamento de custos para superar crises?

Em cenários de crises, as empresas devem acionar um plano de gerenciamento de riscos, e esse tipo de ação nem sempre é planejado pelos líderes. Segundo a Forbes, durante a pandemia de Covid-19, 76% das empresas globais tiveram que agir prontamente na redução de custos para se manter.

No entanto, além da implementação das medidas de mitigação de riscos, é importante ter um plano efetivo de controle de custos. Nesse sentido, os CFOs devem agir com agilidade, eficiência e resiliência para promover uma redução de gastos. Após a pandemia, ainda de acordo com a Forbes, 90% dos gestores de grandes empresas relataram a necessidade do alinhamento de gastos com as prioridades do momento.

Ou seja, o objetivo é verificar os investimentos e os desembolsos essenciais para manter o negócio funcionando, diferenciando-os daqueles não essenciais que podem ser cortados ou negociados. Quem ajuda a embasar todas essas decisões é o plano de custos.

Quais os benefícios do plano de gerenciamento de custos?

Além de promover redução de gastos quando necessário e garantir a continuidade de negócios em períodos de crise, o projeto de gerenciamento de custos traz diversos impactos positivos, como:

• minimização de desperdícios;
• redução de gastos desnecessários;
• programação de investimentos futuros, como na contratação de pessoas, na locação de espaços, na compra de equipamentos etc.;
• planejamento da implementação de tecnologias inteligentes que geram retorno sobre o investimento e maior economia no longo prazo;
• identificação imediata de oportunidades de economia e de otimização de operações internas, a fim de gerar maior produtividade e menos custos.

Portanto, fica claro que esse planejamento pode trazer vantagens no curto, médio e longo prazo. A partir da união de plano, estratégia e tecnologia, inclusive, é possível tornar os processos mais produtivos e eficientes, evitar erros e retrabalhos, também gerando economia.

Quais os principais requisitos para a elaboração desse plano?

Conhecer os principais requisitos necessários para desenvolver o plano de custos vai ajudar você a cuidar das despesas e dos gastos corporativos. Saiba mais sobre eles, a seguir!

Criar políticas de despesas claras

Os gastos realizados pelos funcionários acontecem a todo momento. Para controlar essa situação, o CFO deve agir na definição de políticas, categorias e procedimentos claros e consistentes de gastos com viagens corporativas e demais custos.

Assim, todos saberão o limite de cada tipo de despesa, qual a forma de pagamento correta, como solicitar o reembolso, quanto demora a aprovação e o pagamento do ressarcimento.

Com a incorporação de tecnologias adequadas, os diretores financeiros têm muito mais facilidade para monitorar o cumprimento dessas políticas de maneira automática. Com regras de auditoria, também é possível identificar gastos fora da política e solicitar a correção por parte dos funcionários.

Promover a visibilidade real dos gastos

Para ter um plano de gerenciamento de custos flexível e rapidamente adaptável a todas essas situações, é importante obter a verdadeira visibilidade de todos os gastos. Afinal, com as mudanças no comportamento de compra das empresas e dos funcionários, o rastreamento e a transparência das despesas se tornaram indispensáveis e os CFOs devem identificar rapidamente essa visibilidade.

Como consequência, ao conhecer os gastos reais, é possível:

• estimar posições do fluxo de caixa;
• determinar necessidades de caixa;
• identificar se as categorias de despesas estão funcionando corretamente;
• verificar deficiências nas comprovações de gastos;
• retirar gastos ocultos dos relatórios de despesas;
• criar relatórios personalizados para obter mais insights sobre as despesas;
• analisar todos os custos realizados na empresa;
• ter maior confiança nos dados sobre as despesas para embasar as tomadas de decisão.

Introduzir um processo digital de despesas

A maioria das empresas, após a pandemia, adotou algum formato de modelo híbrido de trabalho. No Brasil, mais de 83% das organizações investiram nessa opção, devido à flexibilidade, de acordo com um estudo da Aon realizado em 2023.

Nesse sentido, fica clara a importância de adotar um processo digital simples e fácil para realizar todas as funções de gastos: desde a pré-aprovação de solicitações de despesas até o envio de relatórios de gastos, a aprovação de faturas e os processos de reembolsos.

A digitalização permite que o trabalho dos profissionais seja mais ágil, eficiente, otimizado e produtivo. Consequentemente, os processos são seguidos de forma mais adequada e os dados se tornam mais precisos para a equipe de finanças manter o controle.

Quais os 4 passos do plano de gerenciamento de custos?

Realizar um plano de gerenciamento de custos exige uma atenção redobrada às etapas cruciais do projeto, aos objetivos desse processo e às necessidades da empresa. Com o levantamento desses três fatores, é possível estruturar uma estratégia que traga benefícios reais para o negócio.

No entanto, isso não significa que o processo de criação de um plano de gerenciamento de custos seja difícil. Acompanhe, a seguir, os quatro passos básicos para montar esse planejamento com eficácia na sua organização!

