Saiba como fazer o controle de custos em sua empresa

O controle de custos é uma das práticas mais estratégicas para manter a saúde financeira e a competitividade de qualquer negócio. Sem ele, até empresas com boa receita acabam enfrentando desequilíbrios e desperdícios.

Contudo, pode ser difícil entender por onde começar e quais pontos priorizar. Neste conteúdo, você vai entender por que o controle de custos vai muito além de cortar gastos — e como aplicá-lo de forma inteligente no dia a dia da gestão empresarial. Boa leitura!

Por que fazer um controle de custos?

Muitos negócios fecham as portas por falta de boas práticas de gestão financeira, uma vez que acabam por focar em outras questões como fluxo de caixa, controle de estoque e planejamento financeiro, que não deixam de ter sua importância.

Contudo, é por meio do controle de custos que se obtém o verdadeiro diagnóstico do negócio, já que se torna possível:

• averiguar o destino dos recursos da empresa;
• verificar se o preço final do produto ou serviço condiz com o que é gasto na produção;
• entender os motivos pelos quais as metas não estão sendo alcançadas;
• descobrir os motivos de uma produtividade baixa.

Como fazer o controle de custos?

Agora, conheça as principais etapas para realizar o controle de custos na prática!

1. Realize o planejamento

Planejamento financeiro e controle de custos são aliados importantes que se complementam. Ou seja: um não funciona adequadamente sem o outro.

O primeiro passo é elaborar o orçamento financeiro. Separe os custos fixos dos custos variáveis e depois coloque-os em categorias (materiais de escritório, salários, benefícios). Assim, é possível ver com mais clareza a origem de cada gasto e onde está a maior concentração de recursos.

Inclua também o que será destinado para investimento, fluxo de caixa e receita esperada, assim como todas as despesas. Não se esqueça de separar uma quantia para despesas não planejadas, como quebra de máquinas, contratação e demissão, que podem ocorrer e é necessário estar preparado.

 2. Invista na tecnologia

O investimento em um sistema de gestão de despesas proporciona uma visão unificada de todos os gastos da empresa, além de tornar a tomada de decisão muito mais ágil e segura.

Muitas empresas realizam o controle financeiro em planilhas do Excel, mas essa não é uma boa alternativa. Além de demandar um certo tempo, esse método é sujeito a falhas, já que é realizado de forma manual.

Com a plataforma de gestão, os dados são lançados de forma automática: todas as transações são capturadas automaticamente e é possível automatizar permissões de gastos.

3. Reduza os custos

Para reduzir os gastos de maneira que isso não afete a produtividade dos funcionários e a qualidade dos produtos e serviços, identifique quais são as áreas com os maiores custos, planeje os cortes e analise quais serão os impactos.

Comece cortando gastos supérfluos, verifique o que pode ser terceirizado, reveja contratos antigos e elimine as horas extras.

4. Acompanhe o monitoramento em tempo real

Faça o uso de softwares que permitam o monitoramento de gastos em tempo real. Assim, é possível detectar tendências, antecipar despesas e planejar melhor.

Com o monitoramento aproximado, é possível identificar com mais clareza as necessidades da empresa e buscar soluções de melhor custo-benefício.

5. Tenha relatórios automatizados e precisos

Quanto a empresa gastou esse mês? Qual o setor que mais deu despesa? Quais são as previsões para o próximo mês? Quais gastos posso cortar sem medo? Com diagnósticos precisos em mãos, responder a essas perguntas torna-se uma tarefa muito mais fácil.

Com os indicadores de desempenho, é possível identificar falhas nos processos internos de maneira muito mais eficiente, como uma compra malsucedida ou custo alto de frete, permitindo assim que se busque alternativas mais econômicas.

Como escolher um sistema de gestão?

Escolher um bom sistema de gestão de despesas faz toda a diferença na eficiência do controle de custos. Mais do que apenas armazenar informações, essas plataformas ajudam a transformar dados em decisões estratégicas. Entenda as etapas para fazer a escolha!

Priorize sistemas intuitivos e alinhados ao comportamento dos colaboradores

O ideal é buscar uma ferramenta que se conecte diretamente com os hábitos dos colaboradores, afinal, são eles que iniciam muitos dos gastos corporativos. Sistemas com funcionalidades intuitivas, acessíveis via aplicativo e com automação de processos, são mais facilmente adotados pela equipe.

Avalie os recursos estratégicos da plataforma

Outros aspectos importantes envolvem a geração de relatórios em tempo real, previsões financeiras e integrações com ERPs ou sistemas bancários. Esses recursos garantem uma visão completa da saúde financeira do negócio, tornando o processo mais confiável e menos suscetível a erros manuais.

Não ignore a segurança e o compliance

Além disso, considerar a conformidade com a LGPD e outras exigências legais é essencial para garantir a segurança dos dados e o compliance da organização.

Um exemplo de solução completa: SAP Concur Expense

Um sistema que atende a todos esses critérios é o SAP Concur Expense. A solução permite monitorar gastos em tempo real, oferece inteligência artificial para identificar inconsistências e ajuda a reduzir os custos empresariais em até 8%. Tudo isso com a segurança de uma marca consolidada globalmente.

Como usar o sistema de gestão na prática?

Depois de escolher o sistema de gestão ideal, é hora de colocá-lo em ação de forma estratégica. O primeiro passo é mapear os processos internos e entender como as despesas são geradas dentro da empresa. Confira as etapas!

Estruture fluxos e permissões para evitar desperdícios

Defina fluxos de aprovação e níveis de permissão claros. Por exemplo: quem pode solicitar reembolsos? Quais departamentos precisam de aprovação prévia? Essas diretrizes garantem mais controle e evitam gastos indevidos.

Estimule o uso em tempo real pelos colaboradores

Na rotina, incentive os colaboradores a registrarem suas despesas via aplicativo, preferencialmente no momento da compra. Isso evita esquecimentos, reduz retrabalho e permite uma análise mais rápida e precisa.

Use os relatórios para antecipar decisões

A equipe financeira deve acompanhar os relatórios automaticamente gerados pelo sistema, cruzando os dados com os objetivos do planejamento orçamentário. Ao identificar desvios ou padrões fora do previsto, é possível agir rapidamente.

Faça a categorização inteligente para análise estratégica

Outra funcionalidade importante é a categorização automática dos gastos por tipo, centro de custo ou projeto. Essa prática torna a análise muito mais ágil e fornece insights valiosos para a tomada de decisão.

Use o histórico como ferramenta de previsão

Com o tempo, o sistema também acumula dados históricos, o que permite criar comparativos entre períodos, prever sazonalidades e identificar oportunidades de economia em fornecedores e contratos.

Como você viu no artigo, um sistema eficiente de controle de custos é um passo estratégico para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade do negócio. Com tecnologia e organização, fica mais fácil tomar decisões embasadas e evitar desperdícios. Invista no controle desde já e transforme seus resultados.

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