Não permita que o legado seja a sua herança.

Analisando as cinco etapas da maturidade do programa de viagens e despesas.  

A pandemia não tocou seu ombro e sussurrou: “Ei, você deve realmente pensar em atualizar seus sistemas de viagens e despesas (T&E) existentes para que possa se adaptar mais facilmente às oscilações empresariais globais”. Ele bateu na porta, mandou seus colaboradores para casa, colocou os pés em cima da mesa e exigiu mudanças imediatas.  

E agora, quando 50% do mundo deixaram seus “sistemas jurássicos” para trás, as empresas que não acompanharam essa tendência estão decifrando como fazer para dar os primeiros passos rumo à nuvem e para longe de modelos monolíticos manuais. Se você integra este último grupo, está no primeiro dos cinco estágios da maturidade de T&E, conforme descrito na recente apresentação da IDC, patrocinada pela SAP Concur e intitulada Modelo de maturidade de software de viagens e despesas corporativas. Estar nesse estágio, no entanto, não significa permanecer lá.  

Você pode avançar. Você pode reavaliar a forma como realiza o trabalho. Você pode se comprometer com a melhoria contínua. E você realmente pode encontrar maneiras de obter melhores resultados. Mas, primeiro, você tem que se libertar.  

 

Aplicativos existentes: deixando os tempos difíceis para trás.  

Essas feras da capacidade no local, que já foram ótimas, perderam sua utilidade, e a adoção de um aplicativo financeiro moderno e baseado em nuvem pode dar vida nova à produtividade dos colaboradores e à eficiência dos negócios. A automação e a integração da inteligência em seus processos de T&E fornecerão dados melhores para decisões mais estratégicas, maior agilidade, orçamento preditivo e a velocidade para se manter à frente da concorrência.  

 

“A mudança repentina para o trabalho remoto colocou em evidência as inadequações do software existente... 

Os colaboradores não puderam acessar o aplicativo e (ele) não funcionou remotamente.”1 

 

Soluções pontuais automatizadas: um resultado pequeno por vez.  

Soluções especializadas desenvolvidas a partir de fluxos de trabalho como contas a pagar (AP) ou tesouraria são boas para resolver o problema em questão. Porém, os problemas costumam andar de mãos dadas em todos os seus departamentos, portanto, mesmo que você supere uma contratempo em uma área, ele ainda pode existir em outro lugar. Em vez de uma solução específica para um problema específico, uma plataforma conectada de gestão de gastos permite combinar dados de gastos de toda a empresa para que você não só possa melhorar a visibilidade em relação a aspectos como economias e reservas, mas também seja capaz de resolver vários problemas de uma só vez, em um só lugar.  

 

“A Covid acelerou a adoção de tecnologias automatizadas.  

A mudança rumo à automação também incluiu a migração da automação mais antiga e mais complicada,  

baseada em regras, para a automação inteligente impulsionada pelo machine learning.” 1 

 

Ecossistemas de plataformas conectadas: melhores, mas não perfeitos.  

A conexão de dados de viagens e despesas ao seu sistema e a aplicativos de terceiros, como companhias aéreas e hotéis, é uma ótima maneira de compartilhar dados dos viajantes, mas você ainda precisa alternar entre os sistemas para coletar esses dados. Ao avançar para o próximo estágio, você poderá conectar aplicativos de negócios a funções de monitoramento e pré-aprovação de orçamento para que possa visualizar os gastos antes que eles ocorram. Tudo em um único lugar.  

“42% dos entrevistados da pesquisa descrevem seus aplicativos financeiros como ‘desconectados’.” 1 

 

Pacote integrado de aplicativos: agrupando aplicativos em torno de uma tarefa.  

Digamos que você queira uma visão de ponta a ponta do capital de giro. Para obtê-la, é preciso reunir informações dos seus sistemas de T&E, cartão corporativo, CRM e ERP/financeiro. Um pacote é capaz de realizar muito bem essa tarefa, mas um sistema totalmente conectado e baseado em nuvem pode apoiar uma transformação completa de seus processos financeiros. E você também pode usar a tecnologia inteligente para reduzir o tempo de processamento, melhorar a eficiência da auditoria e, de outra forma, reestruturar as finanças pós-pandemia.  

“59% dos entrevistados citaram uma preferência por pacotes integrados, em vez de ‘os melhores da categoria’.” 1 

 

Processos inteligentes/preditivos: bem-vindo à vida adulta financeira.  

É aqui onde todos querem estar – onde podem prever (e, portanto, evitar) despesas não planejadas e desnecessárias, e onde podem prever gastos futuros e se preparar. Essa abordagem prospectiva está muito distante de onde muitas empresas estão hoje: observando os últimos meses em retrospectiva, tentando compreender o que foi gasto e por quê. Colocar a inteligência para trabalhar dessa forma permitirá evoluir e melhorar continuamente, e quando um evento que transforma o mundo bater à sua porta, você saberá o que esperar.  

Obtenha mais detalhes sobre cada um desses estágios – e como seguir em frente – ao conferir a Apresentação da IDC, Modelo de maturidade de software de viagens e despesas corporativas.  

 

Rodapé 1: Apresentação da IDC, patrocinada pela SAP Concur e intitulada Modelo de maturidade de software de viagens e despesas corporativas, documento n.º US48310221, outubro de 2021 

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