Principais termos de gestão de despesas
A
Comparação dos indicadores de desempenho de uma organização, como custo por viagem, tempo do ciclo de aprovação e taxas de exceção, com seu histórico interno ou com grupos de empresas semelhantes, para identificar possíveis melhorias.
O processo de analisar despesas realizadas anteriormente, como faturas e pedidos de compra (POs), para identificar padrões e oportunidades de economia futuras.
A aplicação de aprendizado de máquina e reconhecimento de padrões para detectar anomalias, analisar gastos e gerar insights automaticamente.
O processo de garantir que os gastos dos colaboradores estejam em conformidade com as regras e políticas da empresa antes do reembolso.
Um aplicativo que permite aos usuários gerenciar facilmente viagens e despesas a partir de qualquer dispositivo móvel, possibilitando planejar viagens e enviar e aprovar despesas de qualquer lugar.
O processo de obter autorização de um gestor ou outro responsável pela aprovação antes de reservar uma viagem a trabalho.
O uso de inteligência artificial (IA) para analisar transações, relatórios de despesas ou faturas, identificando erros, violações de políticas e fraudes.
Uma avaliação e análise completas dos relatórios de despesas para verificar sua precisão e conformidade com a política de despesas. É utilizada para identificar fraudes e garantir que solicitações indevidas não sejam processadas.
O uso de software para executar automaticamente tarefas rotineiras e processos de aprovação.
C
Um recurso do software de gestão de despesas que permite aos usuários fotografar e enviar recibos usando um dispositivo móvel, facilitando o registro e o gerenciamento das despesas.
Um cartão de pagamento emitido para colaboradores para despesas comerciais autorizadas, servindo como uma forma aprovada de realizar compras relacionadas ao trabalho sem que o colaborador precise pagar do próprio bolso.
A capacidade de os aplicativos trocarem dados automaticamente entre si por meio de interfaces de programação de aplicações (APIs). Isso permite a integração com sistemas ERP, criando um ecossistema de software unificado.
Uma solução de auditoria de despesas da SAP Concur com tecnologia de IA que sinaliza anomalias, lançamentos duplicados e gastos fora das políticas antes do reembolso. A solução está integrada aos fluxos de trabalho do Concur, realizando verificações automatizadas, reduzindo auditorias manuais e acelerando o processamento das solicitações.
Um recurso adicional do aplicativo móvel SAP Concur que rastreia automaticamente a distância percorrida usando GPS. Ele permite documentar, registrar e solicitar o reembolso da quilometragem percorrida de forma fácil.
Uma solução de gestão de despesas que reúne todas as despesas em um único lugar e automatiza o processo desde a captura dos recibos até a aprovação, proporcionando maior visibilidade e reduzindo o risco de fraudes ou gastos duplicados.
Uma solução de gestão de viagens que sincroniza os dados de viagens em um único lugar, proporcionando aos colaboradores uma maneira fácil de gerenciar suas reservas e permitindo que as empresas cumpram seu dever de cuidado (duty of care) e tenham uma visão completa dos gastos.
Cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), uma estrutura regulatória da União Europeia que estabelece regras sobre como os dados pessoais de residentes da UE são coletados, armazenados e compartilhados.
O processo de garantir que as reservas de viagens corporativas feitas pelos colaboradores estejam de acordo com as políticas da empresa e as regulamentações governamentais.
A prática de analisar as despesas para garantir que estejam de acordo com as políticas da organização antes da realização do reembolso, ajudando a evitar gastos não autorizados e reduzir o risco de fraudes.
A conformidade fiscal e regulatória refere-se ao cumprimento de leis e normas relacionadas aos gastos e relatórios empresariais, incluindo o cálculo correto de impostos, a retenção adequada de dados e a preparação para auditorias.
O processo de garantir que as operações comerciais, os relatórios financeiros e a conduta dos colaboradores estejam de acordo com as leis e regulamentações de todas as regiões onde a empresa realiza negócios.
O cumprimento de leis, normas e regulamentações governamentais relacionadas às operações de uma empresa, incluindo o tratamento responsável de dados, relatórios financeiros e medidas anticorrupção. O não cumprimento dessas exigências pode resultar em penalidades e responsabilidade legal.
O registro da distância percorrida para fins profissionais, utilizado para calcular reembolsos e fornecer informações para declarações fiscais.
D
Despesas que violam as políticas da empresa, como compras que excedem os limites de gastos, viagens reservadas fora dos fornecedores aprovados ou ausência de comprovantes de compra.
Um recurso de software de gestão de despesas que identifica e elimina lançamentos de despesas repetidos, reduzindo os impactos de erros humanos e garantindo a conformidade com a política de despesas da empresa.
