Como conciliar cartão de crédito corporativo em viagens corporativas?

O cartão de crédito corporativo é um meio de pagamento que facilita o controle e o planejamento das empresas, sobretudo quando existe a necessidade de gerenciar viagens de negócios. No entanto, para que esse recurso seja usado de forma eficiente, é necessário adotar alguns cuidados na definição de regras e processos de controle.

Quando associado a regras e processos bem definidos, o cartão de crédito corporativo melhora o controle do orçamento por parte da empresa. Criar uma política para a utilização desse recurso evita os casos de mau uso e otimiza a gestão financeira do negócio.

Mas, surge a pergunta: como fazer isso? É o que detalhamos neste artigo. Confira nossas dicas!

O que é conciliação de cartão corporativo?

A conciliação de cartão corporativo é o processo de comparar as transações feitas no cartão da empresa com os registros internos de despesas, comprovantes, categorias de gastos, centros de custo e regras da política corporativa.

O objetivo é verificar se cada lançamento está correto, documentado e vinculado ao contexto certo da operação. Na prática, isso significa cruzar a cobrança do cartão com algumas informações, como:

• data;
• valor;
• fornecedor;
• tipo de despesa;
• justificativa;
• aprovação.

Esse cuidado ajuda a diferenciar o que foi pago diretamente pela empresa do que foi desembolsado pelo colaborador, além de reduzir erros em reembolsos e relatórios.

Em viagens corporativas, a conciliação ganha importância extra porque o volume de gastos tende a crescer e se espalhar por diversas categorias.

Hotel, táxi, aplicativo de mobilidade, refeição, bagagem, estacionamento e taxas podem aparecer no mesmo período e em cartões diferentes, o que exige organização para manter rastreabilidade e clareza.

Quando bem estruturada, a conciliação não serve apenas para “bater” extrato. Ela ajuda a fortalecer a gestão de gastos com cartão de crédito corporativo, melhora a qualidade das informações e cria uma base mais confiável para auditoria, orçamento e tomada de decisão.

Quais são os principais desafios na conciliação de despesas de viagem?

A conciliação de despesas em viagens corporativas costuma falhar não por um único erro, mas pela soma de processos soltos, registros incompletos e baixa visibilidade sobre os gastos. Quando isso acontece, o financeiro perde tempo, a prestação de contas atrasa e o controle fica mais frágil.

Esse cenário pesa ainda mais em empresas com muitos viajantes, vários centros de custo e grande volume de transações. Nessas situações, alguns desafios aparecem com mais frequência. Vamos conhecê-los!

Dados espalhados em vários canais

Em muitas empresas, a transação do cartão chega por um canal, o comprovante por outro, a justificativa em planilha e a aprovação em e-mail. Quando essas informações não estão centralizadas, a conferência vira uma tarefa lenta e sujeita a falhas.

Atraso na prestação de contas

O colaborador viaja, faz vários pagamentos no cartão, guarda recibos e só organiza tudo dias depois. Nesse intervalo, comprovantes se perdem, detalhes da despesa ficam menos claros e o fechamento financeiro perde agilidade.

Classificação incorreta dos gastos

Sem padronização, uma mesma despesa pode ser lançada em categorias diferentes. Isso compromete relatórios, análise por centro de custo e leitura mais fiel do orçamento.

Esse ponto pesa ainda mais no controle de despesas com cartão empresarial quando há muitos usuários e alto volume de lançamentos.

Ausência de políticas claras

Se a empresa não define limites, tipos de gastos aceitos, exigência de comprovantes e fluxo de aprovação, o cartão passa a ser usado sem critério uniforme. Isso amplia divergências, retrabalho e risco de despesas fora da política.

Mais complexidade no setor de saúde

No setor de saúde, esses desafios tendem a ser maiores. Organizações da área lidam com deslocamentos frequentes, múltiplos centros de custo, exigências regulatórias mais rígidas e operações espalhadas entre unidades, o que torna a rastreabilidade das despesas ainda mais relevante.

Quais são algumas boas práticas para conciliar despesas com cartão corporativo?

Uma conciliação eficiente depende de processo claro, categorização consistente e dados bem organizados. Quando a empresa estrutura essas etapas,  ela reduz falhas e fortalece as políticas de governança em relação aos gastos.

Na prática, algumas medidas, que veremos agora, ajudam a tornar o processo mais confiável e menos dependente de controles manuais.

Defina uma política de uso de cartão corporativo

A empresa precisa estabelecer quem pode usar o cartão, quais despesas são aceitas, quais limites se aplicam, quando o comprovante é obrigatório e qual o prazo para prestação de contas. Sem esse desenho, a conferência perde referência.

Padronize a categorização das despesas

Hotel deve entrar sempre como hotel, alimentação como alimentação, transporte local como transporte local. Esse cuidado simplifica análises e reduz distorções nos relatórios financeiros.