1. Planejar o gerenciamento dos custos

O ponto de partida é o planejamento inicial dos custos para a prestação dos seus serviços, o desenvolvimento de projetos ou a fabricação de produtos. Nesse caso, o gestor deve avaliar a mão de obra necessária, a contratação de terceiros, os equipamentos para atender às demandas, os insumos, entre outros itens.

Nesse passo, é fundamental planejar de forma detalhada cada uma das fases do projeto da sua empresa, com tudo o que será preciso para concluir o trabalho. Assim, é possível planejar o orçamento inicial e como fazer o gerenciamento dele em cada etapa.

2. Estimar os custos

Com o planejamento inicial, o próximo passo é estimar os custos por meio de um estudo embasado e aproximado de quanto custará cada recurso presente no serviço ou projeto. Aqui, os gestores financeiros devem ficar de olho nos valores dos projetos e nos orçamentos dos fornecedores.

3. Determinar o orçamento

Nesse momento, o orçamento previsto mostra todo o investimento necessário para a conclusão do projeto, serviço ou produto. Então, os líderes têm os valores exatos para a condução das suas atividades para determinado tempo e a entrega de determinados resultados.

4. Controlar os custos

Mesmo com o orçamento estipulado, os custos podem variar de acordo com o andamento das atividades executadas na fabricação de produtos ou na prestação de serviços. Nesse passo do plano de gerenciamento de custos, é essencial documentar e monitorar todas as despesas realizadas para garantir o controle adequado e a verificação de que o projeto está dentro do orçamento.

Vale lembrar também que o controle de custos é um processo contínuo. Ou seja, os gestores financeiros não podem parar de acompanhar e mensurar as despesas com pessoal, infraestrutura, equipamentos, tecnologias e ainda os gastos dos colaboradores. Com isso, durante toda a operação, pode-se identificar se os desembolsos estão dentro do previsto ou acima.

Nesse contexto, uma dica importante para fazer a prestação de contas correta de todos os custos é registrar as operações financeiras e guardar os comprovantes fiscais.

Bônus: mais pontos de atenção ao criar um plano de gerenciamento de custos

Depois de mostrarmos o passo a passo do plano de gerenciamento, trazemos dicas nas quais você deve ficar de olho para melhorar seu planejamento, sua estimativa e seu controle de custos:

• análise de fornecedores — veja quais as opções com melhor custo-benefício;
• avaliação de equipamentos — identifique os equipamentos que precisam ser atualizados, revisados ou trocados e aqueles que precisam ser comprados para a realização dos serviços;
• limite de orçamento — trace um orçamento com teto máximo e mínimo para, além de ficar dentro do orçamento, verificar um limite de trabalho para a realização dos serviços e projetos;
• projeção anual — não esqueça as projeções anuais de gastos e despesas dos mais variados tipos, o que inclui as realizadas por colaboradores, as contas fixas e outras;
• investimento em tecnologias — estime os investimentos em ferramentas e soluções para mapear seu retorno financeiro.

Qual a importância da tecnologia no plano de gerenciamento de custos?

Investimentos em tecnologia têm o potencial de elevar em até cinco vezes a receita de um negócio em relação a seus concorrentes, segundo um levantamento da Accenture. O mesmo vale para a implementação de técnicas e soluções digitais para ter mais resultados no gerenciamento de custos.

Com investimentos estratégicos em recursos tecnológicos, é possível adquirir diversas vantagens para a empresa e, sobretudo, o controle financeiro de um negócio, como:

• detectar gargalos operacionais e desperdícios;
• automatizar processos;
• otimizar o tempo de produção;
• diminuir a incidência de erros.

A combinação de todos esses fatores permite ter um maior controle sobre o plano de gerenciamento de custos. Tudo isso com investimentos em tecnologias alinhadas aos objetivos e às operações da empresa, como inteligência artificial, computação em nuvem e infraestrutura de integração de setores.

Com aplicação em todos os setores da empresa, a tecnologia pode auxiliar diversas áreas de gestão de custos, trazendo benefícios que envolvem:

• reduzir etapas manuais para aumentar a produtividade e o faturamento;
• analisar grandes volumes de dados com mais agilidade e precisão para fazer monitoramento constante dos custos;
• criar uma infraestrutura de gestão ou sistema de controle para ter uma melhor visibilidade das finanças empresariais e aumentar o gerenciamento das despesas;
• automatizar as compras e a gestão de estoque, a fim de prevenir gastos desnecessários.

Como a SAP Concur pode ajudar no gerenciamento de custos?

Para ajudar no plano de gerenciamento de custos, conte com a SAP Concur, que disponibiliza uma solução inovadora e completa de gestão de viagens e despesas corporativas, o SAP Concur Travel & Expense. Assim, é possível categorizar gastos, ter automação na prestação de contas, otimizar os processos de reembolsos e ainda promover maior visibilidade financeira.

Aprimore seu plano de gerenciamento de custos com inovações modernas e tecnologias atuais. Esse é o diferencial que seu negócio merece para otimizar os processos e desfrutar de um maior controle financeiro, com mais recursos para que os gestores financeiros tomem melhores decisões sobre orçamentos e custos com dados, além de informações mais confiáveis e assertivas.

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