4 maneiras de modernizar as despesas corporativas

SAP Concur Team | 04-11-2022

Precisar viajar para atender clientes ou fechar negócios é uma realidade de muitas empresas. Porém, tudo isso entra como despesas corporativas, ou seja, despesas que serão descontadas do capital da empresa.

Existem diversos motivos para você realizar a modernização da gestão de despesas corporativas, porém, o principal deles é a otimização dos processos.

Quando falamos em gestão de despesas corporativas, o controle é feito através do auxílio de planilhas ou sistemas improvisados dentro dos ERPs, ou redes internas da empresa.

A utilização de ferramentas como essas oferecem maior segurança e diminuindo as chances de erros e irregularidades, além de melhorar a produtividade da equipe.

Uma gestão de despesas empresariais efetiva procura gerar diversos benefícios, como a redução dos custos e a minimização de processos e perda de recursos.

E assim, contar com uma gestão de despesas corporativas moderna é extremamente importante para que o controle de gastos seja feito de maneira correta e consiga trazer resultados, como: aumento dos lucros e competitividade do negócio, independente de qual segmento for.

Além disso, é o impacto na competitividade que transforma a gestão de despesas corporativas tão importantes e estratégicas para o sucesso de uma organização.

Afinal, investir em melhoria de processos é investir em mais produtividade e resultados.

Por que simplificar as despesas corporativas?

Há uma série de razões para simplificar a gestão de despesas corporativas, a mais emergente é a otimização de processos. Tradicionalmente, o controle de gastos era realizado com o auxílio de diversas planilhas ou outras plataformas.

Entretanto, essas medidas não oferecem uma gestão simplificada, aumentando as chances de erros e ainda dificultando a produtividade da equipe responsável.

Além disso, uma gestão de despesas empresariais simples, efetiva e otimizada é capaz de reduzir consideravelmente os custos, minimizando os processos e a perda de recursos.

Os principais meios de pagamento corporativos

Existem várias possibilidades de meios de pagamento corporativo, cada empresa escolhe aquele que melhor se identifica e que seja mais confortável para ela e os colaboradores. Porém, é importante conhecer todos, para que você consiga definir aquele que esteja de acordo com suas políticas.

Reembolso de despesas

Esse tipo de pagamento corporativo funciona da seguinte maneira: o funcionário utiliza o próprio dinheiro para todos os gastos comerciais que forem necessários durante a viagem, após o término dela, ele preenche um relatório e apresenta os recibos, para que a empresa possa efetuar o reembolso.

Essa é uma boa maneira de reduzir custos, uma vez que o colaborador, a princípio, usará o próprio dinheiro para as despesas. Assim, ele ficara mais responsável em relação a gastos excessivos.

Confira: Por que trocar a planilha de controle financeiro empresarial por um sistema de gestão de despesas?

Reembolso por quilometragem

Esse tipo de pagamento é feito para aqueles funcionários que dirigem o próprio carro para fins comerciais e precisam ser reembolsados pelo combustível gasto. Além dos custos com combustível, nesse valor incluí-se os valores de depreciação, manutenção, pedágios e outros custos que possam surgir.

Cartão pré-pago

Um método bastante comum é a utilização de um cartão pré-pago. Mas para que funcione de maneira satisfatória, é importante que a empresa faça um bom planejamento de gastos, pois através dessa modalidade, a empresa faz uma antecipação de valores através de um cartão pré-pago para que o funcionário consiga realizar seus gastos comerciais.

Como o valor é definido antes da viagem, é importante conhecer os gastos, além de deixar margem para possíveis imprevistos.

Cartão de crédito corporativo

Essa modalidade é muito parecida com o cartão pré-pago, porém, ao fornecer um cartão de crédito, a empresa permite que os funcionários realizem seus gastos com um cartão da empresa que receberá uma fatura no fechamento do mês informando quanto foi gasto.

Um cartão de crédito permite que você defina o limite de crédito que poderá ser utilizado por mês. Assim, você consegue ter um controle maior sobre os gastos.

