Política de reembolso de despesas: saiba como criar a sua com a SAP Concur

07/06/2021
A política de reembolso de despesas corporativas é um documento extremamente importante para as empresas, especialmente para os estabelecimentos que trabalham com viagens, seja de vendedores externos, representantes corporativos, bem como outros profissionais.
 
Afinal de contas, por meio dela, é possível estabelecer uma orientação dos custos envolvidos para evitar desperdícios, fraudes e contribuir com a saúde financeira do seu negócio. Além disso, a política garante processos mais rápidos e eficientes de reembolso.
 
Para termos uma ideia, cerca de 20% dos gastos das empresas ficam fora da política de reembolso de despesa, segundo dados da SAP Concur. Isso significa que a organização lida com custos extras, que poderiam ser melhor distribuídos e reaproveitados, ou mesmo reduzidos.
 
Por esse motivo, no momento de elaborar a política de reembolso de despesa, é importante considerar os principais gastos dos colaboradores, desde viagens de negócios (alimentação, táxi, pedágio, combustível), outros gastos in loco, como materiais de escritório, custos de home office (luz, internet), e até despesas com cursos de aperfeiçoamento, entre outros.
 
No artigo de hoje, conheça algumas dicas de como elaborar a sua política de reembolso de despesa e como a SAP Concur pode te ajudar nisso. Acompanhe a leitura!
 

5 dicas para elaborar uma política de reembolso de despesa

Diante da importância da política de reembolso de despesa, as empresas estão buscando alternativas viáveis para elaborar um plano assertivo e eficiente. Abaixo, saiba como elaborar o documento e melhorar a saúde financeira do seu negócio.

1 - Conheça a realidade da empresa

O primeiro passo é fazer um mapeamento dos custos envolvidos na empresa. Por exemplo, se a organização lida bastante com vendas externas e, por isso, tem uma grande demanda de viagens corporativas, é necessário considerar essa particularidade. Por outro lado, se o seu negócio só trabalha em regime home office, as demandas são diferentes.
 
Isso ajuda a ter uma noção de quais custos devem constar na política de reembolso de despesas, bem como elencar a prioridade dos gastos.

2 - Fique de olho na legislação

De acordo com a legislação, nem todas as despesas dos colaboradores ou prestadores de serviço precisam ou devem ser reembolsadas. Para definir isso, é necessário conhecer a legislação envolvida no contrato dos funcionários.
Sendo assim, os gestores devem analisar as regulamentações legais do regime de contratação (CLT ou MEI) e as convenções coletivas das categorias elegíveis na política de reembolso.
 

3 - Defina as despesas reembolsáveis e teto de gastos

Ao levar em conta a legislação vigente no regime de contratação dos colaboradores, é o momento de estabelecer a elegibilidade dos reembolsos, ou seja, quem poderá solicitar e receber reembolsos. Além disso, é importante estabelecer um teto de gastos, ou seja, um valor médio de quanto a empresa pode gastar em um determinado período de tempo (em geral, no mês).
 
Assim, ao perceber que esses custos estão ultrapassando o teto, é mais fácil encontrar os possíveis excedentes e orientar os colaboradores de acordo com a política de reembolso de despesas.

4 - Estabeleça prazos de reembolso

Para ter um controle maior da gestão financeira, é preciso definir os prazos para pedidos de reembolso. Isso evita solicitações tardias e desentendimentos, sendo uma forma de aplicar a política de reembolso de despesas de forma transparente.
 
Também é possível estabelecer diretrizes de prazos diferentes, conforme a prioridade das despesas. Tudo isso deve constar na política de reembolso para que todos os colaboradores tomem ciência.

5 - Mantenha os colaboradores informados

A política de reembolso de despesas só será devidamente respeitada, se todos os funcionários conhecerem o documento. Por essa razão, compartilhe as diretrizes em todos os canais de comunicação interna da organização, deixando claro aos funcionários quais as regras e os procedimentos envolvidos.
 

Como a SAP Concur pode ajudar na política de reembolso de despesas

A SAP Concur conta com uma ferramenta inovadora para te ajudar na elaboração da política de reembolso de despesas. A partir de rápidas perguntas, você pode construir seu próprio modelo de política personalizada de acordo com a realidade do negócio e suas necessidades.
 
Com esse recurso, os gestores conseguem definir diretrizes, normas e teto de gastos, levando em conta as particularidades da organização Se você quiser saber o que incluir em uma política de despesas, comece com este simples criador de política de despesas. Faça um teste agora mesmo e veja como elaborar a sua política.
 
Agora, para ter a melhor solução para a gestão de viagens corporativas e despesas iniciadas pelos colaboradores, conheça o SAP Concur Travel & Expense. Nosso sistema automatiza os processos de reembolso, garante maior conformidade, redução de custos, facilidade para colaboradores e gestores, visibilidade financeira, relatórios confiáveis e muito mais.
 
Entre em contato diretamente com a SAP Concur e fale com um de nossos especialistas.