Tendências de viagens e despesas: O que esperar em 2026

O volume de viagens e despesas (T&E) corporativas voltou a crescer no Brasil em ritmo acelerado, impulsionado pela retomada de eventos presenciais após os anos de covid-19, pela expansão comercial e pela reestruturação de equipes em modelo híbrido.

De acordo com o relatório da Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV), o setor de viagens corporativas encerrou 2025 em um dos momentos mais sólidos da sua história. As empresas brasileiras investiram cerca de R$106,5 bilhões em deslocamentos profissionais.

Como se não bastasse, as empresas brasileiras estão consolidando um ciclo de crescimento robusto após os anos de retração provocados pela pandemia do covid-19.

Há outras mudanças de paradigmas: a antiga lógica baseada em planilhas e reembolsos manuais perdeu espaço para processos digitais, integrados e orientados por dados. Do mesmo modo, o que antes era visto como centro de custo passou a integrar discussões sobre governança, eficiência financeira, experiência do colaborador e reputação da marca.

Em 2026, essas mudanças tendem a se consolidar de forma definitiva, além de outras novidades. Continue a leitura para saber mais!

Como evoluiu a gestão de viagens e despesas corporativas?

Durante muitos anos, a administração de viagens corporativas girava em torno de regras fixas, aprovação por e-mail e prestação de contas feita após o retorno do colaborador. O foco estava no controle posterior, com auditorias demoradas e pouca visibilidade em tempo real.

A digitalização começou a alterar esse cenário ainda na década passada (2011 a 2020), com plataformas online de reserva e ferramentas básicas de prestação de contas.

Mesmo assim, grande parte das empresas mantinha processos fragmentados: o financeiro cuidava dos pagamentos, o RH validava políticas internas e as áreas solicitantes decidiam sobre deslocamentos.

A pandemia provocou uma ruptura. Com a redução abrupta das viagens, muitas organizações aproveitaram o período para revisar políticas, renegociar contratos com fornecedores e implementar soluções tecnológicas mais robustas. Quando as agendas presenciais retornaram, o modelo já era outro.

Hoje, a gestão de despesas e viagens corporativas opera com foco em alguns critérios bem definidos:

• centralização das informações em plataformas únicas;
• automatização de fluxos de aprovação;
• integração com ERPs e sistemas contábeis;
• rastreabilidade completa de gastos.

O comportamento dos próprios colaboradores mudou. A experiência da viagem passou a ter peso relevante na retenção de talentos, além da implementação de  inovações como o workation.

Contudo, as viagens corporativas formam um ecossistema completo, que começa no planejamento e só termina nos trâmites após a volta do funcionário.

Nesse sentido, organizações que mantêm políticas engessadas ou processos burocráticos tendem a enfrentar resistência interna, especialmente entre profissionais que valorizam autonomia e agilidade.

Quais fatores estão impulsionando mudanças nesse cenário?

A transformação não acontece por acaso. Há forças estruturais moldando a forma como as organizações encaram viagens e despesas. Vamos conhecer algumas dessas mudanças.

Trabalho híbrido

O primeiro fator é o trabalho híbrido. Equipes distribuídas geograficamente aumentaram a necessidade de deslocamentos estratégicos para reuniões presenciais, treinamentos e integração cultural.

Não se trata mais de viagens frequentes e repetitivas, mas de deslocamentos planejados com objetivos claros e impacto mensurável.

Necessidade de redução de custos

Outro ponto relevante é a pressão por redução de custos. Com margens mais apertadas e ambiente econômico volátil, empresas buscam maior controle sobre despesas variáveis.

Segundo levantamento recente, sobre gestão de despesas corporativas, o setor de viagens a trabalho tem passado por um boom sem precedentes, mas isso trouxe à tona um desafio que vai além do volume de deslocamentos: a necessidade de visibilidade, controle e governança dos gastos em tempo real.

