Aprenda a gerenciar corretamente o saque com cartão corporativo

A administração eficiente dos recursos financeiros é um fator determinante para o sucesso das empresas, especialmente quando se trata da gestão de despesas corporativas. Nesse cenário, o saque com cartão corporativo pode trazer flexibilidade para cobrir custos operacionais, mas, sem um controle adequado, pode comprometer a transparência e dificultar a prestação de contas.

Neste artigo, você entenderá melhor o que é o saque com cartão corporativo, como funciona e quando ele deve ser utilizado. Além disso, exploraremos as melhores práticas de gestão e as tecnologias que ajudam a manter um controle preciso das retiradas. Boa leitura!

O que é saque com cartão corporativo?

O saque com cartão corporativo é um recurso disponibilizado por instituições financeiras que permite a retirada de dinheiro em espécie para despesas relacionadas ao negócio. Essa funcionalidade pode ser utilizada por colaboradores que precisam de liquidez imediata para cobrir determinados custos que não podem ser pagos diretamente com o cartão.

Esse tipo de operação é útil em cenários específicos, embora represente um desafio para a empresa quando não há um controle adequado. Sem um acompanhamento rigoroso, as retiradas em dinheiro podem gerar dificuldades na conciliação contábil e na prestação de contas. Por isso, é fundamental que os gestores estabeleçam políticas bem definidas para seu uso e invistam em tecnologia para monitoramento em tempo real.

Como funciona esse tipo de saque?

Cada empresa pode definir regras próprias para o uso do saque com cartão corporativo, de acordo com suas necessidades e diretrizes internas. No entanto, o funcionamento geral dessa operação segue alguns passos básicos:

• definição de limites: a empresa determina um valor máximo que pode ser retirado por colaborador, por dia ou por mês, garantindo que os saques não ultrapassem o orçamento planejado;
• autorização interna: em algumas organizações, os saques precisam ser aprovados previamente por um gestor financeiro ou pelo departamento responsável pelo controle de despesas. Esse processo evita retiradas desnecessárias e assegura que os recursos sejam usados de maneira adequada;
• registro da transação: após a retirada do dinheiro, o colaborador deve justificar a utilização do valor, apresentando recibos e comprovantes em um prazo determinado pela empresa;
• conciliação financeira: todas as transações devem ser lançadas no sistema contábil, categorizadas corretamente e vinculadas ao centro de custo correspondente. Dessa forma, os saques ficam devidamente registrados, evitando discrepâncias no fechamento financeiro.

Além disso, algumas empresas limitam os saques a determinadas funções ou departamentos, para que somente equipes com necessidades reais desse recurso tenham acesso a ele.

Quando o saque com cartão corporativo é utilizado?

O saque com cartão corporativo é utilizado em situações específicas, nas quais o pagamento digital não é uma opção viável ou quando a retirada de dinheiro facilita determinadas operações. Os principais cenários de uso são:

• viagens corporativas para locais com restrição de pagamento eletrônico: em algumas regiões, especialmente no interior ou em países com infraestrutura financeira menos desenvolvida, pagamentos em dinheiro ainda são a única alternativa para certos serviços, como transporte local, alimentação e gorjetas;
• eventos e feiras de negócios: em exposições, feiras e eventos corporativos, pode ser necessário realizar pagamentos rápidos para fornecedores, pequenas compras emergenciais ou contratação de serviços que não aceitam cartão;
• obras e manutenção: empresas da área de construção, engenharia ou manutenção precisam frequentemente de dinheiro em espécie para cobrir despesas imprevistas. Exemplos disso, são as compras urgentes de materiais em lojas menores que não aceitam cartões ou a contratação pontual de mão de obra;
• atividades operacionais em campo: algumas operações externas exigem pagamentos em dinheiro, como transporte de mercadorias, serviços de entrega e suporte técnico em locais sem infraestrutura bancária adequada;
• despesas com pequenos fornecedores: em alguns casos, pequenos fornecedores e prestadores de serviço preferem pagamentos em dinheiro, seja por conveniência ou para evitar tarifas bancárias.

Embora haja momentos em que o saque com cartão corporativo seja necessário, ele deve ser utilizado com moderação e sempre com um controle rigoroso para evitar gastos desnecessários.

Por que gerenciar os saques com cartão corporativo?

A falta de controle sobre os saques pode gerar diversos problemas para a empresa, comprometendo a transparência financeira e dificultando a auditoria dos gastos. Por outro lado, um gerenciamento eficiente traz benefícios importantes, como:

• maior precisão no fechamento contábil: sem um controle rigoroso, os saques podem ser registrados de maneira inadequada, gerando inconsistências nas demonstrações financeiras da empresa;
• prevenção de uso indevido: o acompanhamento detalhado das retiradas reduz o risco de saques para fins pessoais ou fora da política do negócio;
• melhor planejamento do fluxo de caixa: com o monitoramento dos saques, a empresa prevê melhor suas necessidades financeiras e mantém os recursos disponíveis para despesas estratégicas;
• facilidade na prestação de contas: a partir de um processo bem estruturado, os colaboradores conseguem justificar rapidamente os saques realizados, afastando questionamentos e retrabalho no fechamento financeiro.

Quais são as melhores práticas de gestão?

Para garantir que os saques com cartão corporativo sejam utilizados de maneira correta e eficiente, algumas boas práticas devem ser implementadas. Confira quais são elas a seguir.

Criar uma política de uso detalhada

Definir regras claras para quem pode sacar, quando e para quais finalidades é um passo essencial para evitar desvios e manter a organização financeira da empresa.

Estabelecer limites de saque

Determinar um teto máximo para as retiradas impede que valores elevados sejam sacados sem necessidade, fazendo com que o orçamento corporativo não seja comprometido.

Implementar um sistema de justificativa de gastos

Solicitar que os colaboradores forneçam recibos e notas fiscais imediatamente após o saque facilita o rastreamento e a categorização correta dos valores retirados.

Utilizar ferramentas para monitoramento em tempo real

Sistemas de gestão financeira ajudam a acompanhar os saques conforme eles ocorrem, possibilitando a identificação rápida de possíveis irregularidades.

Integrar os dados aos sistemas contábeis da empresa

Automatizar o lançamento dos saques nos relatórios financeiros reduz erros e melhora a eficiência do controle de despesas.

Quais ferramentas podem auxiliar no controle de saques?

O uso de tecnologia no gerenciamento de saques com cartão corporativo é uma peça-chave para garantir controle, eficiência e transparência. Algumas soluções disponíveis no mercado incluem:

• sistemas de gestão de despesas: plataformas que oferecem registro automatizado das transações, categorização de gastos e emissão de relatórios detalhados;
• softwares de reembolso e controle de despesas corporativas: ferramentas que facilitam a prestação de contas dos colaboradores e agilizam a aprovação de gastos;
• aplicativos móveis para envio de comprovantes: soluções que facilitam a digitalização e o envio de recibos de maneira instantânea, eliminando a necessidade de controle manual;
• integração com ERPs e sistemas contábeis: recursos que mantêm os saques sempre alinhados com a contabilidade e o planejamento financeiro da empresa.

O saque com cartão corporativo pode ser uma alternativa valiosa para cobrir despesas específicas, desde que seja utilizado com um bom controle e transparência. Como vimos, o gerenciamento eficiente envolve a definição de políticas claras, a implementação de registros detalhados e o uso de tecnologias para automatizar o processo. Seguir essas boas práticas fortalece a gestão financeira da empresa.

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