Política de reembolso: como saber se a minha empresa precisa de uma?
A política de reembolso consiste em um conjunto de regras, normas e determinações que ajudam na orientação dos colaboradores durante o pedido de restituição de valores relacionados às operações no trabalho.
Em geral, esse tipo de documento é muito usado em empresas que lidam com viagens corporativas, mas também pode ser requisitado nos procedimentos de reembolso de gastos no home office, material de escritório, entre outros. Apesar da importância da política de reembolso, alguns gestores têm dúvidas se o documento é realmente válido para o seu negócio. Pensando em responder esse questionamento, preparamos este artigo para mostrar quando a sua empresa precisa desenvolver uma política adequada.
Você pode se interessar: Como implementar uma nova política de viagens corporativas no cenário de retomada
Todas as empresas precisam de uma política de reembolsos?
A política de reembolsos é essencial para empresas de todos os tipos e portes, incluindo pequenas. Afinal, mesmo os empreendimentos menores têm gastos. Então, é válido criar um processo formal de despesas e restituições, para evitar desentendimentos entre os gestores e colaboradores.
Para termos uma ideia, mesmo empresas com menos de 20 funcionários se beneficiaram significativamente de uma política de despesas, de acordo com uma análise de clientes SAP Concur. Inclusive, os negócios desse porte que passaram de um gerenciamento manual de despesas para uma solução automatizada baseada em nuvem tiveram um aumento de 42% na eficiência do processo, reduzindo erros, riscos e custos.
Além disso, a construção de uma política é uma forma de ter um controle maior de gastos, visibilidade financeira e, assim, otimizar a gestão financeira do seu negócio, com processos mais organizados e direcionados. Afinal, vale lembrar que o documento ajuda a:
-
Mostrar quais categorias de despesas são permitidas;
-
Estabelecer diretrizes para envio de relatórios de despesas, bem como a revisão e aprovação dos mesmos;
-
Definir o processo de reembolso e o cronograma de restituição.
Em outras palavras, com a política de reembolso, a sua empresa também tem uma significativa redução de custos, já que, com as orientações corretas, o colaborador corre menos risco de efetuar gastos desnecessários.
Veja também: 5 traumas no reembolso de despesas de viagens
Como criar uma política de reembolso para a sua empresa
A política de reembolso pode ser adaptada à sua empresa, conforme as singularidades de cada negócio. Sendo assim, cabe aos gestores decidirem quais despesas são consideradas essenciais, portanto restituíveis, e quais são classificadas como desnecessárias.
No entanto, é fundamental consultar o que está disposto em lei para não ocorrer desentendimentos jurídicos com os seus funcionários, como por exemplo, nas despesas relacionadas ao home office.
Na legislação, não há uma definição clara de responsabilidades de quem deve arcar com os custos. Mas o combinado não sai caro. Então, coloque no papel se a sua empresa vai ajudar parcialmente ou integralmente neste caso.
Abaixo, veja algumas dicas de como criar uma política de reembolso para a sua empresa.
Considere as demandas dos colaboradores
Vale a pena conversar com os colaboradores, ou mesmo aplicar uma pesquisa interna, para avaliar quais são as principais demandas de restituição. A partir disso, os gestores conseguem definir, com base na lei, o que pode entrar como gastos reembolsáveis na política e custos não englobados pela empresa.
Estabeleça tetos e prazos
Além de descobrir quais são as despesas reembolsáveis, é essencial estipular limites de gastos para cada tipo de situação e prazos para o reembolso desde que seja enviado o comprovante.
Deixe as regras claras
Uma boa política de reembolsos depende da descrição de regras claras e objetivas. Por isso, use palavras de fácil compreensão a todos da empresa e oriente os colaboradores sobre o cumprimento das normas.