Especialistas apontam que, embora a demanda por viagens aumente à medida que empresas retomam agendas presenciais, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades para monitorar e consolidar despesas de forma integrada

Isso reforça a importância de ferramentas que unifiquem dados, automatizem processos e ofereçam dashboards com informações atualizadas para gestores financeiros e CFOs.

Necessidade de governança

A governança também ganhou protagonismo. Conselhos administrativos e auditorias internas exigem processos transparentes, políticas claras e relatórios detalhados. Isso ampliou a necessidade de ferramentas que registrem cada etapa do fluxo de aprovação e pagamento.

Como a tecnologia está redefinindo o controle e a visibilidade dos gastos corporativos?

A tecnologia se tornou o eixo central da transformação. Sistemas integrados de gestão consolidam reservas, pagamentos, reembolsos e relatórios em um único ambiente digital.

Entre as principais mudanças observadas, podemos destacar:

• uso de aplicativos móveis para prestação de contas imediata, com envio de comprovantes por foto;
• validação automática de despesas com base em políticas internas;
• dashboards em tempo real para acompanhamento por gestores financeiros;
• cruzamento de dados para identificação de padrões e oportunidades de economia.

A inteligência artificial amplia esse cenário ao analisar histórico de consumo, sazonalidade e comportamento por área ou colaborador.

Essa característica facilita negociações com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras, baseadas em dados concretos de volume. Voltaremos a falar mais da IA adiante no texto.

Integração com ERPs

Outra inovação relevante é a integração com ERPs. Ao conectar sistemas de viagens diretamente ao financeiro, elimina-se a necessidade de lançamentos manuais, reduzindo erros e garantindo conformidade contábil.

O conceito de “política dinâmica” também começa a ganhar espaço. Em vez de regras fixas e genéricas, as empresas ajustam limites de gastos conforme contexto, destino e urgência.

Um deslocamento internacional estratégico pode ter parâmetros diferentes de uma viagem nacional rotineira, sem comprometer o controle.

Com maior visibilidade, gestores deixam de reagir a desvios apenas após o fechamento mensal. Na verdade, eles passam a atuar preventivamente, de modo a ajustar rotas, fornecedores e limites conforme o orçamento evolui.

Um paradigma preditivo

As novas tecnologias e tendências do cenário de deslocamentos corporativos marcam uma virada importante: a gestão de despesas e viagens corporativas deixa de ser reativa e passa a operar de forma preditiva, orientada por dados e alinhada às metas estratégicas da organização.

A consolidação tecnológica abriu espaço para um novo ciclo de amadurecimento da gestão de despesas e viagens corporativas. Se antes a prioridade era digitalizar processos, agora o foco está em extrair inteligência dessas informações e transformar dados dispersos em decisões estratégicas.

Quais são as principais tendências de viagens e despesas para 2026?

O cenário projetado para 2026 indica que eficiência e governança caminharão lado a lado. Empresas que estruturarem seus processos desde agora terão vantagem competitiva clara.

Entre as tendências mais relevantes, podemos destacar:

• automação quase total do fluxo de solicitação, aprovação e reembolso;
• uso ampliado de inteligência artificial para análise preditiva de gastos;
• políticas mais flexíveis e personalizadas por perfil de colaborador;
• consolidação de plataformas em nuvem integradas ao ecossistema financeiro;
• dashboards executivos com indicadores em tempo real;
• integração nativa com ERPs, sistemas contábeis e ferramentas de BI;
• foco estruturado em sustentabilidade e rastreamento de emissões.

A automação tende a reduzir drasticamente o tempo gasto em tarefas administrativas. Em vez de equipes dedicadas a conferências manuais de recibos, os sistemas validarão despesas automaticamente, sinalizando apenas exceções.

Inteligência artificial cada vez mais presente, assim como outras tecnologias

A inteligência artificial também passa a atuar na prevenção de desvios. Algoritmos identificam padrões atípicos e alertam gestores antes que o orçamento seja comprometido. Essa lógica preditiva garante mais controle sem ampliar a burocracia.

