Sistema de controle de despesas: saiba como implementá-lo em sua empresa!

21/10/2020

A partir da retomada de negócios e aceleração da transformação digital, implementar um sistema de controle de despesas tornou-se crucial para inteligência de negócios, escalabilidade e competitividade. Para se ter ideia, de acordo com a Pesquisa Pulso Empresa, na segunda quinzena de agosto, para 37,9% dos negócios, o impacto da crise provocada pela COVID-19 foi pequeno ou inexistente; e, 28,6% das empresas já sentem efeitos positivos.

Além disso, segundo estudo da IT Mídia, os desdobramentos do coronavírus provocaram uma aceleração na transformação digital nas empresas brasileiras. Diante disso, conheça os principais passos para implementar um sistema de controle de despesas em seu negócio e garanta todas as vantagens desta tecnologia!

Leia também: SAP Concur Expense: por que modernizar o controle de despesas do seu negócio?

Saiba quais são as principais etapas para implementar um sistema de controle de despesas em sua empresa

Mapear as demandas internas

O primeiro passo para obter sucesso na implementação de um sistema de controle de despesas é mapear cada uma das demandas internas que necessitem o investimento na tecnologia. Além disso, é importante avaliar quais funcionalidades da solução atendem cada necessidade do seu negócio.

Assim, essa etapa garante que os gestores tenham um projeto sólido para justificar o investimento no sistema de controle de despesas, bem como avaliar qual software atende melhor às necessidades da organização.

Definir políticas internas

É importante que a sua empresa tenha políticas internas bem definidas para que o sistema de controle de despesas possa atuar de acordo com essas regras. Por isso, é importante estruturar questões como gastos corporativos com viagens de negócios, hotéis, deslocamentos, restaurantes e transportes, por exemplo.

Além disso, também é necessário definir quais os comprovantes serão aceitos para o reembolso dessas despesas corporativas, qual o prazo para apresentá-los, tempo e modo para reembolso, entre outras informações importantes que sejam importantes para o seu negócio.

Pesquisar soluções confiáveis

Após os dois primeiros passos, chegou o momento de pesquisar as melhores soluções para sua empresa. Para isso, é importante procurar, avaliar e identificar um sistema de controle de despesas que seja o mais compatível possível com a realidade do seu negócio.

Confira os itens mais importantes nesta pesquisa:

  • Confiabilidade da fornecedora

  • Avaliação do layout

  • Suporte

  • Mobilidade

  • Conformidade legal

  • Auditoria automatizada

Planejar e executar a migração

A partir da escolha do sistema de controle de despesas que melhor se encaixa ao seu modelo de negócio, é hora de planejar e executar a migração. O planejamento deve contemplar cada etapa da implementação, período de testes, treinamentos de equipes e avaliação inicial.

Já na implementação, os responsáveis pelo projeto devem elaborar relatórios após o período de testes para reportar erros e dificuldades, apontar gargalos e indicar necessidade de melhorias ou ajustes em pontos estratégicos do sistema.

Instruir os colaboradores

Como já indicado, também é fundamental que os colaboradores sejam treinados para que tenha um padrão de utilização do sistema de controle de despesas. Desse modo, é preciso que a empresa invista na instrução dos profissionais sobre a nova solução, a importância do uso, como usá-la, qual a política de despesas corporativas e outros. Vale destacar que essa etapa será significativamente facilitada se a escolha da ferramenta considerar o design da solução e a atenção à experiência do usuário no desenvolvimento da aplicação.

Definir metas

Para que a implementação do sistema de controle de despesas tenha sucesso, também é necessário estabelecer metas e objetivos. Mas como fazer isso com uma solução de gestão de despesas? Basicamente, é preciso definir o que se espera da solução como, por exemplo, redução de custos x% em um período específico.

Nesta etapa, também é importante estruturar as ações necessárias para alcançar esses objetivos.

Monitorar os resultados

Por fim e igualmente importante aos outros passos, é fundamental monitorar as métricas e os resultados periodicamente. Por isso, a solução selecionada deve fornecer relatórios completos, com interfaces simples, facilitando a interpretação das informações e favorecendo insights. Além disso, um recurso relevante da ferramenta é que seja possível filtrar dos dados, por exemplo, por funcionário, área, tipo de despesa e cartão corporativo. 

Saiba mais: Sistema de controle de despesas: 5 vantagens da implementação em sua empresa

Conte com a SAP Concur

Para obter sucesso no sistema de controle de despesas é importante contar com uma solução sólida e de uma empresa experiente e que forneça o suporte adequado. Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de controle de despesas completo, que garante segurança, agilidade e eficiência no controle das despesas corporativas com funcionalidades como: 

  • Gerenciamento das despesas por aplicativos móveis

  • Otimização da gestão de despesas com recibos eletrônicos

  • Melhor visualização dos dados com a integração de sistemas

  • Conciliação de despesas com integração de cartões

  • Opção para visualizar as informações de despesas por funcionário

  • Rastreio de informações de despesas com segurança

Essas funcionalidades têm garantido o êxito de pequenas e grandes empresas de diferentes segmentos, como Sanofi, Randon, ArcelorMittal, Arezzo&Co, Braskem, Votorantim e muito mais! Aproveite e baixe o nosso ebook completo “Checklist: como implementar um sistema de controle de despesas em sua empresa” e saiba exatamente como escolher a melhor tecnologia para o seu negócio!

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