Conformidade legal: o que é e qual é a sua importância para a gestão de despesas e viagens?

02/03/2022
 
Não é um grande segredo citar que as organizações estão investindo cada vez mais nas práticas de ESG (acrônimo para Environmental, social and corporate governance ou Governança ambiental, social e corporativa, na tradução), incluindo a conformidade legal.
 
Por sua vez, essas iniciativas têm como objetivo não somente garantir melhores processos internos e alto nível de qualidade, mas também tornar as corporações mais competitivas e sustentáveis, assim como mais estáveis para expansão dos negócios.
 
De acordo com dados da Deloitte, 84% dos gestores estão investindo em governança corporativa com o objetivo de aumentar a transparência e qualidade das informações internas. Além disso, 94% dos respondentes reconhecem que uma boa estrutura de governança é relevante para o sucesso dos negócios.
Nesse cenário, uma das áreas que têm despertado a preocupação dos gestores e líderes financeiros é a gestão de despesas e viagens, que necessita de um controle mais efetivo para minimizar riscos de fraudes e, consequentemente, prejuízos financeiros.
 
Diante disso, entenda qual é o papel da conformidade no gerenciamento de gastos e reembolsos dos deslocamentos corporativos e como realizar auditorias efetivas.
 
Afinal, o que é conformidade legal?
 
De maneira prática, a conformidade legal pode ser definida como a adequação da empresa a uma série de normas internas e regulamentos externos.
Sabemos que, para uma organização funcionar, ela precisa respeitar diversas legislações, incluindo não somente licenças para operação de seus serviços, mas também o cumprimento de obrigações fiscais, contábeis, ambientais e sociais.
 
Diante disso, a conformidade legal garante que a corporação atenda a todos esses requisitos de maneira efetiva, reduzindo os riscos de sanções por descumprimentos de normas legislativas e minimizando qualquer vulnerabilidade que afete o desempenho da empresa.
 
Qual é a importância da conformidade para a gestão de despesas e viagens?
Como citado, os gestores têm investido em melhores práticas para a gestão de reembolsos de despesas e viagens e isso não é por acaso. De acordo com dados da própria SAP Concur, os custos com esse tipo de gasto representam 33% das despesas das organizações.
Por sua vez, a conformidade legal promove um gerenciamento mais estratégico desses gastos, oferecendo uma série de benefícios, como:
  • Gestão financeira mais transparente;
  • Adequação da operação às legislações vigentes;
  • Redução de fraudes nas solicitações de reembolsos;
  • Previsibilidade de gastos;
  • Oportunidades de otimização financeira;
  • Gerenciamento estratégico da operação.

Como realizar auditorias efetivas para garantir a conformidade da sua operação?

Para que a conformidade legal seja uma realidade na sua empresa, é preciso implementar auditorias frequentes das solicitações de reembolsos. Essas análises podem ser feitas de maneira amostral (com 20% a 25% dos pedidos de despesas) ou total.
 
As auditorias, porém, dependem de uma robusta política de reembolsos de despesas e viagens, que possua regras claras a respeito dos tipos de gastos que são considerados, classificação, padrão de preenchimento e envio dos relatórios, responsáveis, prazos e obrigações dos colaboradores.
A partir disso, é fundamental também contar com a tecnologia, que simplifica o gerenciamento da operação e permite uma identificação rápida e efetiva de qualquer inconformidade.
Além disso, uma ferramenta robusta promove uma série de benefícios às empresas, como:
  • Acelera a transformação digital das organizações;
  • Sustenta uma gestão estratégica;
  • Permite melhores tomadas de decisões;
  • Facilita a otimização frequente da operação;
  • Reduz erros.
Conte com o SAP Concur Expense!
O SAP Concur Expense apoia a conformidade legal da sua empresa. Consistindo em um sistema de gestão de despesas, o SAP Concur Expense pode ser completamente personalizado às necessidades da sua organização e, principalmente, às políticas internas do seu negócio.
Com ferramentas inovadoras, a plataforma é dinâmica e funciona tanto em ambientes da web quanto em dispositivos móveis. Dessa forma, o SAP Concur Expense garante aos colaboradores flexibilidade para preenchimento dos relatórios e solicitações de reembolsos de maneira efetiva e automatizada.
O sistema também conta com indicadores completos que viabilizam uma análise detalhada da operação, assim como identificação de gargalos e oportunidades de otimização financeira, promovendo desenvolvimento sustentável à sua empresa.