Como a gestão de despesas iniciadas pelo colaborador otimiza a área financeira?

16/09/2020

Realizar a gestão de despesas tem sido desafiador para as empresas que buscam a continuidade de negócios e competitividade empresarial em tempos de pandemia. Para se ter ideia, segundo dados apurados pelo IBGE, de cada 10 empresas, 4 foram fechadas pelos desdobramentos do coronavírus. Além disso, entre 2,7 milhões de empresas em atividade, 70% reportaram que a COVID-19 teve um impacto geral negativo sobre o negócio.

No entanto, além dos custos empresariais, ainda existem as despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores, que caso não sejam administradas corretamente podem causar um grande prejuízo às organizações. Nesse sentido, de acordo com o estudo The staggering cost of fraud, 5% das receitas de uma organização são perdidas por conta de fraudes todos os anos.

Diante disso, fica evidente que o controle de custos a partir da gestão de despesas é essencial para vencer os desafios e ao mesmo tempo obter continuidade de operações, otimização de processos e até inteligência de negócios. Saiba mais!

Leia também: Gerenciamento de despesas: 4 dicas para redução de custos

Saiba como a gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores otimiza as atividades do setor financeiro

Limite de gastos

O primeiro benefício promovido à área financeira de uma empresa por adotar a gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores é o estabelecimento do limite de gastos vinculado à política de reembolsos. A partir de um estudo de todas as receitas e despesas da organização, é possível estabelecer um limite de custos para os gastos empresariais dos profissionais e quais custos são reembolsáveis e quais não são.

Política de reembolsos

Assim como o limite de gastos, para que fique claro quais são os gastos passíveis de reembolso, é importante elaborar uma política de reembolso. Desse modo, além dos custos que podem ser reembolsados, a política de despesas corporativas cria regras como obrigatoriedade de envio da nota fiscal, bem como datas para envio desses comprovantes e o tempo para os colaboradores receberem esses valores.

Diminui desperdícios

Após estruturar a política de reembolsos e estabelecer o limite de gastos, sua organização já sente os primeiros impactos da eficiência proporcionada pela gestão de despesas. Afinal, os colaboradores já seguem os procedimentos previamente definidos e, engajados, ajudam a utilizar os recursos da melhor maneira. Além disso, a partir do registro de todas as despesas iniciadas pelos profissionais, bem como seus relatórios, é possível avaliar esses gastos e identificar oportunidades para otimizá-los.

Automatiza processos

A automação de processos, atualmente, é essencial para aumentar a produtividade dos colaboradores, obter precisão e eficiência nas atividades referentes à gestão de despesas e ainda garantir a redução de custos. Para isso, é importante investir em ferramentas realmente eficazes e que permitam que a organização deixe de lado as inúmeras planilhas financeiras e trabalhe apenas com um sistema único, que garanta mobilidade, acompanhamento de movimentação e precisão de dados e informações.

Promove a gestão de despesas

Com um sistema sólido de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores é possível ter o controle financeiro total desse tipo de custo, como gasto com viagens, transporte e refeições, por exemplo. Desta maneira, a área financeira da empresa garante previsibilidade de custos, o que é fundamental para o planejamento e para a gestão de despesas.

Reduz fraudes

Por fim, um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores também auxilia no combate à fraude na utilização dos recursos corporativos. Para se ter uma ideia, segundo levantamento realizado pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), as fraudes já causaram uma perda de US$ 3 bilhões para diferentes negócios. Além disso, a pesquisa também aponta que 86% dos golpes envolvem alterações nas demonstrações financeiras. Por isso, é importante que essa administração seja realizada a partir de uma plataforma sólida e confiável, que tenha recursos para identificar possíveis fraudes.

Saiba mais: Controle de despesas: como prevenir e detectar fraudes nos gastos corporativos

Conte com a SAP Concur

Como visto, para realizar a gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores é importante contar com um sistema de uma empresa experiente como a SAP Concur. Por isso, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de custos corporativos que otimiza a área financeira da sua empresa. A plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, proporcionando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos de até 8% nas empresas.

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