4 Dicas para modernizar as despesas corporativas

Defina uma política de viagens

A primeira dica que podemos dar para você simplificar as despesas corporativas é definir uma política de viagens corporativas. Este primeiro passo visa padronizar os processos que tem por objetivo reduzir custos, adotando essa prática é possível deixar as regras mais claras para que os colaboradores não tenham nenhuma dúvida sobre como será realizada a viagem.

Desta forma, você pode padronizar os métodos e prazos de acordo com sua gestão de despesas e viagens corporativas. Por exemplo, é possível definir as classes de voos que serão utilizadas pelos colaboradores, categorias de hotel, além do transporte que será utilizado no deslocamento, o prazo de cada viagem, valores para alimentação, entre outras coisas.

Outra dica importante é estabelecer os prazos máximos para que as reservas de hospedagens e passagens aéreas sejam feitas pelo colaborador, desta forma, você consegue diminuir imprevistos e realizar tudo com antecedência e calma.

Ter um bom planejamento financeiro

Essa dica é fundamental, pois garante que você tenha total controle sobre o que será gasto em cada viagem. Se a sua empresa ainda não conta com um orçamento específico para viagens, é uma excelente oportunidade para manter um.

É importante informar os líderes e diretores que esse tipo de planejamento é importante para que o controle sobre os gastos seja maior, permitindo que seja observado se existem desperdícios ou se alguém está gastando além do que deveria.

Você pode criar um documento com todos os gargalos que identificou nas últimas viagens e como deveria ter acontecido. Com isso em mãos, pode apresentar aos gestores da empresa e tentar executar tudo da melhor maneira possível.

Utilize cartões corporativos

Muitas empresas temem o cartão corporativo com medo de que tudo seja motivo para utilizá-lo e no final, a conta ser extremamente cara e maior do que deveria. É óbvio que é preciso ter cuidado, mas a utilização correta de um cartão corporativo permite que os gestores tenham maior controle sobre os gastos.

Um cartão corporativo deve ser uma ferramenta que permita flexibilidade para a empresa e o controle por parte do financeiro. Procure por cartões que ofereçam funcionalidades que ajudem na hora de realizar o controle de gastos, como limite mensal de gastos e múltiplos cartões virtuais.

Dessa forma você pode separar os gastos por áreas, permitindo que você limite o gasto conforme as necessidades.

Porém, como já falamos, é importante entender como os gastos no cartão corporativo são feitos e se existem despesas invisíveis ou mesmo duplicadas. Muitas vezes, o cartão de crédito é um verdadeiro buraco negro e você acumula as contas sem perceber.

Automatize os processos

As tecnologias estão se desenvolvendo com muita rapidez e sempre buscando facilitar e melhorar nossas vidas. Usar a tecnologia para agilizar as atividades rotineiras da gestão de despesas corporativas é uma ótima forma de modernizar e otimizar os processos.

Estar sempre atualizado no mercado é importante para oferecer os melhores recursos para os colaboradores e para os seus clientes. Usando softwares de alta tecnologia você consegue garantir mecanismos capazes de obter altos níveis de desempenho e lucratividade para o negócio.

Muitas empresas fazem o controle de despesas de maneira manual. Isso pode acarretar diversos erros humanos, atrasar o fluxo de trabalho e ocupar tempo de funcionários que poderiam estar se dedicando a outras atividades.

Porém, com as ferramentas disponíveis atualmente, você consegue realizar essa tarefa de maneira mais rápida, automática, diminuindo as chances de erros e ainda reduzindo custos.

Há vários tipos de softwares de gestão que podem auxiliar no controle das despesas, otimizar as atividades operacionais, permitir uma visão rápida e detalhada dos processos.

Desta forma, é possível perceber rapidamente a origem dos problemas, identificar as categorias que mais proporcionam gastos para a empresa, as mais econômicas, as que podem ser ajustadas e até mesmo eliminadas sem prejuízos à organização.

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O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
Permite a escolha de viagens sustentáveis;
Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

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