Centralize dados de cartão e comprovantes

Quando o financeiro precisa buscar informações em muitos sistemas, a conciliação consome mais tempo e fica mais exposta a inconsistências. Por isso, vale reunir dados de cartão, comprovantes e relatórios em um só ambiente.

Incentive o registro durante a viagem

Tirar foto do recibo, anexar o comprovante e classificar a transação logo após o gasto reduz esquecimento e melhora a precisão da prestação de contas. Em viagens corporativas, esse hábito faz bastante diferença.

Use conferência automática das transações

Em vez de revisar tudo manualmente, a empresa pode adotar regras para sinalizar duplicidades, ausência de comprovante, despesa acima do limite e inconformidades com a política. Isso ajuda a equipe financeira a concentrar esforços nos casos que realmente exigem análise mais detalhada.

Integre a conciliação aos sistemas financeiros

Quando cartão, despesas, viagens e centros de custo conversam entre si, a empresa garante mais previsibilidade em relação aos seus gastos e reduz retrabalho no fechamento. Desse modo, os líderes e colaboradores fortalecem a gestão de gastos com cartão corporativo e melhoram a qualidade das informações.

Como automatizar a conciliação financeira?

Automatizar a conciliação é, antes de tudo, reduzir a dependência de lançamentos manuais e de conferências fragmentadas. Com integração entre cartão, sistema de despesas e fluxo de aprovação, as transações podem chegar ao relatório quase em tempo real, já vinculadas ao usuário e ao contexto do gasto.

Esse modelo encurta o caminho entre a compra e a validação. Em vez de esperar o extrato, reunir recibos e conciliar tudo depois, a empresa acompanha a despesa enquanto ela acontece. Isso melhora o controle e ajuda a corrigir problemas antes do fechamento.

A automação e as ferramentas de IA também favorecem a aplicação das políticas. Regras de auditoria conseguem apontar gastos sem comprovante, valores acima do teto, categorias inconsistentes ou lançamentos duplicados. Com isso, o processo ganha velocidade sem perder rigor.

Em viagens, esse ganho é muito concreto. A empresa consegue acompanhar passagens, hospedagem, deslocamentos e alimentação em um fluxo mais claro, com menos espaço para erro e maior precisão na alocação por centro de custo, projeto ou unidade.

Essa característica é especialmente útil para funcionários que viajam com frequência e precisam prestar contas de forma recorrente.

Como a automação apoia a área de saúde

No setor da saúde, a automação responde a uma rotina financeira mais sensível, com deslocamentos entre unidades, participação em congressos, visitas técnicas, treinamentos e múltiplos centros de custo envolvidos na mesma operação.

Sem um processo estruturado, despesas de viagem podem ficar dispersas, o que dificulta a rastreabilidade, aprovação e análise orçamentária. Quando a conciliação ocorre de forma automatizada, a organização ganha mais clareza sobre quem gastou, em qual contexto, com qual finalidade e em qual unidade o valor deve ser alocado.

Esse controle mais preciso ajuda hospitais, clínicas e redes de atendimento a reduzir retrabalho, fortalecer a conformidade e acompanhar gastos com mais segurança.

A solução da SAP Concur para o setor contribui justamente nesse ponto ao integrar viagens, despesas e faturamento com mais controle orçamentário e conexão com sistemas já usados pela operação.

Como a SAP Concur simplifica a conciliação de despesas?

A SAP Concur conecta viagens, despesas e dados financeiros em uma estrutura integrada, o que reduz a fragmentação do processo e melhora a visibilidade dos gastos corporativos.

Nossa solução automatiza a integração de cartão corporativo do início ao fim e, no caso de cartões cobrados de forma centralizada, consegue relacionar despesas pré-aprovadas às faturas para viabilizar uma conciliação mais rápida e precisa.

Esse modelo ajuda bastante na rotina de viagens. A plataforma reúne transações do cartão, comprovantes, categorias de despesa, relatórios e aprovações em um fluxo mais organizado, o que reduz retrabalho e fortalece a segurança durante o uso de cartão corporativo em viagens.

A solução também favorece o controle por política. É possível centralizar reservas de passagens, hospedagens e transporte conforme as regras da empresa, conectar as despesas de viagem aos centros de custo e automatizar relatórios por colaborador, viagem ou projeto, o que facilita a realização de auditorias e prestação de contas.

Outro ponto importante está na captura digital de comprovantes. Com recursos como o ExpenseIt, os usuários podem fotografar recibos e relacioná-los às cobranças do cartão, o que acelera a conferência e contribui para reembolsos mais eficientes.

No fim, conciliar despesas com cartão de crédito corporativo é um processo capaz de dar clareza aos gastos, reforçar governança, reduzir riscos e transformar dados de viagem em informação útil para decisões financeiras mais estratégicas. Com automação, política bem definida e integração entre sistemas, a empresa sai do retrabalho e passa a operar com mais controle e consistência.

A SAP Concur tem soluções para diferentes negócios. Conheça as nossas plataformas e descubra como automatizar a conciliação de despesas e ter mais controle sobre os gastos corporativos.