O processo de converter recibos em papel para versões digitais, simplificando o registro e o gerenciamento de despesas.
Um recurso de gestão de despesas que permite aos usuários fotografar e enviar recibos em papel para o registro digital das despesas.
A responsabilidade de toda empresa de garantir a segurança e o bem-estar dos colaboradores durante viagens a trabalho.
E
A capacidade de uma empresa de oferecer produtos ou serviços de qualidade utilizando o mínimo possível de tempo e recursos desperdiçados.
Gases de efeito estufa gerados durante viagens corporativas, como voos, corridas de táxi e até estadias em hotéis.
F
Recursos de software que automatizam processos repetitivos e baseados em políticas. Eles podem gerenciar transações e eliminar etapas manuais dos fluxos de trabalho, reduzindo o tempo de processamento, diminuindo custos e evitando erros.
As tecnologias, os sistemas e os processos utilizados por uma organização para gerenciar e limitar os gastos. Eles garantem que o dinheiro seja utilizado de acordo com as políticas da empresa e em conformidade com os orçamentos.
Tecnologia que identifica despesas que não estão em conformidade em relatórios, faturas ou registros financeiros, utilizando IA e verificações baseadas em regras para sinalizar atividades duplicadas ou fraudulentas.
O processo de captura, envio, validação, aprovação e reembolso de despesas relacionadas às atividades profissionais.
A declaração intencionalmente incorreta de custos empresariais na forma de solicitações duplicadas, recibos falsificados ou gastos pessoais apresentados como despesas corporativas. Isso pode resultar em multas, medidas disciplinares e danos à reputação.
G
O processo de monitorar, controlar e reembolsar gastos relacionados às atividades profissionais realizados pelos colaboradores. Inclui o estabelecimento de políticas, a aprovação de despesas e a manutenção de registros para fins contábeis e de conformidade.
A possibilidade de acessar o software de gestão de despesas por meio de um dispositivo móvel, permitindo que os usuários registrem, enviem e aprovem despesas profissionais remotamente.
O monitoramento e a análise dos recursos financeiros que entram e saem de uma empresa, com o objetivo de garantir a estabilidade e a lucratividade da organização no longo prazo.
A coordenação e o acompanhamento dos detalhes de uma viagem, incluindo voos, hotéis, transporte terrestre e alterações na programação.
A estrutura que define como uma organização opera de forma ética, estratégica e transparente. Ela abrange as políticas internas, as hierarquias de aprovação e as trilhas de auditoria que mantêm os gastos em conformidade com os padrões internos da empresa, além de considerar auditores externos e regulamentações.
I
A conexão entre sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e outros softwares que permite a troca livre de dados, substituindo o trabalho manual por um fluxo de trabalho mais preciso e eficiente.
A conexão entre as soluções SAP Concur e o SAP S/4HANA que sincroniza dados de viagens, despesas e faturas, proporcionando informações financeiras e controles unificados.
A sincronização dos dados dos colaboradores entre um sistema de informações de recursos humanos (HRIS) e um software ERP, garantindo que todas as informações de RH sejam alinhadas automaticamente e reduzindo a necessidade de administração manual.
Um recurso de gestão de despesas em que os cartões de crédito emitidos pela empresa são diretamente vinculados ao software de gestão de despesas para automatizar a inserção de dados e aumentar a visibilidade dos gastos.
Software que reúne diversas ferramentas relacionadas a viagens, incluindo reservas, relatórios de despesas e acompanhamento de conformidade, em uma única plataforma para facilitar o gerenciamento das viagens.
A capacidade de sincronizar dados entre diferentes softwares, independentemente do fornecedor ou da tecnologia utilizada. Ela mantém fluxos de trabalho integrados e permite a criação de ecossistemas de software coesos, com informações consistentes.
M
O processo de identificar e reduzir possíveis ameaças à reputação, às finanças ou às operações de uma organização.
A medição e o monitoramento das emissões, seja por um indivíduo ou por uma organização. As empresas utilizam essas informações para orientar seus compromissos de sustentabilidade e o controle das emissões.
O
Uma tecnologia que automatiza a entrada de dados ao converter textos presentes em imagens ou PDFs em dados digitais.
Uma solução SAP Concur que ajuda a revisar os orçamentos, auxiliando as empresas a encontrar novas formas de economizar dinheiro e realizar gastos de forma eficiente.
A melhoria contínua dos fluxos de trabalho para alcançar resultados mais rápidos e precisos, com custos menores.