Outra mudança importante no paradigma das viagens corporativas é a flexibilização das políticas. Muitas empresas começam a abandonar regras rígidas e padronizadas para todos.

O limite de hospedagem, por exemplo, pode variar conforme cidade, antecedência da compra ou relevância estratégica da viagem. Essa personalização reduz conflitos internos e melhora a experiência do colaborador.

A experiência, aliás, ganha protagonismo. Em um mercado competitivo por talentos, deslocamentos corporativos precisam equilibrar custo e conforto. Processos simples, aplicativos intuitivos e respostas rápidas fortalecem a percepção de organização e respeito ao tempo do profissional.

No campo tecnológico, as soluções em nuvem se consolidam como padrão. Atualizações constantes, segurança de dados e acesso remoto facilitam a adaptação a cenários dinâmicos. Além disso, a integração com ferramentas de business intelligence amplia a capacidade analítica das áreas financeiras.

Sustentabilidade ambiental

A sustentabilidade deixa de ser discurso e passa a integrar relatórios formais, além das iniciativas de ESG, conceito sobre o qual falaremos um pouco mais no próximo tópico.

Empresas começam a mensurar a pegada de carbono de cada deslocamento e a considerar alternativas menos poluentes sempre que viáveis. Algumas já incluem compensação de emissões como parte da política interna.

Fortalecimento da NDC

Uma tendência que também ganha força dentro das viagens e despesas corporativas é a consolidação da NDC (New Distribution Capability).

Desenvolvida pela IATA (International Air Transport Association), a NDC é um padrão de distribuição que permite às companhias aéreas oferecerem conteúdo mais completo e personalizado diretamente às plataformas de reservas corporativas.

Na prática, ela amplia o acesso a tarifas diferenciadas, serviços adicionais e condições exclusivas que antes não apareciam nos sistemas tradicionais de distribuição.

Com a NDC já ativa e em expansão no mercado brasileiro, empresas passam a ter maior transparência sobre o que está incluído em cada tarifa, como bagagem, escolha de assento ou possibilidade de remarcação — evitando custos inesperados após a emissão.

Para a gestão de despesas e viagens corporativas, isso representa mais controle e previsibilidade, além de ampliar o poder de negociação com companhias aéreas.

A tendência é que, em 2026, plataformas integradas incorporem cada vez mais conteúdo NDC, garantindo acesso a ofertas mais competitivas sem perder governança e rastreabilidade dos gastos.

Qual o papel da governança, compliance e ESG na gestão de viagens e despesas?

O avanço tecnológico trouxe eficiência, mas também elevou o nível de exigência em relação à transparência. Conselhos administrativos e investidores demandam rastreabilidade completa dos gastos corporativos.

Nesse contexto, governança corporativa e compliance se tornam centrais. Processos claros, registros auditáveis e políticas bem definidas reduzem riscos legais e reputacionais.

A digitalização traz alguns ganhos relevantes:

• trilhas de auditoria automáticas;
• registro detalhado de aprovações;
• armazenamento seguro de comprovantes;
• relatórios consolidados para auditorias internas e externas.

O papel do ESG

A agenda ESG amplia ainda mais essa responsabilidade. Empresas precisam demonstrar coerência entre discurso e prática. Não basta adotar metas ambientais; é necessário comprovar como as viagens corporativas se alinham a esses compromissos.

A escolha de fornecedores com políticas sustentáveis, a priorização de voos diretos para reduzir emissões e a adoção de reuniões híbridas quando possível passam a integrar decisões estratégicas.

Também cresce a preocupação com aspectos sociais. Políticas de viagem devem considerar segurança, bem-estar e equidade entre colaboradores. Transparência nos critérios evita percepções de privilégio ou desigualdade.

