O que é risco de conformidade? Entenda os impactos e como mitigá-los

22/03/2022

As empresas têm buscado meios de se manterem mais estratégicas e seguras diante das disrupções do mercado e, principalmente, das variações provocadas pelas crises econômicas. Diante disso, uma das melhores formas é entender o que é risco de conformidade e o papel dessa iniciativa dentro da organização.
Ao compreender essas práticas, as empresas não apenas se tornam mais conscientes a respeito da sua atuação no setor, mas também seus deveres, expectativas dos consumidores e padrões de qualidade que precisam atender.
Diante disso, veja abaixo o que é risco de conformidade, quais são as principais vulnerabilidades que as organizações estão sujeitas e como mitigar os impactos.
 
Afinal, o que é risco de conformidade?
O risco de conformidade pode ser definido, simplesmente, como as situações que impedem as empresas de não atenderem às regras vigentes, sejam elas provenientes de legislações e normas regulamentadoras ou das próprias políticas internas da corporação.
Neste cenário, ao não atender os padrões de compliance, a organização se torna suscetível a sanções legais, que impactam gravemente a sua imagem e a sustentabilidade financeira.
 

Quais são os principais riscos de conformidade a que as empresas estão sujeitas?

Dentre os principais riscos de conformidade a que as empresas estão sujeitas, podemos citar:

 

Legislações trabalhistas
Uma coisa é certa: não existe empresa sem mão de obra. O ativo humano é o recurso mais valioso de uma organização.
No entanto, para que os colaboradores consigam atuar de maneira segura, as corporações precisam cumprir uma série de normas, que variam desde a captação de informações pessoais durante os processos seletivos (especialmente com a chegada da LGPD), até iniciativas de segurança do trabalho e a própria CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Por sua vez, as leis trabalhistas não protegem apenas os colaboradores em níveis financeiros (contratos, salários e benefícios), mas também a integridade física e mental desses funcionários.

 

Segurança da informação e proteção de dados
A segurança da informação e proteção de dados é outro ponto que representa uma grande vulnerabilidade dentro das organizações, especialmente com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados no Brasil.
Não é grande segredo dizer que as empresas estão investindo em cibersegurança. Para se ter uma ideia, um estudo da PwC nos revela que 83% das organizações brasileiras vão aumentar os gastos com essa área em 2022.
No entanto, essa mesma pesquisa nos mostra que 25% das corporações têm pouco ou nenhum conhecimento acerca dos riscos cibernéticos que a sua operação está sujeita. Além disso, um levantamento da Dell Technologies diz que 3 em cada 4 empresas no país não estão preparadas para lidarem com a proteção de dados.

 

Qualidade do produto ou serviço prestado
A qualidade do produto ou serviço prestado é outra vulnerabilidade a que as empresas estão sujeitas. Não é atoa que, independentemente do segmento, essas organizações precisam seguir uma série de regras para garantir altos padrões de qualidade.

 

Fraudes financeiras e corrupções
As fraudes financeiras e corrupções são os principais riscos que cercam as corporações, possuindo impactos bastante graves. Essas situações, por sua vez, podem acontecer em qualquer área da empresa, desde o corpo diretor até no cotidiano das operações.

 

Variações do mercado
Por fim, as variações do próprio mercado representam riscos graves para a sustentabilidade das empresas. Um exemplo a ser citado é a própria pandemia, que pegou a todos de surpresa, no entanto, organizações que não estavam preparadas, não conseguiram manter seus negócios funcionando durante esse período.
Diante disso, não são apenas as crises e variações econômicas que podem afetar as empresas sem avisos prévios, mas também desastres naturais e cenários de conflitos políticos.

 

Quais são os impactos que esses riscos podem trazer às organizações?
Quando esses riscos se tornam uma realidade dentro das empresas, geram gravíssimos impactos, confira abaixo alguns deles.

 

Redução da eficiência e produtividade da operação
A operação apenas consegue realizar todas as suas entregas se possui um espaço de trabalho apropriado, ferramentas efetivas e um ambiente seguro para desenvolver as suas funções.
Isso significa que quando uma empresa é vítima de qualquer risco, um ou mais pilares desses são afetados, impactando diretamente na eficiência e produtividade dos colaboradores.
Como efeito em cadeia, as organizações podem enfrentar problemas com clientes e, até mesmo, graves perdas financeiras.

 

Diminuição da confiança dos stakeholders
Ao se envolver em algum escândalo ou ter a qualidade dos seus produtos ou serviços questionada, as empresas, imediatamente, possuem a sua imagem manchada no mercado. Como consequência, as organizações perdem a confiança de seus stakeholders (clientes, colaboradores e fornecedores).
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Opinion Box, 58% dos entrevistados desistiriam de uma compra ou um negócio se a empresa estivesse envolvida em denúncias de trabalho escravo, assim como poluição do meio ambiente (52%) e corrupção (50%).
Nesse cenário, sabemos que uma imagem sólida e coerente leva anos e, até mesmo, décadas para ser construída. No entanto, pode ser destruída em questão de horas ou dias.

 

Menor segurança nos processos internos
Outra consequência comum é a menor segurança nos processos internos. Quando uma empresa não consegue gerenciar riscos, se torna mais suscetível a invasões cibernéticas e roubos de dados.
Com isso, ela está sujeita a sanções legais que podem variar desde multas caríssimas até pausas parciais ou totais de atividades específicas, como a captação, armazenamento e gerenciamento de dados pessoais.