A prática de utilizar previsões, ciclos de reembolso e controles de gastos orientados por políticas para alinhar as entradas e saídas de caixa de uma empresa, garantindo liquidez e, ao mesmo tempo, minimizando custos.
P
Um cartão de pagamento emitido pela empresa e utilizado para comprar suprimentos, assinaturas ou ferramentas em nome da organização junto a fornecedores preferenciais. Ele permite que os colaboradores realizem gastos dentro dos limites aprovados, ao mesmo tempo que oferece à empresa visibilidade do fluxo de caixa em tempo real.
Transações realizadas para fornecedores referentes a quaisquer bens ou serviços necessários para uma organização.
Configurações aplicadas a um usuário específico que determinam quais recursos ele pode ou não visualizar ou editar dentro de um sistema de software. Isso ajuda a manter as informações confidenciais da empresa seguras, limitando o acesso.
Um valor diário destinado a cobrir as despesas dos colaboradores durante viagens a trabalho, incluindo alimentação, hospedagem, passagens aéreas e outras despesas incidentais.
Regras que orientam como os colaboradores devem realizar compras, viagens e despesas em nome da empresa, definindo limites, categorias, fornecedores preferenciais e padrões de documentação para controlar os gastos e reduzir riscos.
O processo completo de aquisição de bens e serviços, desde a solicitação de compra até o pagamento.
As políticas, tecnologias e estruturas legais utilizadas para proteger os dados confidenciais de uma organização contra uso indevido, acesso não autorizado ou perda. As plataformas baseadas em nuvem devem seguir essas regulamentações para garantir a segurança dos dados.
R
O processo de recuperar impostos elegíveis pagos sobre despesas empresariais, incluindo o imposto sobre valor agregado (VAT) e o imposto sobre bens e serviços (GST).
Valor pago pela organização aos colaboradores para ressarcir despesas pagas do próprio bolso relacionadas a atividades profissionais, como viagens a trabalho.
O uso de tecnologia avançada para simplificar a criação, o envio e o processamento de relatórios de despesas.
Relatórios enviados pelos colaboradores para documentar compras relacionadas ao trabalho e solicitar reembolso.
A reserva de voos, hotéis e qualquer outro serviço ou recurso de que um viajante possa precisar antes de uma viagem de negócios.
S
As medidas proativas adotadas por uma organização para proteger os colaboradores durante viagens a trabalho.
Uma tecnologia SAP Concur apoiada por uma equipe global de auditores profissionais para garantir a conformidade, identificar fraudes e reduzir a carga de trabalho de toda a força de trabalho.
Os serviços de consultoria e suporte técnico que configuram, integram e implementam soluções para atender aos requisitos do negócio e garantir a adoção pelos usuários.
O processo de garantir que as informações sejam consistentes entre vários sistemas. Isso elimina discrepâncias entre registros financeiros, dados de colaboradores e ferramentas de geração de relatórios, contribuindo para a tomada de decisões mais informadas.
Uma solicitação formal feita por um colaborador para adquirir bens ou serviços, contendo a quantidade, a justificativa comercial e outras informações relevantes.
Uma solicitação enviada por um colaborador para aprovação de um gestor ou outra pessoa responsável antes da reserva de uma viagem corporativa, permitindo que as empresas garantam que as viagens sejam planejadas de acordo com as políticas e o orçamento.
Aplicativos de software hospedados pelo fornecedor em servidores remotos, em vez de instalados no hardware da empresa. O fornecedor gerencia a manutenção, a segurança e a escalabilidade, proporcionando às empresas acesso sob demanda a softwares de alta tecnologia.
Ferramentas integradas de gestão de gastos que conectam os processos de viagens, despesas e faturas em uma única plataforma, proporcionando insights em tempo real, fluxos de trabalho automatizados e maior controle sobre os gastos.
A consideração dos impactos ambientais, econômicos e sociais de uma empresa para apoiar seu sucesso no longo prazo.
T
O processo de substituir processos empresariais manuais ou legados por softwares modernos para melhorar a eficiência, a confiabilidade e a tomada de decisões, permitindo que as organizações cresçam sem uma sobrecarga administrativa significativa.
Um serviço premium de gestão de itinerários de viagens que organiza as viagens em uma única programação atualizada, com atualizações de voos em tempo real, busca de voos alternativos e monitoramento de reembolsos de tarifas, ajudando a reduzir imprevistos nas viagens e melhorar a experiência do viajante.
V
A prática de tomar decisões responsáveis para reduzir o impacto ambiental durante viagens a trabalho.
O nível de clareza com que uma empresa consegue analisar como e onde seus recursos financeiros são utilizados.