Se há um momento para ficar de olho no seu dinheiro, a resposta é toda hora.

Se há um momento para ficar de olho no seu dinheiro, a resposta é toda hora.  

Você se lembra a primeira vez que sua mãe lhe deu dinheiro para ir até o mercado e comprar leite? E você pensou: “Ei, leite é barato. Vou poder comprar um saco de doces e ela nunca saberá!”  

É, bem, ela sabia.  

A história não é muito diferente no mundo dos negócios, exceto que são bilhões e bilhões de dólares e as pessoas não estão tentando comprar um lanche barato, elas estão comprando equipamentos de home office, encomendando refeições caras (para os clientes? para elas mesmas? por diversão?) e tentando colocar sabe-se lá o que mais nos relatórios de despesas (mais sobre isso em um momento).  

Obviamente, a maior parte dos gastos delas é legítima. Mas com o grande aumento dos trabalhadores remotos e híbridos, está ficando cada vez mais difícil saber quanto dos gastos ultrapassa a linha.  

 

A pandemia acaba estragando tudo.  

Foram dois anos difíceis, para dizer o mínimo. E embora a liberdade recém-descoberta dos membros de sua equipe tenha suas vantagens (trabalhar no sofá pode ser confortável), é muito, muito mais difícil para você ver como eles gastam seu dinheiro. Então, quando você recebe um recibo de R$2.000,00 da Amazon, você não sabe se é leite, doces ou um sistema de home theater, que eles definitivamente não precisam para trabalhar.  

De acordo com um Relatório de Percepção de Gastos recente da SAP Concur patrocinado pela Oversight, o risco de gastos das empresas quase triplicou desde o início da pandemia e o trabalho remoto tornou-se um convite aberto para gastos de alto risco e altamente questionáveis. Um cliente, por exemplo, fez com que um colaborador tentasse passar um silenciador de rifle como despesa de teletrabalho. Um silenciador de rifle.  

Anomalias como essa podem ser fáceis de ver (embora nem sempre seja o caso), mas como saber se o vale-presente de R$100,00 pelo qual você está pagando é para um cliente ou para uso pessoal de um colaborador? Como você sabe se um delivery para jantar foi presenteado a um cliente ou devorado por um dos seus vendedores?  

 

Isso é simplesmente errado.  

As violações de gastos também estão aumentando. Ou disparando, como pode ser o caso. De acordo com o relatório, as infrações de gastos com viagens e despesas aumentaram 292% entre 2019 e 2020. E, na confusão e no caos relativo que se seguiu com a rápida mudança para o trabalho remoto, as violações de desembolso e de fraude aumentaram em 32% e 12%, respectivamente.  

Sem dúvida, não é tudo intencional. Não são todos nós que queremos desperdiçar o dinheiro do leite que nossa mãe pediu. Mas à medida que cada vez mais os colaboradores se tornam gastadores corporativos, sem cartões corporativos, mais e mais erros acontecerão.  

E sim, faz diferença se foi acidental ou intencional. Mas, no final das contas, o dinheiro da sua empresa está saindo e não está voltando.  

 

O que você pode fazer? 

A grande mudança da noite para o dia pela qual todos passamos em 2020 exige um compromisso com a melhoria contínua. Isso exige que nós, como líderes financeiros, reexaminemos como gerenciamos os gastos para garantir que as políticas e processos com os quais contamos possam acompanhar as mudanças e os desafios atuais. Isso significa que devemos encontrar novas maneiras de monitorar os gastos dos colaboradores para manter a conformidade, mesmo quando eles não estiverem no escritório. Requer controles de custos mais fortes e processos mais fluidos, para que possamos adaptar as regras à nossa realidade atual, ao mesmo tempo em que as tornamos mais difíceis de quebrar.  

O relatório SAP Concur & Oversight também analisa este tópico, oferecendo uma lista robusta de ações sugeridas que você pode tomar para tomar quanto a gastos e seus riscos inerentes. Tudo desde o monitoramento de gastos em categorias de alto risco até a expansão de programas de cartões corporativos para reforçar suas auditorias.  

Então, corra até o mercado, pegue um petisco e dê uma olhada. Em seguida, entre em contato com seu representante de vendas da SAP Concur para obter mais informações.