O que as empresas estão fazendo para se preparar para o retorno das viagens?

“A mudança em direção ao dever de diligência e à segurança dos colaboradores em um programa de viagens corporativas é dramática. Embora possa parecer um pouco distante, agora é a hora de reestruturar seu programa de gerenciamento de viagens em preparação para as pessoas que viajarão em 2021.” -Carl Jones

Em 2020, tudo está no ar, exceto os viajantes. Mas depois de meses de “podemos, não podemos” com a COVID-19, os viajantes de negócios globais podem ver a luz no fim do túnel. Especialmente na região da Ásia-Pacífico (APAC), onde vários países fizeram progressos para conter a propagação da pandemia. A Ásia está agora posicionada para facilitar o retorno do mundo às viagens de negócios neste inverno e na primavera com vacinas, que esperamos que fechem o negócio neste verão (dedos firmemente cruzados).

Claro, o "normal" não vai voltar com o toque de um botão. A confiança nas viagens corporativas voltará gradualmente. Se sua empresa quer estar na frente da fila, é importante se preparar agora. Isso significa compreender as preocupações dos colaboradores, se inteirar das informações que mudam rapidamente e incorporar a segurança do viajante aos processos em cada etapa.

Observar o mapa.

Embora a APAC esteja se saindo relativamente bem, as restrições de viagens relacionadas à COVID-19 ainda variam amplamente de país para país. O retorno à viagem será diferente dependendo de onde você estiver fazendo negócios.

Segundo o Centro de Aviação, em termos de viagens domésticas, a China está à frente do resto do mundo, com um aumento de 7% ano a ano quando se trata de assentos reservados; mas em outros lugares há uma mistura, com o Japão caindo 18% e a Tailândia 6%. A travessia de fronteiras conta uma história totalmente diferente: A China reduziu para 98% o número de assentos internacionais ano a ano no final de novembro, e a maior parte do Leste Asiático reduziu para 81-93%. Nos centros comerciais de Cingapura e Hong Kong, as viagens internacionais representam menos de 2% dos níveis pré-pandêmicos.

A flexibilização das barreiras de viagens entre Cingapura e Hong Kong foi amplamente anunciada para começar no final de novembro, mas um surto de casos em Hong Kong fez com que a primeira bolha de viagem do mundo estourasse. Mas a velocidade com a qual os voos foram reservados demonstra que há uma grande demanda reprimida para viajar.

Mais ao sul, as restrições de viagem da Austrália dentro e fora do país ainda estão amplamente em vigor. Há um corredor de viagem limitado com a Nova Zelândia que mantém o comércio fluindo entre os vizinhos, embora isso envolva quarentena estrita. Houve esperanças de retomada de uma bolha de viagem, mas isso foi atrasado devido a temores de surtos esporádicos.

Com as restrições de fronteira mudando rapidamente - digamos, um pouco antes ou mesmo durante uma viagem de negócios - é importante identificar uma fonte confiável de informações no nível do gerente de viagens (para definir a política de viagens) e no nível do usuário (para fazer escolhas de viagens informadas). Não é de surpreender que este seja um padrão de melhores práticas quando as viagens retornarem.

Prossiga com cuidado.

O ressurgimento de viagens é uma boa notícia para os negócios na região APAC. No entanto, os viajantes em potencial talvez não estejam tirando a poeira de suas malas ainda. Afinal, suas decisões sobre a COVID-19 afetam não apenas eles, mas também suas famílias e colegas.

Estudos demonstraram que voar é seguro e higiênico. Por exemplo, a Associação Internacional de Transportes Aéreos forneceu muitas informaçõessobre as várias maneiras pelas quais os aviões são protegidos contra à transmissão de vírus, mas sabemos que as percepções levarão tempo para serem atualizadas. Outra preocupação é o risco de doença grave e hospitalização no exterior. Hoje, um número limitado de seguradoras cobre as taxas hospitalares relacionadas à COVID-19, o que deve fazer com que viajantes e decisores de RH hesitem. Uma rápida verificação das exclusões de seguro de viagem dos principais fornecedores revelará que a COVID-19 foi classificada como um “evento conhecido” e, após março de 2020, excluída da cobertura da apólice. E com as restrições e regras de fronteira em diferentes países mudando a cada semana, ficar longe de casa continua sendo uma preocupação para muitos.

