Como obter comprovante de viagem para realizar o controle?

Ao solicitar o comprovante de viagem corporativa, a empresa tem mais controle sobre as despesas realizadas pelos colaboradores durante atividades externas. Esse tipo de cuidado tem a intenção de facilitar a conciliação de despesas e prestação de contas de maneira otimizada, além de evitar problemas, fraudes e uso indevido dos recursos.

Para criar uma infraestrutura eficiente na gestão de despesas corporativas, é importante seguir alguns processos ligados ao controle de comprovantes das viagens. Isso facilita o trabalho de compliance e a distribuição justa desse tipo de benefício.

Se você quer saber como solicitar o comprovante de viagens dos seus colaboradores, siga a leitura e confira nossas recomendações.

O que é e para que serve o comprovante de viagem?

O comprovante de viagem é um documento que serve para registrar as despesas relacionadas às viagens corporativas. Ele é essencial na hora de melhorar a gestão e garantir adequação à política interna.

Nesse sentido, é importante dar ciência aos colaboradores sobre o que pode ser considerado comprovante e quais são as regras que eles devem seguir para solicitar o reembolso de despesas. Além disso, é aconselhável solicitar que os funcionários forneçam comprovantes detalhados no intuito de garantir a conformidade com as diretrizes da empresa.

O que pode ser usado como comprovante de viagem corporativa?

Existem vários documentos que podem ser usados como comprovante durante a viagem, e conhecer cada um deles pode te ajudar a estruturar a política de reembolso e a orientar os colaboradores. Por isso, elencamos alguns dos mais usuais:

• recibos das despesas — você pode solicitar que os funcionários guardem os recibos e apresentem na hora de solicitar o reembolso. Por exemplo, recibos de hotéis, restaurantes, transporte, aluguel de carros e outras despesas relacionadas à viagem de negócios;
• relatórios de despesas — também é viável estabelecer que os colaboradores preencham relatórios a fim de apresentar detalhes sobre as despesas realizadas na viagem, os quais devem ser encaminhados para a área financeira ou para o RH na hora de fazer o reembolso;
• cartão de crédito corporativo — quando os funcionários usam cartões de crédito corporativos a fim de pagar despesas de viagem, os extratos de cartão de crédito também podem ser usados como comprovantes de viagem.

Esses comprovantes ajudam no controle de processos e auxiliam a empresa a manter tudo conforme estabelecido na política de viagem corporativa.

Como otimizar o controle dos comprovantes de viagem?

Melhorar a capacidade de gestão dos comprovantes de viagens é fundamental para garantir um controle otimizado na empresa. Esse processo envolve a solicitação de documentos e o gerenciamento. Por isso, apresentamos dicas que podem ajudar nas duas tarefas.

Defina políticas claras

O primeiro passo para ter eficiência na solicitação dos comprovantes e no controle de gastos em viagens corporativas é ter uma política bem clara. Por meio dela, você define como devem ser realizadas as solicitações de reembolso, simplificando a vida dos funcionários.

Além disso, os colaboradores precisam entender quais despesas são elegíveis para reembolso e quais não são. Esse cuidado evita pedidos equivocados e que só vão tomar tempo.

Use um sistema de reembolso

Outra opção na hora de agilizar esse processo é o uso de um sistema online. Por meio dele, as pessoas podem incorporar os documentos necessários e acompanhar os gastos realizados durante todas as viagens.

Existem alternativas que permitem a digitalização e o armazenamento dos documentos, garantindo maior segurança jurídica, agilidade nas aprovações de reembolsos e redução das perdas de documentos.

Faça a centralização das informações

Outro passo que pode ajudar no controle de comprovantes é a centralização. Guardar todos os documentos em um único local, como um software de gestão de despesas, permite melhorar o controle do seu negócio.

Além disso, você pode fazer a categorização dos comprovantes e dos gastos, melhorando a visão e o gerenciamento da empresa, e garantindo facilidades na hora de efetuar as análises e tomar decisões.

Realize a conciliação de despesas

Conferir se todas as informações estão corretas é mais um passo que vai otimizar o seu controle. Essa prática reduz erros e ajuda a otimizar a gestão financeira da empresa. Por isso, vale a pena fazer o registro e a conferência antes das aprovações.

Também é útil ter um sistema de aprovação que auxilie a garantir eficiência e evitar frustrações por parte dos colaboradores. Esse passo pode ser efetuado por meio de automatizações, porém, é necessário contar com um bom software, que atenda às demandas de empresas que utilizam as viagens corporativas em suas estratégias.

Como a SAP Concur pode ajudar nesse controle?

A SAP Concur é pioneira no desenvolvimento de tecnologias para simplificar a gestão de viagens e despesas corporativas. Por meio de aplicativos próprios, você tem acesso a um conjunto de soluções que reduzem as despesas da empresa, enquanto aumentam a qualidade de vida dos colaboradores que realizam tais viagens.

Todos os processos são automatizados e realizados online, trazendo ainda mais agilidade e segurança para o registro dos comprovantes. Por meio do Concur Expanse, você tem total controle sobre os gastos em viagens corporativas, permitindo o envio, a revisão e a aprovação de despesas em qualquer lugar.

Ao usar o ExpenseIt, sua equipe pode tirar fotos dos recibos em qualquer lugar, combinar os recibos com as cobranças de cartão e contribuir para o reembolso ser realizado de maneira mais eficiente.

Ao utilizar esse tipo de tecnologia, sua empresa consegue ter mais controle e segurança na hora de coletar o comprovante de viagem corporativa dos colaboradores. Esse cuidado é central para que seu time tenha mais tranquilidade na hora de viajar, além de simplificar todas as etapas posteriores de reembolso.

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