Esse conjunto de práticas posiciona a gestão de despesas e viagens corporativas como componente relevante da governança corporativa, não apenas como rotina administrativa.

Por que se preparar desde agora para essas transformações?

O ritmo das mudanças não desacelera. Empresas que adiam ajustes estruturais tendem a arcar com custos maiores de adaptação e perda de competitividade nos próximos anos.

Antecipar-se às mudanças gera ganhos concretos para diferentes tipos de empreendimento, como:

• maior previsibilidade orçamentária;
• fortalecimento da governança;
• melhoria na experiência do colaborador;
• vantagem competitiva na negociação com fornecedores;
• alinhamento com exigências regulatórias e metas ESG.

Lembre-se de que a preparação vai além da contratação de tecnologia. Ela também exige revisão de políticas, integração de sistemas, definição de indicadores e capacitação das equipes.

A cultura também precisa evoluir. Viagens corporativas deixam de ser um gasto isolado e passam a ser tratadas como investimento conectado a metas mensuráveis.

Visibilidade e inteligência para decidir melhor

Empresas que adotam plataformas integradas, como o Concur Detect by Oversight, conseguem visualizar, em tempo real, o consumo por área, rotas mais onerosas e oportunidades de renegociação. Reuniões de orçamento deixam de girar em torno de cortes genéricos e passam a se apoiar em dados objetivos.

Com histórico consolidado e análise preditiva, a projeção de despesas ganha precisão. Isso reduz surpresas no fechamento mensal e fortalece decisões em cenários econômicos instáveis.

Cultura, governança e novo papel do financeiro

Processos digitais e automatizados reduzem conflitos internos e eliminam retrabalho. Aprovações tornam-se mais ágeis, e a prestação de contas deixa de ser um ponto de atrito.

As equipes financeiras, por sua vez, migram da conferência manual para a análise estratégica. Negociam contratos com base em volume real, identificam padrões de consumo e sugerem ajustes de política. A área deixa de atuar apenas como fiscalizadora e assume função consultiva dentro do negócio.

A rastreabilidade digital fortalece tanto compliance como auditoria. Trilhas automáticas, integração contábil e relatórios consolidados elevam o padrão de transparência e reduzem riscos institucionais.

Sustentabilidade e decisões mais intencionais

A agenda ESG amplia responsabilidades. As organizações passam a acompanhar impactos ambientais de deslocamentos e a incorporar critérios sustentáveis na escolha de fornecedores.

Ao mesmo tempo, reuniões híbridas e agendas mais planejadas tornam cada viagem mais estratégica. O foco deixa de ser volume e passa a ser propósito. Cada deslocamento precisa gerar um resultado contundente, seja comercial, operacional ou institucional.

Competitividade em um cenário orientado por dados

Organizações que mantêm controles manuais e sistemas desconectados enfrentam maior risco de desperdício e inconsistências. Já aquelas que estruturam processos integrados colhem benefícios como:

• controle financeiro ampliado;
• redução de fraudes;
• agilidade em aprovações e reembolsos;
• fortalecimento da governança;
• aderência a metas de sustentabilidade;
• experiência interna mais fluida.

O avanço das viagens e despesas corporativas rumo a 2026 aponta para um modelo digital, transparente e analítico. A gestão deixa de reagir a problemas e passa a antecipar cenários.

Empresas que internalizarem essa transformação desde agora estarão mais preparadas para crescer com eficiência e responsabilidade. Nesse contexto, a gestão de despesas e viagens corporativas se consolida como parte do núcleo estratégico das finanças empresariais.

Há um tema comum a todos esses desenvolvimentos que os líderes da SAP Concur esperam impulsionar o crescimento e acelerar os negócios em 2026: a interconectividade. Seja permitindo o trabalho em equipe em toda a diretoria ou melhorando a personalização e a economia de custos, graças à adoção do NDC pelas companhias aéreas, a interconectividade impulsionará T&E em 2026.