Saiba como fazer o controle de custos em sua empresa

23/02/2021

Em momentos de crise, é comum que a maioria dos empresários recorra a cortes de gastos e de pessoal ao invés de realizar um controle de custos na empresa. A economia brasileira vem passando por altos e baixos nos últimos anos e manter-se estável financeiramente tem se tornado um desafio para as empresas. E com a crise, muitos negócios sofreram ainda mais.
Segundo uma pesquisa realizada pelo IBGE, 62% das 2,8 milhões de empresas em funcionamento sentiram impactos negativos devido à pandemia; como a redução nas vendas que acometeram 50,7% dos negócios. Como não é possível prever crises como essa gerada pela Covid-19, manter o controle de custos em dia, independentemente do estado da saúde financeira do negócio é fundamental para garantir que a empresa resista em tempos difíceis.
 

Por que fazer um controle de custos?

Muitos negócios fecham as portas por falta de boas práticas de gestão financeira, pois acabam por focar em outras questões como fluxo de caixa, controle de estoque e planejamento financeiro, que não deixam de ter sua importância. Mas, é através do controle de custos que se obtém um verdadeiro diagnóstico do negócio, tornando-se possível averiguar o destino dos recursos da empresa, se o preço final do produto ou serviço condiz com o que é gasto na produção, porque as metas não estão sendo alcançadas e por quais motivos a produtividade está baixa.
 
Como fazer um controle de custos?
 
1. Realize o planejamento
Planejamento financeiro e controle de custos são aliados importantes e que se complementam. Ou seja, um não funciona adequadamente sem o outro. O primeiro passo é elaborar o orçamento financeiro. Separe os custos fixos dos variáveis e depois coloque-os em categorias (materiais de escritório, salários, benefícios, etc.), assim é possível ver com maior clareza a origem de cada gasto e onde está a maior concentração de recursos. Inclua também o que será destinado para investimento, fluxo de caixa e receita esperada. Assim como todas as despesas. E não se esqueça de separar uma quantia para despesas não planejadas; quebra de máquinas, contratação, demissão, etc. podem ocorrer e é necessário estar preparado.
 
2. Invista na tecnologia (sistema de gestão de despesas)
O investimento em um sistema de gestão de despesas proporciona uma visão unificada de todos os gastos da empresa, além de tornar a tomada de decisão muito mais ágil e segura. Muitas empresas realizam o controle financeiro em planilhas do Excel, mas essa não é uma boa alternativa. Além de demandar um certo tempo, esse método é sujeito a falhas, já que é realizado de forma manual.
Com a plataforma de gestão, os dados são lançados de forma automática; todas as transações são capturadas automaticamente e também é possível automatizar permissões de gastos.
 
3. Reduza os custos
Para reduzir os gastos de maneira que isso não afete a produtividade dos funcionários e a qualidade dos produtos e serviços, identifique quais são as áreas com os maiores custos, planeje os cortes e analise quais serão os impactos. Comece cortando gastos supérfluos, verifique o que pode ser terceirizado, reveja contratos antigos e elimine as horas extras.
 
4. Acompanhe o monitoramento em tempo real
Faça o uso de softwares que permitam o monitoramento de gastos em tempo real. Assim é possível detectar tendências, antecipar despesas e planejar melhor. Com o monitoramento aproximado, é possível identificar com mais clareza as necessidades da empresa e buscar soluções de melhor custo-benefício.
 
5. Tenha relatórios automatizados e precisos
Quanto a empresa gastou esse mês? Qual o setor que mais deu despesa? Quais são as previsões para o próximo mês? Quais gastos posso cortar sem medo? Com diagnósticos precisos em mãos, responder a essas perguntas, planejar o futuro da empresa, administrar o orçamento, identificar o que precisa ser cortado e definir metas tornam-se uma tarefa muito mais fácil. Com os indicadores de desempenho, é possível identificar falhas nos processos internos de maneira muito mais eficiente; como uma compra mal sucedida ou custo alto de frete, por exemplo, permitindo assim que se busque alternativas mais econômicas.
 
Como escolher um sistema de gestão?
 
Para que o controle de custos seja realmente eficiente, contar com o auxílio de um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores que permita o monitoramento de gastos em tempo real, produza relatórios e previsões financeiras automatizadas e ofereça uma ampla visão de todos os gastos da empresa é o ideal. Nesse sentido, a SAP Concur disponibiliza o SAP Concur Expense, sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores, com automação de processos, inteligência artificial, em compliance com a LGPD, que ajuda as organizações a reduzirem os custos empresariais em até 8%!
 
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