O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

SAP Concur Team | 20-11-2022

A gestão financeira é uma atividade essencial para a saúde de uma empresa. Ela garante que os gastos estejam sendo realizados da melhor maneira possível e permite identificar situações em que excessos e desperdícios podem ser cortados, a fim de diminuir os custos.

Uma das etapas para fazer a gestão financeira de uma empresa é a alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas. Sempre que houver despesas com colaboradores, independente da situação, como em viagens, compras, eventos ou até mesmo mobilidade, é necessária a realização de um relatório de despesas para prestação de contas.

É neste relatório que está contido todas as informações necessárias para aprovações e reembolso, como a comprovação dos gastos, que serão úteis para a realização de uma gestão financeira eficiente.

Desta forma, para que as despesas possam ser consideradas válidas, é necessário que seja feita a legitimação dos relatórios e que haja uma alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas bem estruturada, com fluxos, hierarquias definidas e um sistema flexível.

Esse processo pode ser muito confuso para muita gente que está começando, por isso, preparamos um guia completo com todas as informações que você precisa fazer para ter uma boa alçada de aprovação em viagens e despesas corporativas.

O que é alçada de aprovação?

A primeira coisa que você precisa entender é o que é uma alçada de aprovação. De acordo com o dicionário Oxford, alçada quer dizer “limite da competência de um juiz ou tribunal para, de acordo com o valor de uma causa, conhecê-la e julgá-la sem recorrer a outro órgão”.

De maneira resumida, podemos utilizar a palavra alçada como um limite imposto sobre determinada ação. Quando estamos nos referindo a alçada de viagens, por exemplo, estamos falando sobre os limites e deveres que os colaboradores precisam seguir durante uma viagem corporativa. Esses limites estão inseridos dentro das políticas de viagem e despesas da empresa.

Dentro de uma organização, tudo deve passar pela aprovação de alguém, desde um orçamento de compras até o ressarcimento de diárias para funcionários que viajam a negócios.

A alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas serve justamente para regular os gastos de uma empresa. Ela é o instrumento para garantir que a despesa seja validada, de acordo com a política interna, antes de ser efetuada.

Além disso, ela também funciona como um direcionador de decisões. Permitindo que os gestores identifiquem o que pode ser melhorado e otimizado para as próximas viagens ou despesas.

Saiba mais: Como otimizar a experiência do colaborador em viagens corporativas?

Qual a importância da alçada de aprovação para as viagens e despesas corporativas?

Realizar a alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas oferece diversas vantagens e benefícios para as empresas. Quando se determinam regras e acordos entre empresa e colaborador, todos os processos se tornam mais práticos e eficientes.

Isso garante que os processos administrativos e financeiros sejam aperfeiçoados, favorecendo o desenvolvimento da empresa. Confira alguns benefícios trazidos pela alçada de aprovação.

Identificar fraudes

O primeiro benefício trazido pela alçada é a capacidade de identificar tentativas de fraudes, através de gastos superiores aos permitidos ou em serviços não permitidos. Com a alçada é realizado um bloqueio automático que traz segurança às empresas e previne possíveis fraudes corporativas.

Além disso, os gestores também terão acesso a mais informações sobre as negociações, podendo identificar as irregularidades e tomar as devidas providências.

Otimizar os processos

A elaboração da alçada de aprovação reduz o número de pessoas envolvidas em uma única solicitação e conferência de dados. Desta forma, os colaboradores poderão otimizar seu tempo em outras tarefas, fazendo com que a aprovação de despesas se torne mais eficiente e simples.

Quando esse processo é bem otimizado e simplificado, a aprovação de despesas e pedidos de reembolsos serão mais rápidos.

Outra vantagem para a rotina do negócio é a diminuição das chances de erros humanos. É possível que um colaborador faça pedidos de despesas por erro, bem como que gestores aprovem o gasto erroneamente. Mas a automação do processo e o maior controle através de um software especializado diminuem a ocorrência de tais falhas.

Autenticação de processo de acordo com as políticas da empresa

Outra vantagem é que trabalhando com um processo automatizado na gestão de gastos, as solicitações de despesas feitas fora da política interna são bloqueadas. Assim, é necessária a liberação pelo líder responsável, que avaliará a demanda e decidirá a aprovação ou impedimento de tal gasto.

Essa alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas também é um modo mais seguro de acompanhar o desempenho de cada profissional durante suas viagens, permitindo que os líderes saibam mais precisamente quais são colaboradores que vão além do limite com mais frequência.

Determinar limites de gastos

A alçada de aprovação é responsável por determinar um limite de gastos aos colaboradores, não permitindo que o orçamento seja extrapolado, uma vez que a falta de controle financeiro para os gestores pode refletir em prejuízos para a empresa.

Quando não é realizado um controle sobre o limite dos gastos, é possível que os colaboradores responsáveis precisem pagar as despesas que gerem prejuízos financeiros para a empresa.

Todos os gastos devem ser coletados e analisados. Mesmo os menores gastos podem acarretar impactos financeiros para a empresa no final do mês.

Confira: 4 maneiras de modernizar as despesas corporativas

Como desenvolver uma alçada de aprovação de viagens eficiente em apenas 5 passos

Agora que você já sabe o que é alçada de aprovação nas viagens e despesas comerciais e quais suas vantagens para a empresa, vamos entender como você pode implementar de maneira eficiente em apenas 5 passos.

Crie um fluxo

O primeiro passo é a criação de um fluxo. Isso irá auxiliar na visualização dos processos internos. Por meio de um fluxograma as etapas ficarão mais claras e auxiliarão na criação de uma rotina.

Construa um workflow

Após criar o fluxograma de processos, está na hora de montar o workflow no campo prático. Para quem não sabe, workflow é a sequência lógica de etapas que permite automatizar os processos do negócio.

Neste momento, é necessário que cada atividade seja realizada pelo colaborador correto e no momento certo, caso contrário pode ocorrer retrabalho ou falta da execução de uma tarefa.

As atividades devem ser desempenhadas na sequência prevista no fluxograma para evitar ocorrência de erros. Para isso, é importante que o máximo de operações seja automatizado por um sistema de gestão de despesas.

Utilize um sistema flexível

Ao levar em conta o tamanho da sua empresa, equipe financeira e das demandas, a alternativa de utilizar um sistema que traga automatização e eficiência é essencial.

Desta forma, além de não sobrecarregar nenhum colaborador ou demandar muito tempo para as aprovações, conferências e reembolsos, você garante que o workflow seja assertivo.

Não esqueça do compliance

Compliance consiste em se manter regular perante a legislação, a política interna e de parceiros, bem como atuar com ética e moral. No caso de alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas, isso é extremamente importante.

Cumprir as regras e normas regulamentares, assim como manter a ética e as políticas internas, são totalmente necessárias dentro do processo.

Utilize a tecnologia ao seu favor

Por último, utilizar tecnologias para facilitar o trabalho da equipe é fundamental para evitar erros e retrabalhos, além de melhorar a produtividade e diminuir custos.

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Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

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Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
Permite a escolha de viagens sustentáveis;
Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

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