Conforme sua empresa começa a se mexer novamente, como você garante aos viajantes que estão protegidos?

A caminho com segurança.

Preparar os colaboradores para viajar na APAC (e em breve, em todo o mundo) é basicamente comunicação. Começa com o treinamento antes da viagem; e quando em viagem, inclui itens como pontuações de segurança da vizinhança, atrasos de voos e contato direto com os colaboradores, caso os eventos assim aconteçam. Porque, embora o dever de cuidado seja menos uma exigência legal na APAC, é certamente uma obrigação moral.

Você também vai querer mostrar às suas equipes como os fornecedores estão priorizando sua segurança. Hotéis, companhias aéreas, locadoras de veículos e outros parceiros estão ansiosos para compartilhar suas práticas de segurança e higiene. Iniciativas como “SG Clean” em Cingapura estabelecem padrões claros para as empresas que interagem com os viajantes, seja como os quartos de hotel são higienizados ou regras para o distanciamento social quando em uma fila. Compartilhar esses compromissos pode aumentar a confiança do viajante.

A experiência de viagem dos colaboradores é tão segura quanto as políticas da empresa. Portanto, informe aos viajantes sobre a sua posição. Cabe aos gestores de viagens comunicar claramente as regras, garantir que os viajantes estejam cobertos em caso de doença e escolher fornecedores que façam tudo ao seu alcance para protegê-los. Essas mudanças podem ajudar muito a aliviar as preocupações dos viajantes conforme eles voltam para a estrada.

Ter uma abordagem única e consistente para reservas de viagens - usando a mesma tecnologia para aprovar ou reservar uma viagem, usando um único TMC e garantindo que os viajantes estejam cientes dos aplicativos que você possui - significa que você está fazendo tudo o que pode para proteger os colaboradores. Aqueles que reservam fora do processo porque pensam que podem encontrar algo mais barato estão apenas optando por sair da sua rede de segurança.

Ajude os viajantes a dizer “sim”.

Nesta área sensível, bons sistemas de viagem podem fortalecer sua história. Com uma solução sólida de gerenciamento de viagens implementada, você está preparado para mitigar riscos, reduzir suposições e deixar claro seu compromisso com a segurança. Aqui estão três maneiras de tranquilizar os viajantes durante todo o processo.

• Antes deles partirem: As melhores ferramentas de reserva on-line permitem que você aprimore os processos de aprovação pré-viagem com informações mais detalhadas. Liste em detalhes como seus parceiros e fornecedores se alinham com as regras de segurança mais recentes.
• No ar: Sua solução permite enviar mensagens aos colaboradores enquanto eles viajam? Caso positivo, mantenha o fluxo de informações, desde alertas sobre o país de destino até alterações de itinerário e novas regras para as quais eles possam retornar para casa.
• Orientação para tomada de decisão: Conforme as equipes avaliam suas opções, sua solução de viagens pode esclarecer o que qualifica como viagens “essenciais” ou “não essenciais”, e destacar alternativas para que os colaboradores saibam que têm escolhas.

Em negócios, assim como na saúde pública, a consistência é fundamental. É por isso que sistemas como as soluções SAP Concur são projetados para unificar todo o processo. Assim, os viajantes podem visualizar políticas, solicitar e reservar viagens, gerenciar reservas e obter orientação e assistência mesmo quando sua situação muda - e fazer tudo em um só lugar.

Em nosso próximo artigo, vamos nos aprofundar nas políticas de viagens seguras durante a pandemia da COVID-19 e nas etapas que sua organização pode seguir para manter os viajantes e a empresa saudáveis.

A incerteza acabou? Não. Mas estamos chegando lá.