 

Gerenciamento de custos pouco eficiente
Além disso, uma empresa que não controla vulnerabilidades, também possui impactos profundos na gestão de custos, não somente pelas sanções que pode receber e afetar a gestão financeira, mas também pela dificuldade de manter um bom planejamento orçamentário.
Por outro lado, é uma organização que não consegue identificar gargalos financeiros com facilidade, o que inclui as fraudes corporativas e casos de corrupção na operação.

 

Menor resistência a tempos de crise
Com tudo o que foi listado, as organizações que não entendem o que é risco de conformidade e como gerenciar essas vulnerabilidades são menos resilientes a tempos de crise.
Como resultado, essas empresas são mais suscetíveis às variações do mercado e tendem a ser impactadas com mais severidade por essas situações, não possuindo dinamismo e flexibilidade para se manterem competitivas.

 

Como mitigar riscos e garantir total conformidade das empresas?
Não basta entender o que é risco de conformidade, é necessário implementar medidas efetivas para mitigar essas vulnerabilidades e garantir total conformidade das empresas. Nesse cenário, as principais iniciativas que devem ser adotadas são:

 

Tenha políticas robustas e claras
O primeiro passo é criar políticas internas robustas e claras. Essas medidas norteiam as tomadas de decisões dentro das empresas, assim como orientam as ações dos colaboradores e corpo diretor.
O ideal é que as organizações façam políticas específicas para cada departamento ou área, como é o caso das políticas de viagens e reembolsos de despesas, segurança da informação, práticas no home office e proteção de dados.
Por sua vez, essas práticas devem contar com informações detalhadas, como prazos, teto de gastos, iniciativas emergenciais para mitigar riscos e medidas de prevenção.

 

Valorize as práticas de ESG
Outro ponto importante diz respeito ao ESG (Environmental, Social and Corporate Governance ou Governança social, ambiental e corporativa, na tradução). Essas iniciativas viabilizam a conformidade das empresas em todas as esferas em que ela está inserida, o que aumenta a transparência dos processos e adequação das operações.
Além disso, as práticas de ESG estão sendo cada vez mais valorizadas pelo público e têm se tornado, inclusive, um dos fatores de confiança para novos investidores. Segundo a pesquisa supracitada do Opinion Box, 86% dos consumidores se preocupam com iniciativas sustentáveis das empresas ao comprar um produto.

 

Prepare o seu time
Um processo que muitas empresas acabam “pecando” e, consequentemente, se perdendo no momento de fazer a gestão de riscos é a preparação do time. De nada adianta definir práticas robustas ou contar com as melhores tecnologias do mercado se os colaboradores não sabem como aplicá-las no dia a dia.
Nesse cenário, valorize a troca de informações entre os seus funcionários e dissemine as políticas internas por meio de documentos que podem ser acessados facilmente.
Além disso, crie medidas para acompanhar se os colaboradores estão seguindo essas diretrizes ou não, de modo a garantir o máximo de conformidade e identificar com rapidez gargalos na operação.
Ademais, reforce a comunicação interna e dissemine um ambiente de trabalho em que os funcionários se sintam livres para dar ideias, sugestões ou denunciar falhas na operação. Quanto mais transparente a sua empresa for com o time, maior será o senso de responsabilidade com os fluxos internos.

 

Mantenha um bom relacionamento com os stakeholders
Outra medida essencial no momento de colocar a gestão de risco de conformidade em prática é manter um bom relacionamento com os stakeholders. Muitas empresas acreditam que apenas a gestão dos colaboradores, por exemplo, é suficiente para minimizar vulnerabilidades.
Ou, ainda, somente cuidar da carteira de clientes existentes (embora seja fundamental, claro) seja o bastante para proteger a organização de qualquer problema. No entanto, não é bem assim.
É preciso também manter um bom relacionamento com os fornecedores e investidores, estabelecendo critérios muito claros e específicos para fazer negócios com esses agentes. Afinal, qualquer situação controversa e polêmica em que seus parceiros estiverem envolvidos, as consequências recairão sobre a sua empresa.

 

Use a tecnologia ao seu favor
Finalmente, o segredo para não somente compreender o que é risco de conformidade, mas também garantir um gerenciamento efetivo dessas vulnerabilidades, é recorrendo à tecnologia.
Atualmente, é possível contar com ferramentas completas e robustas, que auxiliam em todos os processos de validação e controle de dados, assim como acompanhamento detalhado de toda a operação e implementação das políticas internas.

 

Conte com o SAP Concur Expense!
O SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas completo, intuitivo, responsivo e totalmente personalizável.
Com um layout simples de usar, o SAP Concur Expense se adapta a qualquer dispositivo e valoriza a experiência do usuário, facilitando a imputação de informações no cotidiano das operações.
Ele pode ser utilizado para os mais diversos processos que envolvam o gerenciamento de gastos, como a distribuição de benefícios, viagens corporativas e home office.
Dentre suas principais funcionalidades, estão:
  • Digitalização de comprovantes de pagamentos;
  • Categorização automática de despesas;
  • Garantia de cumprimento das políticas de despesas;
  • Integração rápida e simplificada com outras ferramentas;
  • Conciliação das despesas com cartões corporativos;
  • KPIs completos e robustos para acompanhamento da operação;
  • Auditorias de todas as despesas.