Como fazer controle de gastos de uma empresa do agronegócio com a SAP Concur

SAP Concur Team | 27-09-2021
Mesmo com o cenário incerto e de crise econômica em decorrência da pandemia do coronavírus, o setor do agronegócio conseguiu atingir bons resultados em 2021. No entanto, apesar das perspectivas positivas, é importante saber como fazer controle de gastos de uma empresa do segmento.
 
Assim, é possível economizar em despesas não essenciais, evitar desperdícios e garantir maior lucratividade do negócio. O que é fundamental para a continuidade e o crescimento da empresa. Para se entender melhor a situação do agronegócio no Brasil, no 1º trimestre do ano, o PIB do setor subiu 5,35%, segundo dados da Confederação da Agricultura e Pecuária do Brasil. Mas, devido à seca e à queda na produção pecuária, a estimativa para o crescimento do PIB no ano foi reduzida para 1,7%, de acordo com o Ipea.
 
Tal situação deixa claro que o agronegócio precisa estar sempre de olho nas tendências e nas formas de otimizar custos, a fim de se manter forte e não sofrer com eventos e intercorrências. Ou seja, como fazer controle de gastos de uma empresa do agronegócio se torna essencial neste e em todos os momentos. Vamos ver melhor a seguir!
 

5 passos de como fazer controle de gastos de uma empresa do agronegócio

Quando pensamos em estratégias para reduzir os custos empresariais, uma série de práticas comuns vem à mente, como analisar os gastos atuais, revisar acordos com fornecedores, otimizar o estoque, conscientizar a equipe, entre outros.
 
No agronegócio, não é diferente e tais práticas também se aplicam. Mas, neste artigo, vamos falar de estratégias mais específicas de como fazer controle de gastos de uma empresa do setor.

1. Conhecimento das etapas de produção no agronegócio

Seja na área agrícola ou pecuária, existe uma cadeia complexa com diversas etapas para operacionalizar a produção e extrair os produtos que serão comercializados. Então, para saber como fazer controle de gastos de uma empresa, é essencial ter uma visão ampla e aprofundada dessa produção e gestão. Por exemplo: não adianta focar apenas na produção da lavoura e não levar em consideração os processos de escoamento da produção, e vice-versa.
 
Só com um conhecimento completo, será possível identificar gastos fora de ordem, momentos críticos da cadeia de operação e até despesas de colaboradores que não condizem com aquela jornada. Com isso, você possui o maior controle e consegue padronizar os gastos nas diferentes unidades produtivas e conscientizando a equipe.
 

2. Gestão de custos na palma da mão

Os custos envolvidos na produção e em todas as etapas operacionais ainda são, muitas vezes, variáveis e acabam sendo desconhecidos da maioria dos gestores. Por isso, é indispensável ter um centro de gastos para visualizar as verbas destinadas em cada processo e atividade produtiva, tendo a visão dos custos parciais e dos valores finais por produto e por unidade. Mas, apesar de todo esse cuidado, muitos gastos ainda podem passar despercebidos, como os custos de ociosidade da mão de obra e depreciação do maquinário.
 
Outra questão aqui diz respeito às despesas ocultas de funcionários, que podem gastar mais do que o necessário ou o recomendado em compras de materiais, serviços, alimentação, reuniões com clientes, viagens e outros itens. Porém, se não existe o gerenciamento adequado, a gestão não identifica tais problemas.

3. Mensuração da operação produtiva e dos custos

Falamos nos itens anteriores basicamente de conhecimento, planejamento e gerenciamento. Mas como fazer controle de gastos de uma empresa do agronegócio passa, fundamentalmente, pela mensuração e monitoramento de todos os processos e atividades produtivas, com seus custos envolvidos, em cada unidade da organização.
 
Com o apoio de ferramentas tecnológicas, a gestão consegue fazer tal acompanhamento em tempo real, coletando as informações para verificar onde e como é possível reduzir custos e despesas. Dessa forma, com essa otimização, ganha-se maior competitividade e ainda sobra verbas para investir em necessidades do negócio.

4. Transformação digital no agronegócio

Comentamos no tópico acima sobre a necessidade do uso de tecnologias para monitorar as operações e a gestão de custos. Mas não é só para isso que servem as inovações. Então, as empresas do agro devem investir nas mais diversas plataformas, a fim de abraçar a transformação digital e entrar de vez na era digital, sendo mais modernas e competitivas.
 
Com as inovações, é possível aumentar a produtividade e a eficiência de produção, otimizar custos, melhorar a gestão empresarial, controlar as despesas corporativas, ter maior visibilidade financeira e até ser mais ecológica. Um exemplo prático é que o consumo de combustível das máquinas representa um elevado gasto no agronegócio. Para evitar desperdícios e fraudes nessas despesas, caso sejam realizadas por funcionários, já existem sistemas que automatizam o processo de abastecimento.
 
O próprio presidente da Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), Celso Moretti, comentou, durante o Radar Agtech Brasil 2020-2021, as principais tecnologias para o agronegócio. “O processo de transformação digital no agronegócio brasileiro é um caminho sem volta. Não temos dúvida que o uso de internet das coisas, drones, simulação computacional, sensores, inteligência artificial, visão computacional, aplicativos e softwares para apoiar o desenvolvimento da agricultura só vai aumentar”, declarou Moretti.
 

5. Uso de dados na gestão do agronegócio

Por fim, junto com toda a inovação tecnológica incorporada no setor, como fazer controle de gastos de uma empresa também necessita da utilização de dados concretos e confiáveis da operação do negócio. Essas informações podem e devem ser coletadas, armazenadas e mensuradas por meio de ferramentas de IoT, inteligência artificial e análise preditiva.
 
Com tais avaliações e insights, os gestores podem tomar decisões mais assertivas baseando-se em condições reais da atividade produtiva e não apenas em achismos e na experiência do gestor. Isso permite tanto aumentar a capacidade de gerenciamento e controle, como também de otimizar custos.
 

Como a SAP Concur ajuda no controle de gastos do agronegócio

A SAP Concur fornece uma solução inovadora de gestão de despesas e viagens corporativas, o SAP Concur Travel & Expense. Por meio da ferramenta, é possível ter maior automação nos processos de gastos iniciados por colaboradores, envolvendo prestação de contas, relatórios e reembolsos. Além disso, a plataforma garante o planejamento de viagens, as reservas e todo o controle dos gastos nas viagens.
 
Com a união da SAP Concur e dos serviços RISE with SAP, é possível otimizar ainda mais o gerenciamento de despesas, automatizando, conectando e simplificando os processos de despesas, viagens e contas a pagar. Entre os principais benefícios alcançados com a tecnologia, estão:
  • Rastreamento de gastos e controle custos com processos automatizados;
  • Maior controle sobre os gastos de profissionais, agrônomos e representantes de vendas visitando clientes e fomentando negócios;
  • Acompanhamento de onde e quando os funcionários estão gastando, descobrindo gastos ocultos;
  • Tomada de decisões mais inteligentes e baseadas em dados, com uma visão completa das despesas;
  • Aplicação das políticas de despesas em tempo real, sinalização de violações de conformidade e facilitação de auditorias.
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